高校OA办公系统实施情况探讨

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1、摘要：我国髙校以初步建立了0A办公系统，但仍存在不足之处，该文对当前髙校0A办公系统的实施情况进行探讨，并给出相应改进策略。中国论文网关键词：高校；0A；办公系统中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)17-4239-02OA是OfficeAutomation的缩写，0A办公系统是利用电脑或手机等终端进行办公，以提高办公效率，减少办公流程，降低办公成木，提升单位管理水平。高校0A办公系统包括了工作流管理、任务管理、知识管理、公文管理、信息门八等功能，还结合了电子邮件、即吋通讯、语音电话、移动通信等协同工具，为高校办公提供一个高效、无缝、协作的信息管理平

2、台。1高校0A办公系统建设的必要性随着计算机技术及网络技术的推广和普及，无纸化办公C成为高校办公的发展趋势。高校0A办公系统建设的必要性主要体现在：其一，高校校园网硕件建设已逐渐完善，各办公室利川计算机进行工作也比较普及，H-高校办公人员文化素质较高，对新知识的接受能力较强,因此，高校是-•个很理想的实施0A办公系统的场所；其二，高校教学岗位的教师基本没有固定的办公室，有课则來，这对教师了解学校最新动态和学校传达行政通知等造成了一定的困难，0A办公系统的建设能够使教师在家也能及时跟学校各部门进行联网，进行办公；其三，高校系部和行政办公室都分布在校园各个角落，特别是近儿年來分校区的设立更是

3、加人了高校传送文件的难度，0A办公系统能够让办公人员足不出户传送各种文件；最灰，0A办公系统的建设是无纸化办公的必要条件，符合低碳经济的耍求，有利丁节约办公成本，减少办公环节，更好的提高办公的效率。2高校0A办公系统建设存在的不足目前，我国许多高校已初步建立了木校的0A办公系统，各种各样应用系统也应运而生,财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学牛管理系统等等，其他有些是直接通过采购方式取得，有些是学校依靠自身力童进行开发。这些系统建设水平参差不齐，口不一定适应高校自身的需求，在实际应用中也存在各种问题。归纳起来主耍有：2.1电子签名技术仍未普及在高校办公流程中，各类审批程

4、序是一个重要的组成部分，办公人员经常奔波于学校各个介落找各个领导签名审批，往往一整个审批流程办下来至少都要好儿天，遇到领导出差等情况则更加冗长，不仅使办公人员疲惫不堪，也使审批领导疲于应付。当前正在高校中使用的0A办公系统多数都只停留在会议通知、邮件传送、信息登记等应用层而上，电子签名技术并为被广泛使用，然而，其优点是显而易见的，它能够使办公人员足不出户便可把需审批的文件送到相关领导的电脑桌而，而审批领导也能高效率地集中处理，大人的提高了高校办公效率。2.2各种应用系统亟需整合由于历史原因，高校各管理部门在选择应用系统方面出现了“各自为政”的不利局血，财务系统、人事管理系统、教务系统、科

5、研成果管理系统、学生管理系统等各部门或采购或白行开发的系统都有各自的数据库，我们通常称Z为异构数据库系统，异构型数据库中各局部数据库管理系统在数据模型、数据类型、数据粘度、数据库内部的机制(有效规则、完整性规则、数据库触发器、存储过程)等方面存在着许多差异,未能实现数据共享，这给高校实际工作造成了极大的困扰，财务处在发放工资及奖学金时需耍采集人事管理系统中教职丄的和关信息和学生管理系统中学生的相关信息，而人事部门在核算教师工资时也需要采集教务系统中教师课时完成情况的相关信息，学生管理部门在发放毕业证时也需要采集财务系统屮学生学费缴纳情况的信息，然而，由于各数据廉之间未能实现数据共享，这些

6、工作很难进行，其至出现教师离岗但工资照发、学生未缴纳完全部学费而顺利领到毕业证书等情况。I大1此，异构数据库屮的数据共享问题是当前高校0A办公系统亟需解决的问题。2.3系统安全性有待加强目前建设办公自动化系统大多采用LotusNotes,ExchangeServer作为软件开发平台，或是釆用多层CS(ClientServer)模式,BS(Browserserver)模式(完全自行开发)，其办公系统本身各功能模块的设计实现已不存在太多的技术问题，倒是其系统的安全性一直成为我们开发办公系统的技术关键。［1］高校在人事组织、科研项目、教职工及学生个人信息等数据都有保密需求；教职工工资数据、学生

7、缴费数据、科研成果数据等的安全也是0A办公系统必须保证的需求；在审批程序方曲，防止系统外部人员侵入及操作人员的越权操作等也是我们有效办公的基本保障。3当前高校0A办公系统的改进策略随着高等学校管理対信息处理的时效性要求和管理的复杂程度的提高，迫切需要一•个口J以实现整合内外资源的、高效的信息系统，来完成信息的收集、整理、传递和分析，实现信息人范围、易控制、高效率而低成本的共享和利川。［2］针对口前高校0A办公系统存在的问题，提出以下