档案员职责及档案管理系统规章制度

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'档案员职责及档案管理系统规章制度'
实用档案员职责及档案管理各项制度一、档案员岗位责任制度   1、学习贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规和县委、政府关于档案工作的政策规定。学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平。   2、熟悉本单位档案业务工作,认真履行本单位各项档案管理规章制度。不得造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为 3、了解本单位各类档案资料的形成过程。掌握分类方法、归档范围和保管期限。   4、及时对乡镇机关形成的文书档案、实物档案、音响、照片等各种档案材料进行收集、整理、分类、编目、立卷和归档。并监督和指导各站所做好档案的收集、整理、归档工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。   5、负责收集领导外出开会的发言材料和带回的有关材料。收集乡镇重大活动、重点建设以及其它应当归档的有关材料和照片,   6、负责管理本单位各种门类和载体的档案,经常保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“十防”工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。   7、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。按规定及时向县档案馆移交保管到期的档案。    8、编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,积极主动地提供档案资料,做好咨询和档案查询利用服务工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈,编制利用效果实例和档案信息。    9、对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,写出鉴定分析报告,经领导批准和上级档案部门鉴定后,认真负责地销毁。 10、积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满足各项业务工作的需要。    二、档案室(库房)管理制度 1、室(库)内必须配备灭火器、消防栓,始终保持完好率达到100%。严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆物品及杂物,严禁明火,严禁非管理人员入内。确因工作需要进入时,要经领导批准,并由本室(库)管理人员陪同。门要加固防盗门。进出室(库)随时关灯、锁门, 2、搞好室(库)内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体、防水“十防”工作。每天必须定期查库,并认真做好记载。   3、定时测量记录室(库)内温度。要求室(库)内温度控制在14-24℃,相对湿度控制在45-60%范围内,并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。   4、妥善保管室(库)内钥匙,不准随身携带,确保档案室(库)内安全。 5、档案柜具要编制顺序号,排列整齐。室(库)内内要经常打扫,柜具要定期擦试,随时放置防虫、防鼠药品,保持室(库)内清洁卫生,整齐美观,   6、进档案室(库)内查阅资料,查阅者不得大声喧哗。要爱护档案,不得撕页、涂改,沾口水翻页,一旦发现由查阅者负全部责任。 7、未经批准,任何人不准将档案带出档案室(库),更不准私自摘抄、外传,严格遵守保密制度。 8、档案工作人员对所保管的档案,要定期检查,做出记录,不得擅自转移、分散和销毁档案,发现破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。 9、办理借阅、借用档案,要严格履行规定的手续,不得擅自扩大档案的利用范围,并要求借阅档案人员负起安全保密责任,归还时要有严格的检查登记制度。   10、遇有特殊情况,及时向分管领导和职能部门报告,保护现场不受破坏。 三、档案保管制度 1、乡镇各种门类和载体的档案均由乡镇综合档案室集中统一保管。各站所在次年第一季度前,必须将档案移交乡镇综合档案室。档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。   2、保管档案和资料,必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。 3、在认真保管好纸质档案的同时,必须及时进行档案目录的电子著录,有条件的可进行全文著录。   4、档案资料库房必须坚固,必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。 5、随着气候变化,做好库房密闭、通风、温湿度调节,并适时进行除湿或除尘工作,以防档案霉变。   6、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开,但要相对集中,便于管理。 7、库房专管人员进出库房,应随手关门上锁,非专管人员,不得随意进入库房。   8、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案者,按档案法规严肃处理。   9、档案管理人员工作变动时,必须将所保管的档案和资料清点移交,否则不予办理调离手续。   四、档案安全管理制   一、严格按照档案安全管理规定,配齐消防和安全管理因硬件设施。   二、档案库房要有“十防”措施。即防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘。 三、库房内严禁明火、吸烟及存放易燃物品,严禁将火种、食品、易燃易爆等物带进档案室。   四、库房内应保持清洁卫生,随时对档案装具进行除尘,以防止有害物质的侵蚀。   五  、定期检查档案保管状况,做好日常温湿度记录,发现问题及时采取措施。   六、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度。销毁档案时,重要文件要逐份登记造册,并在指定地点专人监督销毁。   七、对馆藏档案每年进行一至二次全面检查,主要核实帐、物、卡是否相符,以防档案长期借出造成丢失,发现问题及时报告、处理。   八、对计算机内的档案信息要做到安全管理,定期检查、清理信息,以防信息的丢失与损坏。   九、定期检查维修电器设备、消防设备、更换档案保护药物。 十、库房管理人员下班前,要关闭门窗,锁好库门,切断电源。   十一、库房钥匙要专人保管使用,定点存放,严禁外借。   五、文书材料归档制度   1、归档范围 凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种专业内容、各种载体(纸质、胶卷、磁带)、各种形式(如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等)各类档案及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。 2、归档时间   (1)文书档案,应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。  (2)会计档案,应于形成年度为单位,于决算批准后,继续在财会部门保存一年期满时,向综合档案室移交。   (3)科技档案,应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。  (4)重点建设项目和重点工程,在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。   (5)其他各种专业档案,均必须按其形成规律,遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。各项管理工作形成的文件材料,应在工作完成后及时向综合档案室移交。  3、归档要求  (1)归档工作,必须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。 
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