工程档案的管理制度

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1、工程档案的管理制度　　　　为规范公司工程档案管理工作根据国家、地方工程档案管理有关规定结合我司的特点制定本制度　　　　一、工程档案的归档范围及质量要求　　　　（一）工程档案的归档范围　　　　对于工程建设有关的重要活动记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全整理立卷后归档（详附件一）　　　　（二）归档文件的要求　　　　1、归档的工程文件应为原件　　　　2、工程文件的内容必须、准确、清晰、幅面整洁　　　　3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具　　　　4、工程文件

2、尺寸统一采用A4规格归档　　　　二、工程档案的管理机构　　　　各工程部设资料员主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交　　　　三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计　　　　（一）工程档案的收集　　　　文件形成后文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员资料员收到文件后当天登记入盒　　　　（二）工程档案的整理　　　　按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列　　　　（三

3、）工程档案的立卷　　　　1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分　　　　2、工程准备阶段文件按建设程序组卷　　　　3、监理文件按单位工程、分部工程组卷　　　　4、施工文件按单位工程、分部工程组卷　　　　5、竣工图按专业组卷　　　　6、竣工验收文件按单位工程组卷　　　　（四）工程档案的编目　　　　1、每卷单独编号页号从1开始案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角双面书写的正面在右下角背面在左下角折叠后的图纸一律在右下角　　　　2、卷内目录：序号以一份文件为

4、单位责任者填文件的直接形成单位和个人　　　　有多个责任者的选择两个主要责任者其余用等代替文件编号填写工程文件原有的文号或图号；文件题名填写文件标题的名称日期填写文件形成的日期　　　　未按要求编目的每项扣罚部门资料员5元　　　　（五）工程档案的装订　　　　案卷可采用装订与不装订两种形式文字材料必须装订既有文字材料又有图纸的案卷应装订装订应采用线绳三孔左侧装订法　　　　（六）工程档案的归档　　　　1、单位工程竣工验收完成后30日内部门资料员要完成该工程档案的归档工作未按时归档的扣罚部门资料员5元　　　　（

5、七）工程竣工档案移交　　　　工程竣工验收完成后60日内部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆一份移交给工程档案室未及时办理移交的扣罚部门资料员5元　　　　（八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号）　　　　工程代号由集团公司统一规定档号由工程档案中心根据工程代号填写　　　　案卷号如：第1卷1.1.11　　　　专业号如：基建类1为1.1.1　　　　工程代号如XX花园首期为1.1　　　　楼盘代号如XX花园代号为1　　　　（九）工程档案的保管　　　　工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流

6、失保持档案室的干燥和通风保证工程档案不被腐蚀　　　　（十）工程档案的统计　　　　工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计及时催促借阅到期文件的归还　　　　四、工程档案保管期限　　　　保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）　　　　1、永久：是指工程档案需永久保存　　　　2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命　　　　3、短期：是指工程档案保存20年以下　　　　同一案卷内有不同保管期限的文件该案卷保管期限应从长　　　　五、工程档案密级　　　　密级分为机密、秘密两种同一

7、案卷有不同密级的文件应以高密级为本卷密级　　　　工程准备阶段文件为机密级监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级　　　　六、工程档案的借阅及销毁　　　　按照集团公司档案管理制度执行　　　　本制度由部门经理负责考核部门资料员工程技术部经理考核工程档案管理室档案员　　　　七、本制度自发布之日起执