会务管理手册

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1、XI^NOCMCfMORCAUCfiTATCMANJkGCMCNTCO^VTO.会务管理手册湖南省湘诚物业管理有限公司二零一四年总则第一部分会务管理服务工作规程目的适用范围职责会务服务要求会务管理程序要点服务质量评价与改进工作计划及总结第二部分作业标准作业标准1:会务服务人员仪表、仪态耍求作业标准2:会务服务需求确认作业标准3:会场布置相关要求作业标准4:设备调试作业标准5:茶具准备、续茶规范作业标准6:用品管理规范标准作业标准7:会务保密制度第三部分流程图流程图上会务用品物品领用流流程图2:会议设备系统操作框图会务服务是物业服务

2、中心在物业服务范围内利用物业本身硕件资源为业主和物业使用人提供保证会议顺利有序开展的配套服务。为规范公司各服务中心会务服务及接待工作，根据我司立足于行政物业发展的企业发展日标，结合公司长期的会务接待工作经验，制定本手册。会务工作是行政物业服务屮的一项重耍工作，我们在长期的行政物业会务服务工作屮，一直秉承接待工作应坚持高效、规范、周到、廉洁的原则，实行“统一协调、专人负责、分工合作”的运行机制。不断积累经验，并加以提升，形成尊重建筑风格，发挥适用性与艺术性相统一、民族特色与时代感相结合、继承和借鉴协调配合、革新和创造并举的机关会务服

3、务特色。会务管理服务工作规程1.0目的规范公司会务服务操作，确保树立公司良好形象。2.0适用范围适用于物业项目内会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。3・0职责3.1服务中心经理负责对会议室及会议服务工作的监督管理。3.2会务部负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求，并负责会议室保洁、会场布置，以及安排会议服务人员，做好会议期间的会场服务工作。3.3工程部负责对会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。4.0会务服务要求：会务服务，不仅仅是低

4、层次的倒茶扫地，而是把政治、文化、礼仪、气质等要求溶入到服务的整个过程：4.1会务服务政治行为耍求：忠于党、忠于国家；拥护政府、爱岗敬业；履行职责、执行政党；服从组织、服从领导；遵守法律、服从领导。4.2会务服务业务行为要求：遵守纪律、熟悉政策；钻研业务、熟悉工作；学习科技、提高技能；认真负责、体贴入微；制定规章、遵守制度。4.3会务服务语言行为要求：标准适用；确切简洁；合乎逻辑；温文尔雅；热情礼貌。4.4会务服务仪表举止要求：准确运用日常礼貌；讲究穿戴礼貌；懂得招呼和告别礼貌；掌握接待工作屮的礼貌。45会务服务交际行为要求：服从

5、组织和上级领导；尊重同事；协调友邻。4.6会务服务保密行为要求：经常进行保密检查；妥善保管会议文件资料；严格执行保密要求；4.7会务服务外事服务要求：体现平等原则；崇尚礼仪为先；注意内外有别；维护国家利益；加强组织观念。4.8会务服务内部制度要求：请示报告制度；岗位值班制度；会务物品领用流程；设备设施使用维护制度；安全保卫制度;保密制度。4.9会议的分类按规模分：小型会议、屮型会议、大型会议、特大型会议；按内容分：政治类会议、行政类会议、事务内会议；按性质分：规定性会议、日常性会议、专业性会议、座谈性会议、纪念性会议;按时间分：定

6、期性会议、不定期性会议；按形式分：讨论会、座谈会、报告会；按会议阶段分预备会议、正式会议;按会议手段分常规会议、电视、电话会议。按照重要性分重大会议、重要会议、常规性会按行政物业分计划性会议、紧急突发性会议以及重要会议。会务工作可分为行政性会务工作和事务性会务工作，物业管理主要是指事务性会务服务工作。会务管理主要是做好会前准备、会中服务和会后恢复这三个阶段的服务工作。无论任何会议，服务中心引起高度的重视，提供专业化的会务服务工作，认真做好每一项服务工作，保证所有会务工作都能有条不紊地进行，确保会议顺利进行。4.0会务管理程序要点：

7、5.1会前。4.1.1领受任务，需求确认：会前需求确认是做好会务工作的重要环节，目的在于使会议服务人员做好充分的思想准备和完善的物质准备。会务员在接到＜4丁会通知单海电话通知后，立即在©务中心会议汇总表登记表》中进行订会登记,并同时了解会议基本情况。掌握以下情况：出席会议的人数；会议类型、名称；主办单位；会议日程安排；会议的宾主身份；会议标准；会议的特殊要求及与会者的风俗习惯后填写《会务服务需求确认》4.1.2确定接会方案会前，主管人员或经理要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务屮的要求和注虑事项，进行明确分工。使所

8、有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行准备工作。4.1.3会前准备2.1.3.1根据会议的要求摆好会议的台型（方法见：会场布置相关要求、大型会议主席布置、座次安排、座谈会座次安排）。3.1.3.2工程人员检查照明、