使用Excel管理数据

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1、第6章使用Excel管理数据Excel作为一种电子表格软件，其应用非常广泛，不但为制表提供了方便，还允许输入计算公式，进行自动计算。此外，Excel还提供了大量用于数学、统计、财会等方面的函数，实现了制表自动化。通过本章的理论学习和上机实训，读者应了解和掌握以下内容:Excel的工作界面工作表的基本操作与编辑格式化工作表的方法工作表的计算方法用Excel管理分析数据统计图表的制作方法本章章节内容安排如下：6.1熟悉Excel工作界面6.2工作表的操作与编辑6.3格式化工作表6.4工作表的计算6.

2、5数据的管理与分析6.6制作统计图表6.7思考与练习6.1熟悉Excel工作界面选择“开始”｜“程序”｜MicrosoftOffice｜MicrosoftOfficeExcel2003命令，系统将打开如下所示的Excel2003工作界面。6.2工作表的操作与编辑工作表操作编辑工作表工作表操作在首次打开一个新工作簿时，默认情况下该工作簿包括了3个工作表。但是在实际应用中，所需的工作表的数目可能各不相同，有时需要向工作簿添加一个或多个工作表，有时则又需要从工作簿中删除不再需要的工作表。编辑工作表对于

3、创建好的工作表，用户可以利用Excel的编辑功能，对工作表及其数据进行各种操作和处理，以保证工作表数据的准确性。常用的操作如下所示：选中单元格或单元格区域修改单元格内容编辑行、列和单元格移动和复制单元格或区域中的数据6.3格式化工作表建立好工作表之后，通常还需要对工作表进行格式化操作，这样可以使工作表更加美观，同时工作表中的各项数据更易于阅读。Excel提供了丰富的格式化命令，可以设置单元格格式、设置数字格式、改变列宽和行高及自动套用格式等。设置单元格格式调整行高与列高设置条件格式自动套用格式隐

4、藏与取消行与列为工作表添加背景图案设置单元格格式对工作表中的不同单元格数据可以根据需要设置不同的格式，如设置单元格数据类型、文本的对齐方式、字体、单元格的边框和图案等。在Excel2003中，使用“格式”工具栏、快捷菜单或“格式”菜单命令，可以设置文本和单元格格式。调整行高与列高在向单元格输入文字或数据时，常常会出现这样的现象：有的单元格中的文字只显示了一半；有的单元格中显示的是一串“＃”号，而在编辑栏中却能看见对应单元格的数据。其原因在于单元格的宽度或高度不够，不能将这些字符正确显示。因此，需

5、要对工作表中的单元格高度和宽度进行适当的调整。设置条件格式在日常应用中，用户可能需要将某些满足条件的单元格以指定样式显示。条件格式功能可以根据指定的公式或数值来确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的指定单元格中，并突出显示要检查的动态数据。如下所示为“条件格式”对话框。自动套用格式Excel内置了大量的工作表格式，这些格式中组合了数字、字体、对齐方式、边界、模式、列宽和行高等属性。套用这些格式，既可以美化工作表，又可以大大提高工作效率。如下所示为“自动套用格式”对话框。隐藏与取消行与列在“

6、格式”菜单的“行”、“列”子菜单中都包含了“隐藏”与“取消隐藏”这两个命令。如果用户想隐藏某行或某列中的数据，应首先选中该行或列，然后选择“格式”｜“行”或“列”命令，打开其子菜单并选择“隐藏”命令即可。如果需要恢复被隐藏的行或列，首先选中整个工作表，然后在菜单栏中选择“格式”｜“行”或“列”命令，打开其子菜单，并选择“取消隐藏”命令即可。为工作表添加背景图案在Excel中，还可以为工作表设置背景图案，以增强工作表的显示效果。需要注意的是添加的工作表背景图案不能随工作表一起打印出来。在菜单栏中选

7、择“格式”｜“工作表”｜“背景”命令，在“工作表背景”对话框中为工作表选择一张图片，单击“插入”按钮，即可为工作表添加背景图案。6.4工作表的计算在工作表中进行数据计算，是Excel的重要功能。掌握好这部分内容，是使用Excel进行数字管理的先决条件。Excel提供了公式与函数，为用户分析和处理工作表中的数据提供了很大方便。在工作表中，可以使用公式对表格中的原始数值进行处理。通过公式及在公式中调用函数，可以进行简单的数据计算，还可以完成较为复杂的财务、统计及科学计算等。使用公式使用函数使用公式公

8、式是在工作表中对数据进行分析的等式。它可以对工作表数值进行加法、减法和乘法等运算。公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。使用函数函数可以看作Excel包含的内置公式，用来对单元格区域进行计算。Excel中包含了各式各样的函数，以方便用户工作中的各种运算，大大提高工作效率。函数作为预定义的内置公式，具有一定格式的语法，要想正确使用它，应首先掌握它的语法。函数的语法如下。同公式一样，函数的结构以等号(=)开始，后面紧跟函数名称和左括号