档案征集管理存在问题及对策

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1、档案征集管理存在问题及对策摘要随着档案征集数量的不断增加以及征集广度和深度的扩展，档案整理模式面临的挑战越来越多，并且，档案征集工作中存在的问题进一步凸显出来，因此，档案征集和管理工作迫切需要进行科学的改进。关键词档案征集问题对策中图分类号：F275.1文献标识码：A一、档案征集的含义和特点（一）档案征集的含义。档案征集是指档案机构根据档案行政管理部门的委托或授权，为公共利益的需要，依照法律规定的条件，对集体或个人所有的档案实行“代为保管”、“收购”或者'‘征购”、“捐赠”。档案征集工作作为档案工作中的第一个环节，它为档

2、案工作奠定了物质的基础，决定了库藏档案材料的价值高低和丰富程度，也直接影响了紧随其后的其他各个环节的工作成效，影响到档案工作最终目标的实现。（二）档案征集的特点。一方面，档案征集既属于档案工作，又属于文书工作。各类文件经过产生和承办的各环节后完成现行作用，由机关文书部门整理立卷后向档案部门归档，由档案部门接收，标志文书工作结束的这个“归档”环节，对于文件材料的“归”与“收”之处就是文书工作和档案工作的汇合之处，两者形成重叠，收集环节既是档案工作中的第一个环节，同时它又跨越到文书工作的最后一个环节中。因此可以认为档案工作的

3、收集环节具有双重身份，它既属于档案工作又有文书工作的性质，正是这个双重身份使机关的文书工作和档案工作具有天然的联系。另一方面，档案征集是文书材料向档案材料转化的节点。文书材料经过文书工作的各运转环节，最后到达归档（收集）环节，这一环节的完成也就是实现了文书材料向档案材料的转化。二、档案收集工作的新形式（一）档案收集工作已进入大众化、平民化时代。随着社会的发展、网络技术的普及，社会越来越走向大众化、平民化，人们对个体的生存状态也越来越关注。时下较流行的博客、播客、中的文字、图像、声音等资料都是个体成长经历的写照，相当于传统

4、意义上的“日记”，它对于全面了解一个人具有很重要的参考价值。在社会上有重大影响的名人博客、空间更是人气旺盛，从中可以看出当代社会各个方面的情况，是社会的一个缩影。对于这些资料如果视而不见，恐怕难以真正地了解和认识一个人。（二）网络环境下电子文件的出现。我国已进入信息时代，计算机、互联网、多媒体技术等得到广泛应用，很多单位的档案资料都是在网络环境下形成的。电子文件在很多方面不同于传统的纸质文件，它的管理也与传统的纸质文件档案有很大的不同。对电子文件的收集工作须顺应形势的变化，做到与时俱进，这样才能收集得齐全完整，为我国各项

5、建设事业提供有效的服务。三、档案征集管理工作存在的问题（一）管理制度不健全。征集到的档案没有集中统一的管理，档案的管理主要存在三种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交;二是各科室一年一次移交档案室；三是由科室分散保管或个人保存。而在我国当下，很大数量的档案没有集中统一管理,缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。（二）档案意识不强。档案意识不强导致征集的档案难以及时完整归档，例如声像资料，照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，以后摄影人员自己也难以追忆齐全和

6、准确。因此，本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。（三）保管条件差。尤其对于以长久保存的声像档案的保管，其条件比纸质档案要求更严格。只有少数单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，很多单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣。（四）征集渠道不畅。很多档案馆、室藏匮乏正是由于多年来沿袭下来的档案分散保存，

7、难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室档案不齐全，档案馆的某些类型的档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。（五）区域性重大活动档案失控，档案流失严重。例如，跨地区召开重要会议，每个地区都安排人员摄录像，形成了许多有价值的文字和声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是

8、有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。四、对策建议（-）加大档案宣传力度，增强全社会的档案意识。所谓社会档案意识，是指社会公众对于档案、档案工作这一客观事物的了解和认识程度。社会公众档案意识的强弱，对档案事业的发展具有重要的或促进或阻碍的