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1、采购管理§1.1功能需求从采购计划f出库配套f产成品入库f发货或销售f退货报损等。一、采购管理工作的具体内容1.采购计划•i青购单对于临时的或追加的采购任务可以通过填写请购单來直接确定对某种物料的需求量和需求时间。2.选择一个供应商根据以往与供应商的交易历史以及对供应商信誉和物料报价的调查，分别从质量、价格和交货期等方而来考察供应商，为每种物料选定长期的供应商或本次订货的供应商并建立供应商档案。3.采购订单（合同）采购单的来源有以下两个途径：・通过采购计划制定采购单・直接填写采购单4.按采购订单跟踪、监督、协调供应商的供货过程采购订单发出后采
2、购管理人员要定期向供应商了解采购订单的落实悄况，随时发现问题，及时采取措施。在供应商未及时供货的情况下，一方而积极催货，另一方面应分析情况,通知有关部门采取应急措施。采购人员还应对订单的每一次到货情况进行记录（如：到货数量、实收数量、退货数量等），向有关管理人员提供信息报告，便于管理人员作出分析决策。5.采购物料到货后组织有关部门的人员检验、接收采购物料到货后，应按订单要求（如交货地点、时间、数量、质量、包装等）组织对物料的接收。接收过程比较复杂，有的物料耍求证100%检验后方能入库，有的要求100%复检入库，有的则要求抽检入库，有的总接进入
3、车间（不入仓库），有的需要退货。对于每次收货要作好必要的记录，建立完善的收货档案。6.结算采购帐款在收到供应商提供的符合条件的物料后，应按冇关规定结清帐务，兑付货款。结帐付款工作应由采购部门配合财务部门完成。根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊,计算出采购成本。企业采购管理业务的流程图如图4.1.11：图4.1.11企业采购管理业务流程图§4.2采购管理系统分析与设计一、采购管理业务分析1.采购管理业务分析企业的釆购管理工作主要由釆购部门和仓库部门完成。这两个部门与财务部门、生产部门、质最部门和销伟部门有业务上的紧密联系。这几个部门在
4、采购管理工作屮的关系如下:采购部门按需求与供应商签订供货合同，货到后由质量部门对物料进行检验，合格物料进入仓库，仓库部门将入库数量报给财务部门和采购部门；采购物料的应付款由采购部门配合财务部门兑付，物料采购成木由财务部门核算；销售部门按销售合同的交货期从仓库中发出商品给客户；库存部门将物料和产品的出入库凭证及仓库内部的盘点凭证转交财务部门作帐,进行存货成本核算。2.采购管理业务数据流图二、E—R关系图设计出采购管理根据企业采购管理各层的业务数据流图的详尽描述，经过加工处理,系统的E—R关系图，如图4.2.21o采购计划单采购计划单明细参照►采
5、购订单供应商订货采购退补价单图4.2.21企业采购管理E—R关系图对E—R关系图中的每一个实体的属性定义如下：•采购计划｛任务号,物品,车间，任务类型，任务数量，计划开工LI期，计划完工日期，实际完成数，计划员｝•采购订单｛釆购订单号,供应商，釆购员，录入日期，建议订货日期，订单发出日期，货币，汇率，订单总金额，折合木币金额，付款期限，结算方式，订单说明，录入员，最近交货日期｝•采购订单明细｛采购订单号,采购单序号,物品，计量单位，采购数量，采购金额,单价，需求日期，交货tl期，交货地点，运输方式，采购方式，订单到货情况｝•到货通知单｛到货通
6、知单号,供应商，收货日期，录入员,采购订单号，采购单行号，货币，原币金额，汇率，折合本币，备注，确认口期，物品，发票号,计量单位，到货数量，收货情况，单价，批号，供应商批号｝•购进质量验收单｛购进质量验收单号，供应商，验收口期，录入员，采购订单号,采购单行号，是否通过，备注，确认日期，物品，发票号，计量单位，到货数量，收货情况，单价，批号，供应商批号｝•入库单｛入库单单号,供应商，入库日期，录入员,采购订单号，采购单行号，货币，原币金额，汇率，折合本币，备注，确认口期，物品，发票号，计量单位，到货数罐，收货情况，单价，批号，供应商批号｝基础资
7、料供应商｛供应商代码,供应商名称，联系人名，地址，邮政编码，电话号码，传真号码，电报挂号，开户银行，开户帐号，信誉级别，付款情况，纳税登记号,交货情况｝三、财务系统，成木核算功能改进1•财务可以新建供货商应收账款衣，方便添加功能，不会影响现有功能。2•成木关系表成表3•成本E・R模型表订单参照►发货订单明细I四、模块功能详细设计1、采购计划管理a）增删改查，打印。b）权限控制c）有草稿状态，提交后进入审核流程。d）审核通过后，根据采购设置是否自动生成下一步单据，自动的话，下一步不用提交审核，岂接通过，不自动的话，只生成下步的草稿。4、采购合同
8、a)增删改查，打印。b)权限控制c）d）的项。有草稿状态，提交后进入审核流程。审核通过后，这里的采购设置无效，只是通过后生成下一步草稿，因为有需要填写5、到货通知单
