秘书事务管理时间管理

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1、事务管理有效时间管理学习重点如何夸越时间陷阱运用时间表进行管理编制并管理本人和上司的工作日志1.要事第一?ABCD法则法则？办事的优先次序2.以终为始？是必须要做的吗？是必须要做的吗？？不完成会怎样？不完成会怎样？？是自己想要的吗？是自C想要的吗？？和目标直接相关吗？和目标直接相关吗？？冋报及收益高吗？冋报及收益高吗？2.学会说＜4NO!-学会说“！1.耐心倾听1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重.显示慎重.3.表情应和颜悦色4.表情应和颜悦色5.态度坚定5.态度坚定3.学会说“NO!"（续）学会

2、说“！6.指出拒绝的理由6.指出拒绝的理由7•拒绝的是请托而不是他7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者來拒绝9.切忌透过第三者來拒绝4.如何对付不速之客如何对付不速之客1.不要采行无条件的'门户开放政策’不要采行无条件的,门户开放政策，2.授权秘书对约会事宜作初步之安排3.授权秘书甄别并拦截來客。授权秘书甄别并拦截來客。4.规定接见部属之时间。规定接见部属之时间。4.如何对付不速之客（续）如何对付不速之客（如何对付不速之客6.在办公室外接见外界不速之客。在办公室外接见外界不速之客。7.站立会

3、客。站立会客。&让秘书控制会谈时间。让秘书控制会谈时间。9.限时面谈。限时面谈。10.宁可提早上班，但不要延迟下班。10.宁可提早上班，但不要延迟下班。11.定期与部属会面。定期与部属会面。5.如何减少兀长会议•？会议前？会议中?会议后6.办公桌上的“5产运动.办公桌上的“运动????????整理废纸篓的作用文件存档系统各就各位”“各就各位"的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理整理整顿清扫清洁修养四、时间管理矩阵图重要？危机？紧急的问题？有限期的任务、会议有限期的任务、准备事项B?准备事项？预防工作？价值观的澄

4、清？计划关系的建立？真正的休闲充电？管理？、的工作？电？时间的事？“动？关紧的？的电A不重要？？？？电、紧急事的动DC紧急紧急五、时间管理的工具工作中，工作中，有哪些工具可以用来管理时间？来管理时间？1、时间表2、闹钟3、效率手册4、商务通5、值班表时间表有哪些种类呢？时间表有哪些种类呢？（电子表格）年度计划表月度计划表季度计划表周计划表h程表工作ri志??????fi程安排表编制口程表时应注意以卜•事项：编制ri程表时应注意以下事项：1、注意轻重缓急2、预约3、留有余地4、内外兼顾5、行踪保密6、提高效率7、领导同意工作条理性训练周一上班,行政助理小李需要完

5、成以下工作：周一上班，行政助理小李需要完成以卜-工作：1、给某客户打电话，与对方联系自己的领导卜•周四将与他约会给某客户打电话，的事宜；的事宜；2、为下午部门经理会议复卬所要讨论的报告及会议日程表，每为下午部门经理会议复卬所要讨论的报告及会议日程表,人一份（每份10页人一份（8人，每份10页）3、向人资部门写报告，中请今年的休假。向人资部门写报告，申请今年的休假。4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方复印一份将给某客户的答复信以备存，5、拆封、分类和传递今天收到的邮件拆封、6布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡布置下午要使用的会议室，7、为上司

6、预定周末去天津的火车票8、将财务部新发的办公经费报销规定复印-•份备存，原件放宜将财务部新发的办公经费报销规定复印-•份备存，文件传阅夹中给部门同事传阅9、做这些事的同时，他还接待了3位访客，接了数个电话做这些事的同时，他还接待了3位访客，他迅速地开始工作，弄得手忙脚乱，临近下班时间，他迅速地开始工作，弄得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。你帮他岀出主意，该如何处理这种情况？作没有完成。你帮他出出主意，该如何处理这种情况？编制时间表的注意事项？1、尽可能归为一页，并标出时间段尽可能归为一页，？2、表内包括H期、时间、活动内容、地点、表内包括n期、时

7、间、活动内容、地点、备注等？3、当计划变动时，应及时变更计划表当计划变动时，？4、认真细致、主动沟通、留有余地认真细致、主动沟通、？5、领导一份、本人留存一份领导一份、？6、用简明的文字将信息填入表格，包拈内用简明的文字将信息填入表格，容等实战演练？2006年6月5F1（下周三）公司总部副总裁王明一行年月下周三）五人将來我公司视察。视察内容包括：五人将來我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：在公司主楼第二会议室）叙职（上午:00-11：00在公司主楼第二会议室）:在公司主楼第二会议室中午11：在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，中午:30-12：30在公

8、司宾馆餐厅海王星厅就餐，:在公司宾馆餐