外贸函电第二版-Unit 01 英文商务信函写作的基本知识

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1、1。掌握外贸常规流程：业务关系建立---资信调查---询盘及回复---报价和发盘---还盘和接受--销售促销---订单及其履行---信用证---其他支付方式---包装---保险---装运---索赔与理赔---贸易方式2。牢记重点内容：一是各类信函及其回复信函的写作步骤及常用表达方式；二是函电中出现频率较高的焦点词汇及其表达方式。学习建议1Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商务信函写作的基本知识21.1Introduction（简介）目的：掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封

2、和信函的基本构成和行文要求。31.2RequirementsforBusinessLetterWriters（商务信函的写作要求）要写成功的商务信函，需要起草人具备以下条件：（1）精通英语（GoodcommandofEnglish）（2）通晓外贸理论和实务（Knowledgeofbusinesstheoryandpractice）（3）通晓术语（Knowledgeoftechnicalterms）（4）通晓人的心理（Knowledgeofpsychology）（5）熟悉推销艺术（Skillsinsalesmanship）41.3SevenGui

3、delinesofWritingEnglishBusinessLetters（英文商务信函写作七原则）7C原则清楚（Clarity）简洁（Conciseness）正确（Correctness）具体（Concreteness）礼貌（Courtesy）体谅（Consideration）完整（Completeness）51.清楚（Clarity）商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。例如：AstothesteamerssailingfromShanghaitoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectserv

4、ices.此处bimonthly可以是twiceamonth(一月两次地)或者oncetwomonth(隔月地)，存在歧义，应改为：WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoSanFrancisco.或WehavesemimonthlydirectsailingfromShanghaitoSanFrancisco.62.简洁（Conciseness）言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。例如：将Weneedtoactonthesuggestionsthatourcusto

5、mersofferus改为Weneedtoactoncustomersuggestions就简洁了。73.正确（Correctness）正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。例如：Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedmethatyourschedulecanchangequickly.此处yourschedule显然并非一定为读者的schedule，不妨改为：Myvisitwiththeoutsidesales

6、repshowedthatschedulescanchangequickly.再例如，Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesamples应改为Thegoodssuppliedaresimilarinqualitytothesample，这样就可避免交货时可能产生的质量方面的纠纷，毕竟交付的货物无法与样品一模一样。84.具体（Concreteness）商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。5.礼貌（Courtesy）在商务信函的写作过程中，及时

7、是礼貌之首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。例如：Thankyouforyourcorporation适用于上司对下属，如用于下属对上司就不礼貌。96.体谅（Consideration）发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。7.完整（Completeness）商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。例如：OurHairWashingMachinehaswonfirst

8、prizesinfournationalcontestswithinthepastthreeyears则提供了具体的产品名称，具体的时间，具体的奖项和