浅谈档案的建立和管理

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1、浅谈档案的建立和管理浅谈档案的建立和管理［摘要］近年来，为了逐步实现建档工作的规范化管理，必须按照一定的要求予以整理、收集、利用和保存，并发挥档案积极有效的指导作用O各企业、各地区在档案的建立和管理中，存在一些问题。为了进一步提高档案管理的水平，现就以下几方面的问题提出一些看法，以供讨论。［关键词］档案管理内容探究［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009-5349(2011)07-0061-01从检查中看到，档案是各单位搞好工作执行政策的重要依据，更是历史的记录。档案管理搞得好的单位，究其

2、原因，档案管理做到经常化、规范化，档案工作纳入了单位目标管理考核，领导重视，且利用档案解决了大量的产权纠纷、人事问题、债权债务等难题。但是有些单位整理过的档案又变得混乱不堪，主耍还是对档案工作重耍性认识不够，上面要求时突击一下，抓一次便突击一次。档案室又成了杂货仓库，文件不立卷归档，不及时收集，存在档案管理是档案部门的事的模糊认识，故而始终不能彻底解决。一、建档工作的几个基本原则第一，建以致用。资料可以为企业当好参谋，利用很重要，资料的贮存更为重要。多年来，企业积极主动去利用档案及时提供了有效数据，主动去分

3、析、整理档案内容，为企业和政府提供信息，并在实际工作中，及时发现各种新问题，使“死”档变“活”档。第二，整理档案，不搞逐级汇总。在以往档案管理中，有的地方试行逐级汇总上报，汇总档案，以便掌握全而情况。每年形成一个综合档案资料，经过几年的实践证明，这种做法出发点是好的，但同时这种做法也带来了一些问题。第一，档案数据的整理分析往往需耍耗费许多人力和吋间去完成，是一项非常繁重的工作，每年付出的劳动在人力投入方面造成较大损失，不能换来有效的参考数据。第二，是收集数据不全，由于整理档案不规范，数据不准确等种种原因，造

4、成汇总后的数据出入很大，档案数据不准确，直接影响到档案利用效果。其三，汇总档案额外的负担，必然会影响到基层人员的工作积极性，在一定程度上加重了基层工作的负荷量。笫三，收集资料要“精”。从档案收集的内容来说，从多年的实践经验來看，一•般包括生产性有害因素及接触人群的基木情况、生产单位的基本情况、工艺流程的基本情况等等。若把原始数据以流水账的形式进入档案，不分周期，不定范围，必然会给后期的档案分析带來不必要的麻烦。对上述各类繁杂的数据，如何进行收集整理，必须要涉及到各类数据的收集范围和周期问题。在确定上档数据的

5、周期时,要针对不同企业提出不同的要求，分别确定档案的形式和内容，以保证建档T作取得良好效果。对于一些监测数据多，自我监测机构，监测周期短，要将数据进行处理后（原则上按平均值计算），按照一个地区的统一要求整理上档。一般来说，上档周期定为每年一次比较适宜。在确定范围和周期的基础上，为保证历年数据的对比和即时分析，一定要精化所收集的各类数据，做到既不重复，乂不遗漏，并力争使每一个数据反映出一方面的情况，对各种原始资料要进行初步整理。二、选择适当的档案形式在档案管理工作中，由于地方部门和企业所承担的管理范围、任务及

6、所收集的资料、数据等方面存在着较大的差别，应该从各自的需要和实际情况出发。从儿年的实践來看，绝不能以一套统一的档案形式去要求不同层次的管理机构。根据各自的工作特点和资料形式，各工业企业采用全国统一档案的形式和内容是基本可行的，但仍然需要在此基础上加以补充和完善，确定各自适用的档案形式和内容，使得各类有价值的资料能够真正保存和利用起来。作为地方管理机构，由于承担任务和管理范围不同，所应建立的档案形式远比企业机构的形式要多，一定要灵活掌握，倍加重视，不断完善，搞好本单位的档案建设。三、档案的建立要真正做好建档工

7、作，建立档案是档案管理的重要环节，必须解决好以下几方面的问题：第一，要做好各种相应的配套T作。只有在摸清各种数据的前提下，才能够建出比较真实的档案来。档案必须在搞好工作的基础上才能建档，因此，在建档前必须完成各项工作任务,是一个单位工作情况的真实反映。第二，档案工作要及时做好复核、审查、完善工作，遇到问题及时处理，完成Z后确保建档工作的总体质量。第三，要做好建档工作中的技术指导。由于基层人员业务水平有限，为了确保建档质量，必然会遇到各种各样的技术问题，随吋发现和解决建档过程中出现的具体问题，必须指定专业人员

8、搞好技术指导。第四，搞好培训工作。在全面开展建档工作之前，当档案形式确定以后，必须做到统一认识，认真培训全体建档人员，统一方法，统一步骤，把建档过程中可能遇到的各种问题及其解决方法教给建档人员，将建档过程中的各项具体任务都落到实处，确保建档丁作的顺利开展。建立、管理和利用好档案，有一个从实践到理论，再到实践的过程。它是关系到工作的百年大计，不是一时一事的问题，也是工作重要的信息资料来源。建立、管理和利用好档案，必