文档编辑的技巧

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'文档编辑的技巧'
用样式设置标题格式 样式就是一组已经命名的字符格式或段落格式。样式的方便之处在于可以把它应用于一个段落或者段落中选定的字符中,按照样式定义的格式,能批量地完成段落或字符格式的设置。 样式分为内置样式和自定义样式。 设置新的格式前最好先清除原来的格式,方法是选择要清除格式的内容,然后点击右键在“样式”下选择“清除格式”菜单。 选择要设置为标题1格式的标题,如果需要修改样式见图中红色标记。 设置同级标题很简单,选中刚才设置的标题1标题,然后点击“开始”->“剪贴板”标签中的“格式刷”按钮,把其他为标题1格式的标题刷一遍。 设置标题2格式的标题,选中要设置为标题2的标题,选择“开始”->“样式”中的“标题2”样式,此时会自动生成标题2样式的标题,如果需要修改参考上一步。 想一想 做一做:请修改标题1,黑体,四号,段前、段后0.5行,单倍行距 新建样式“论文正文”,要求:论文正文的格式为“五号、仿宋”,多倍行距1.25字行,首行缩进2个字符,并将“论文正文”样式应用于论文正文中。 多级编号 对于一篇较长的文档,需要使用多种级别的标题编号,如第一章、1.1、1.1.1或一、(一)、1、(1)等等。如果手工加入编号,一旦对章节进行了增删或移动,就需要修改相应的编号。那么,如何能使标题编号随章节的改变而自动调整呢?这就要用自动设置多级编号的方法来实现。我们以第1级编号为例。单击“标题1”样式的下拉按钮,选择“修改”命令; 在“修改样式”对话框中,单击“格式”按钮,从中选择“编号”命令。 如何插入分节符通常前言、目录、正文等部分设置了不同的页眉和页脚,如封面、目录等部分没有页眉,而正文部分设置了奇偶页不同的页眉和页脚;目录部分的页码编号的格式为“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…”,而正文部分的页码编号的格式为“1、2、3、…”。如果直接设置页眉页脚,则所有的页眉页脚都是一样的。那么如何为不同的部分设置不同的页眉页脚呢? 所谓“节”就是Word用来划分文档的一种方式。之所以引入“节”的概念,是为了实现在同一文档中设置不同的页面格式,如不同的页眉页脚、不同的页码、不同的页边距、不同的页面边框、不同的分栏等。 建立新文档时,Word将整篇文档视为一节,此时,整篇文档只能采用统一的页面格式。 为了在同一文档中设置不同的页面格式就必须将文档划分为若干节。节可小至一个段落,也可大至整篇文档。节用分节符标识,在大纲视图中分节符是两条横向平行虚线。 论文按封面、摘要部分、目录部分、正文、参考文献等部分。 在每一部分结束之后分别插入“分节符”。 在“页面布局”选项卡中,选择“分隔符”中的“分节符”(下一页)。 分页符 文档的任意位置强制分页,使分页符后边的内容转到新的一页。使用分页符分页不同于文档自动分页,分页符前后文档始终处于两个不同的页面中,不会随着字体、版式的改变合并为一页。第一种方法:将插入点定位到需要分页的位置。切换到“页面布局”功能区。在“页面设置”分组中单击“分隔符”按钮,并在打开的“分隔符”下拉列表中选择“分页符”选项。第二种方法:将插入点定位到需要分页的位置。切换到“插入”功能区。在“页”分组中单击“分页”按钮即可。第三种方法:将插入点定位到需要分页的位置。按下Ctrl+Enter组合键插入分页符。目录的自动生成域是一种特殊的代码,用来指示Word在文档中插入某些特定的内容或自动完成某些复杂的功能。 域的最大优点是可以根据文档的改动或其他有关因素的变化而自动更新。例如,生成目录后,目录中的页码会随着页面的增减而产生变化,可通过更新域来自动修改页码。 目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地了解文档的结构内容,并快速定位需要查询的内容。 目录通常由两部分组成:左侧的目录标题和右侧标题所对应的页码。 目录是长文档必不可少的组成部分,由文章的标题和页码组成。手工添加目录既麻烦又不利于以后的编辑修改。但是,在完成样式及多级编号设置的基础上,巧用样式可以快速生成目录。 输入文本“目录”并将格式设置为“居中、小二、黑体”。 “引用”选项卡下选择“目录”选项卡,选择“插入目录”; 在“显示级别”中选择“3”,单击“确定”按钮。 页眉 页眉和页脚是页面的两个特殊区域,位于文档中每个页面边距(页边距:页面上打印区域之外的空白空间)的顶部和底部区域。 通常诸如文档标题、页码、单位信息等需打印在文档的页眉或页脚上。 添加页眉 要求:封面、摘要和目录页上没有页眉; 从论文正文开始设置页眉,其中:奇数页的页眉为单位名称;偶数页的页眉为章名。 页眉怎样删除横线 第一种方法:选中页眉中的文字,在“开始”选项卡中“样式”里选择“正文”样式即可。第二种方法:选中页眉中的文字,在“开始”选项卡的“段落”区域中边框下拉按钮中选择“无框线”。第三种方法:修改页眉的样式来去掉黑色下划线。选中页眉文字,然后右键单击,选择“样式-将所选内容包成为新快速样式”。弹出“根据格式设置创建新样式”对话框
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