销售及应收帐款管理制度

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1、第五章应收帐款管理办法为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系﹐对应收帐款在销售的事前﹑事中﹑事后进行有效控制﹐特制定本管理办法。第一部分事前控制一、建立客户档案。所有的赊销客户都必须是合法和正规注册的经营体制。销售部门在签订合同进行赊销放帐前，按下列程序办理和索取客户基本资料：1、业务员填写“客户资信评估报告”（附表1）2、提供合作客户以下正式文件：a)营业执照或注册登记证明（含年审记录）b)国税(地税)税务登记证c)企业法定代表人的有效证明文件d)一般纳税人资格证书e)个体工商户及个人经营者提供经营者本人身份证复印件

2、以上资料经财务部验证后﹐留复印件（盖公司红章）存盘。由于企业营业执照每年（1月1日-4月30日）进行工商年审﹐请业务员每年(5月-6月)向客户索取最新年审过的营业执照归档。二、进行信用评估和跟踪记录1、完成“客户资信评估报告”：业务员在申请客户信用额度和信用期限时应先对客户有一个直观的了解。信用额度和信用期限的授予必须考虑该客户的信用﹐以往付款记录﹐交易发生频率以及财力背景等等,业务员根据了解客户情况﹐出具对该客户的《客户资信评估报告》﹐并完成审批程序。1、确定信用额度和信用期限：客户首次获得信用额度和信用期限﹐必须根据审批通过的《客户

3、资信评估报告》﹐任何客户不可能自动拥有信用额度和信用帐期。信用额度是在信用条件下﹐授予客户的赊销限额。信用额度的确立按客户月销售平均额确定。每逢销售旺季可以申请临时额度作为临时应急处理。信用额度﹐反映其资金能力和对客户所承担的机会成本及坏帐风险的承受能力。因此﹐财务部及销售部门要及时做好客户信用额度的核算和控制﹐当应收帐款超过客户的信用额度时﹐业务员须填写《超信用额度/信用期限审批单》（格式见附件2）﹐经审批同意后﹐财务人员才能通知仓库发货﹐否则﹐停止发货。信用期限是为客户规定的最长的付款时间界限。信用期限一定要在客户合同或定单上明确记

4、录。2、为确保应收帐款的收回﹐可使用一定的债权保障手段﹐对拥有信用额度的客户建议提供担保和抵押等手续。二、签订客户销售合约业务部对赊销业务应签定相关销售必须签定销售合同。合同样本按公司标准合同执行﹐签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对﹐合同的每一项内容﹐都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。 在销售合同中应明确的主要内容 包括：①明确交易条件﹐如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；② 明确双方的权利义务和违约责任；③确定合同期限；④ 签订时间和经办人签名加

5、盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）； 签定合同的其它注意事项：1、销售合同的签订必须经过销售经理审核确认才可以盖章﹐销售合同一经盖章确立不能再修改﹐如果合同条款发生变更﹐必须签定条款的补充合同；如果合同价格发生变动﹐必须重新签定新合同。所有合同的变更要由销售部经理签字。1、销售价格必须跟报价单一致﹐所有报价必须经成本会计审核并经财务总监签字同意。2、销售合同一式三份。总办、财务部、客户各持一份，只有双方签字盖章的合同才具有法律效率。双方签字盖章的合同原件由业务员交总办和财务部一份存盘。3、属于以下情况的必

6、须得到批准方能执行。4、外来合同﹐即公司以外的购货方合同“版本”。销售部门业务员必须事先将购货方合同版本交公司财务总监审核批准﹐才能双方签字盖章。为避免不必要的麻烦﹐一单买卖必须只能在一份合同上签名/盖章﹐也就是说﹐应该在我公司标准合同或对方标准合同的任一合同上签字/盖章（如有出入或疑问﹐应协商修改来满足我方要求）而不是在双份合同上签字/盖章。5、客户订货单可以代替合同﹐必须包括上述合同条款内容。第二部分 事中控制一、发货查询﹐货款跟踪。1、每次发货前销售部必须将送货清单与销售合同核对一致；2、跟单组填制发货清单必须做到销售订单与发货清

7、单一致，发出货物与销售定单内容相符；如一张定单分几次出货﹐要确保累计出货数量与订单相一致。3、财务在确认发货时﹐要查看客户是否超过信用额度和信用期限；4、凡货物送达客户时﹐要确保客户必须在送货单上签收；此款应分以下几种情况处理﹕（1）直接送货﹕司机将送货单交客户签收带回（1）快递﹑空运﹑发大巴﹑业务员带货自送﹕由业务员跟踪收回（2）客户自提﹕应由客户指定提货人员签收仓库每周一上午9:30前将已发货未签回送货单部分统计填制《已发货未收回送货单清单》﹐交业务部跟单组部及财务部销售会计组各一份﹐由跟单组跟踪收回﹐销售会计应跟进回收情况﹔对于逾

8、期两周尚未收回的送货单﹐跟单组应应了解清楚原因并向销售经理汇报﹐销售经理应安排采取必要措施确保收回﹐同时应将此情况告知销售会计。　　　　（4）退货作为应收帐款的一个组成部分﹐应按正常出入库手续办理﹐并及时将