安全监察部档案保管制度

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1、安全监察部档案管理办法为了规范部门档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本办法。第一条档案的收存，办公室配备档案柜，所有档案必须存放在档案柜内，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。第二条归档资料要进行登记，编制归档目录，完善建档，以便于查找第三条档案要分类、分类装订成册，保管要有条理，主次分明，存放整齐。第四条库存档案必须图物相符，帐物相符。第五条根据《记录编制程序》及相应程序文件,确定档案保存期限，每年年终进行整理、封存。第六条经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁，销毁的档案清单由档案员永久保存。第七

2、条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。第八条凡部门工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第九条部门档案，未经许可不得外借、外传。第十条借阅档案资料，须经部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经部门负责人批准。第十一条借阅档案，必须履行登记、签收手续。第十二条借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由经办人催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。第十三条借出档案时，应在借出的档案位置上，标明借阅时间、借阅部门或借阅人，以便查阅和催还。第十四条借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损

3、污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。第十五条借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。第十六条重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。第十七条电子档案形成部门对已形成的电子文件应同纸质文件一样及时整理，同一盘中存放多份文件的应建立电子文件目录清单。电子档案文件目录清单由文件形成部门编制。第十八条归档的电子文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。第十九条录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级。第二十条录像带需简

4、要说明该带的内容、制式、语别、密级和放映时间、拍摄人等。第二十一条磁带（软硬磁盘）需简要说明带（盘）中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。第二十二条光盘需简要说明该光盘的内容、年度、语别、密级、读取方式，软件版本等。第二十三条保存期限：参照该照片相对应的档案的保管期限制定其保管期限，若无特别说明的保管期限均为永久。第二十四条照片（底片）归档时需附简要说明，说明应包括：该主题照片的内容、张数、底片数、拍摄人、拍摄时间，拍摄地点，对照片中的重要人员还应注明其姓名、职务等。第二十五条数码相机拍摄照片可以刻录成光盘移交存档。编制部门应对存档光盘中的照片进行整理并附简要说

5、明和文件目录，简要说明包括：主题照片的内容、拍摄人、拍摄时间，拍摄地点，对照片中的重要人员应注明其姓名、职务等。