如何开好会议

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1、可以肯定,没有多少人喜欢开会;甚至“开会”已成为相声大师马三立段子里的笑料……但不容否认,全球所有组织,包括企业,依然需要通过频繁开会来实现团队沟通。  然而,即便你作好了心理准备,但在了解开会究竟占用了我们多少时间后,你仍会感到吃惊。  研究群体协作的专家迈克尔.多伊尔和大卫.斯特劳斯曾合写过一本《开会的革命》。按照书中所言:如果你是一个普通职员,你一生中用以开会的时间,保守估计也有9000小时(即连轴转逾一年)以上;如果你是一个中层管理者,每周可能有大约35%的时间用于开会;如果是高层管理者,更可能超过50%.从财务数字来讲,大多数组织“直接”花在开会上

2、的费用,占行政预算的7%到15%,还不包括以会议为名义的其他开销。  面对花费了如此多精力和财力,而且在看得见的未来还离不开的“会议”,我们在抱怨开得太多而效率太低之后,最终有意义的行动,唯有用心琢磨如何才能开好会。尤其在这个经济寒冬,相信不管是冬眠还是冬泳的公司,只要还活着,都会召开比平时更多的会,以期望找到继续活下去的办法。  我们每天都在操演的会议,为什么始终开不好?怎样才能开好会?  如果会议目标不清晰,如果会前准备不充分,  那……其实这不就是我们身边的常态吗!  会,怎么就那么长?  听说过熬夜,可听说过“熬会”吗?  在“文山会海”之后,这可是

3、表达对开会反感与无奈的最新名词。  其实“会”本身并无过错。大到国际政界,小到一个企业,许多问题不开会还真没法解决。  可就是这么重要的会,却甚至成为最容易让人偏头痛的“头等大事”。究其原因,最大诉状即在于冗长。而且特别奇特的是,越是冗长的会议越是难以有效果,开了等于没开。  那么会议,怎么就那么长呢?  只会不议,议而不决  好不容易熬到部门大领导结束了整整一小时的发言,五个项目组组长各自用长达几十页的PPT汇报了各自小组的工作——尽管对于其中的多数小组,你并不了解,也不明白他们说了些什么,但这又使会议增加了两小时。  真正的讨论阶段开始了——该如何最大限

4、度地把成本降下来。无数人从昏昏欲睡中醒来,却又陷入到交头接耳中。五十多号人,你一句我一句,你见缝插针才抢到10分钟,把你准备了一个通宵的成果仔细汇报了一番。但是此时已华灯初上,会议在喧嚣中宣布结束——下次再议。  点评:这是许许多多企业开会时常有的景象。或者只“会”不“议”,把会议变成纯粹的报告会;或者议而不决,只设定会议主题,却没设定目标。白白地浪费了会议的财务成本和参与者的精力、时间,却完全没实现会议的效益。而在报告和单纯的议论中,时间消逝,会议就这样无限度地被拉长了。  站在不对等的平台上  平时整个部门都在各忙各的,部门会议只是分配任务的代名词。谁料

5、到,同事小王突然遭遇难题,部门会上经理要求大家必须献计献策。但问题是,没人知道小王所负责的项目具体是做什么,进展如何,无从说起。于是,小王花费了一小时来详细介绍情况。但尽管如此,大家出的“谋”划的“策”依然有许多并不适合他。最后,会议变成更熟悉情况的部门主任和小王两个人的相互讨论,而可怜的大家沦为“陪会”者,生生熬了两个小时,因为不断走神,到最终也没明白究竟问题是什么。  点评:开会的一个重要目的当然是交流,解决问题。但一旦交流者处于不对等的平台上,就会因为首先要相互了解而大大延长了会议的时间。而且,这种不对等情况下的交流,效率也必然大打折扣。  各色问题一

6、锅烩  今天是你妻子的生日,早晨,你和妻子召开家庭“会议”,本来想讨论一下晚餐怎么安排。结果却从过生日讨论到今年该去哪里度假,从度假想到可爱的儿子,进而讨论到今天谁到学校接孩子的议题。  谈话结束的时候,似乎什么成果也没有,你们依然没决定晚上该去哪里晚餐,今年该到哪里度假,甚至晚上谁去接孩子也没定。  点评:其实企业里的会议也常常如此。战略问题和战术问题常常混为一谈,领导冷不丁地转换话题,一会儿是极其具体的迟到要罚款多少,一会儿是公司面对经济危机该如何转型。问题是,即使是最聪明的人也难以完成必要的前后转换。因而不可能每个人都同时跟随主题推进。来回扯皮之间,时

7、间大段大段地消耗过去,而且往往难以形成有效的决议。  一个个冗长而低效的会议,就这样诞生了。而且还在不断诞生着,比如此刻。如何召开一个有结论、有效率、不招烦的会议?  开好会议有诀窍!  许多经理人都常常感叹,为什么自己总有开不完的会?会议不仅多,而且总是那么长。本打算开一个小时的,最后两个小时也解决不了问题。  如何做才能摆脱这种状况?  会前——要做哪些准备?  对部门主管来说,即使是小型的会议,也不能疏忽会前准备工作,这直接影响着会议的效果。  首先,设计好会议议程和议题。作为部门主管,通常都会在会前设计好要讨论的议题。比如:总结上周工作、汇报下周工作

8、,沟通重要项目的实施情况、提出新项目或课题等。但是许

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