浅谈企业档案管理新模式

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1、浅谈企业档案管理新模式一一网络平台的建设马钢股份公司第三钢轧总厂郑志超马钢国际贸易总公司吴跃天企业档案管理模式是指为了达到完整收集、科学管理和有效利用本企业的档案所采取的管理体制、管理形式、管理原则和管理方法。企业对档案管理模式的选择，往往要受到企业管理体制及管理模式等诸多因素的影响。随着冶金企业体制改革的步伐加快，企业主辅分离，建立多元化的产权制度，给企业的档案部门带来了压力，也使现行的档案工作在管理模式、工作方法上面临着一系列的挑战。现代企业的社会化大生产已由原来的劳动密集型走向自动化、程序化，计算机管理广泛应用于企业管理活动的

2、方方面面，形成了企业信息集成系统。根据企业档案工作的实际情况及目前状况，建立以计算机现代化网络技术为支撑的符合企业档案工作自身特点的管理模式，打造企业自己的档案管理网络化平台的建设以显得刻不容缓。信息技术的发展，数字技术的应用，使企业办公自动化水平大大提高，各种高效扫描设备及各种多媒体技术在企业档案部门的应用，也使得传统的档案管理模式受到了挑战。如何全方位、多角度、高质量、高效率地揭示企业档案信息的内容特征，方便、快捷地为企业提供服务将成为企业档案工作者迫切追求的目标。现行的企业管理体制赋予了企业档案主管部门对所属的二级单位的档案工

3、作监督与指导的职责。但随着企业重组、资本整合，体制改革的深化及行业兼并形势的发展，企业新建项目的相续建成，企业规模迅速扩大，企业档案数量急剧增加，对当前乃至今后的档案工作及管理体制产生了深刻的影响，传统的档案管理模式存在的问题也日益突显出来。其主要表现为：一是档案主管部门监督指导机制渠道不畅，工作效率难以提高，组织协调管理职能难以充分发挥。二是不能及时了解二级单位档案工作的最新状况，不能快速解决二级单位实际工作中遇到的问题。三是随着企业规模的扩大，新建项目的增多，档案数量急剧增多，档案主管部门的业务指导人员下基层进行面对面的检查指导

4、，已显得力不从心，精力及人力不够，且方式方法落后。四是各二级单位档案室之间缺乏经常性的横向协作及业务交流渠道，档案管理水平不一，所以企业档案管理的整体水平停滞不前难以提高等等。企业档案工作的管理模式要与企业管理模式相适应，即：档案管理形态要与企业管理形态相适应；档案管理层次要与企业规模层次相适应；档案管理范围与企业长远需求相适应；档案管理规模与企业竞争需求相适应；档案管理手段与企业技术形态相适应；档案管理重心与企业经营形态相适应。总之，档案作为企业的历史记录，其管理水平的高低直接影响档案价值的实现程度，因此必须不断提高档案的科学管理

5、水平，以适应信息时代对档案工作提出的新要求。以下从四个方面入手试述企业档案管理新模式一一网络平台的建设：一、企业小而全的档案管理模式浪费严重，不利于档案管理网络化平台的建设企业档案管理目前的现状是：从机关到二级单位都建有自己的档案室，“麻雀虽小，五脏俱全”。企业各二级单位的综合档案室每年的档案形成数量平均在500卷（件）上下。机构改制后的各总厂都要求设立综合档案室，将原来各区域的档案集中管理，这样每个新设总厂就需要新建至少在300—400rtf的档案库房，还要添置设备。各个总厂都要在人力、物力.财力方面进行投入，这种多方面的投入形成

6、了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。另外，各二级单位的档案室处在二级单位的分别领导下，使各单位档案室管理水平参差不齐。档案工作的管理水平，完全取决于档案工作者的个人素质及该单位领导者的档案意识及对档案工作的重视程度。档案管理网络平台的建设，需要各档案室之间具有“同一性”和“互换性”有管理水平基本统一才能达到资源共享。而各二级单位的分散管理，使档案管理水平参差不齐，要想达到资源共享难度很大。将企业二级单位的档案室予以合并，将所有的人力、物力、财力统一整合在企业总公司档案处下，集中管理,集中配置，集

7、中调遣，提高企业档案系统的集约度已显得十分必要。另外，各二级单位在企业总公司办公自动化的带动下，虽已开始进行了数字化的建设。但都是自己配备计算机，自己配备运行程序，自己开发软件，自己购买软件，没有像企业总公司财务系统和备件管理系统那样有共用的计算机软件来统一管理企业内部的财务核算及备品备件。而企业档案部门利用计算机数据库技术也仅仅是为了辅助手工管理档案信息，虽已建立了案卷级的目录标引，但还做不到企业系统内全部档案的文件级的著录标引，计算机数据库系统仅仅起到了一个辅助查找的作用。由于认识上和技术上的一系列问题，在档案数据库建设方面存在

8、着多方面的问题，特别是二级单位缺乏沟通造成了人力物力上的浪费，使计算机数据库的功能发挥受到了极大的限制。有的重视计算机软件和硬件的投入、有的片面追求目标管理、有的重视了数据库里的数据数量而降低了数据质量，有的认为档案信息量太大，要把它