浅谈企业档案管理工作

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1、浅谈企业档案管理工作摘要:企业档案管理工作是企业管理屮的一部分，必须适应现代企业和新时代的需要。档案管理既耍做到为业务对象提供优质服务，乂耍使档案管理和保密工作严格操作进行。本文就从金业档案管理的基本要求和流程，档案管理电子化,企业管理创新等儿方血进行论述。关键词:档案管理电子化创新刖S企业管理中档案管理占有很重要的地位，没有好的档案管理，会造成企业所有记录的混乱，严重时会造成企业经营的短期混乱。企业档案是指企业在牛产经营和管理活动屮形成的对国家、社会和金业有保存价值的各种形式的文件材料。。主要包括文字、

2、图表、音像等。所以做好企业档案管理工作成了企业管理不能懈怠的一个环节。一、企业档案管理基木要求和业务流程1.1档案库房的建立和管理制度从总体上來说，不管金业规模大小,凡是档案库房的设立，必须按照国家有关规定单独兴建。一些不貝备条件的企业，往往将库房设在办公楼之内，但是这要注意，不是任何一间办公室都可以作为库房使用的，首先这耍考虑到楼墙、楼板的承重性，而「L从保密性来看,是不宜将库房设在办公室的最底层的。如來安防、监控做的不好，很可能造成档案的丢失、损毁及泄密等恶性事故的发生。档案库房要求达到“十防”要求，

3、以有效保护档案资源。另外，应该尽量将库房、办公室和阅览室三分开。企业档案管理库房应该要制定专人负责管理,库房的管理制度要严格，因为档案库房的严格、科学管理，是做好档案保管、维护档案保密工作的基本。一个成功的企业都冇一整套适合自己金业发展的制度体系。同样一个企业档案管理的成败很大程度上取决于制度的建立和执行情况。因此，为了企业档案管理工作的健康发展，建立健全可操作的档案管理制度体系和档案管理人员的岗位职责尤显重要，它是保证档案安全保管和有效利用的基石。《金业档案管理规定》(2004-03-09)笫四条明确规

4、定：中央管理的金业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。企业制定档案管理制度的重要性可见一斑。1.2档案管理流程档案管理中，档案的归档和借阅都有严格的规范要求。档案管理通常包括档案的收集、鉴理、排架、保管、统计、提供利用和鉴定销毁。(1)文件的收集工作。现代企业的档案管理人员已经不同于传统企业档案员，他们己经不再是“看堆守摊”的库房管理工。他们要有一责任心和使命感，关注木企业启归档责任的部门在工作中对有价值的文件材料的收集和积累情况,定期指导其按规定对有价值的文件材料进行收集、积累、整理和归档，

5、避免重要资料在归档前就丢失和损毁。同时耍时刻关注社会的进步、企业的发展、企业内部部门职能的拓展、先进的技术和先进的管理方式方法在本企业的应用等客观情况，档案管理人员要存较强的职业敏感度，及时掌握信息并适时调整归档范围，尤其是计算机技术的广泛应用，许多金业使用或准备使用ERP管理模式(ERP—EnterpriseResourcePlanning企业资源计划系统，是指建立在信息技术基础上,对企业的所有资源包括物流、资金流、信息流、人力资源等进行整合集成管理，采用信息化手段实现企业供销链管理，从而达到对供应链上

6、的每一环节实现科学管理。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源,最人化地创造社会财富的要求,成为企业在信息时代牛存、发展的基石。在金业中，一般的管理主要包括三方而的内容:生产控制(计划、制造)、物流管理(分销、采购、库存管理)和财务管理(会计核算、财务管理)；三大系统集成一体，加Z现代对人力资源的重视，就构成了RRP系统的垄本模块。商通ERP系统将各个模块细化，拆分，形成相对独立又可无缝衔接的软件系统，使得不同规模的企业可根据需要H由组合，让企业的

7、资源得到最优化配置)，系统形成的一些数据一旦丢失就不再牛，档案管理人员要加强对归档责任部门的档案资源形成过程的控制和保护指导，避免因重要资料、资源的遗失给企业造成不可挽回的损失。(2)文件整理。档案移交到档案部门后,档案工作者要按照行业或专业标准对归档文件进行整编，编冃、装订、著录、排架,完成从文件到档案“身份”的转换，并使其具备借阅条件。档案整理工作包括分类、整编、编日等。文件材料、数据归档后就进入档案管理工作范围内。档案整理的好与坏,完全依赖档案人员的责任心和业务能力。其小档案分类工作很重要。档案分类

8、应根据行业或专业的规定进行。不同行业有不同的分类标准。分类正确会为今后提供利用档案时检索该档案提供对靠地保证，是有效防止漏检的基础。(3)档案保管期限的确认。不同行业的档案保管期限的划分也很不一致。国家行政管理部门和企业都有相应的管理规范。档案管理部门要按照专业或行业规范严格管理。(4)档案保护。档案应保持清洁，依规定定期进行档案翻扌j。有效防止灰尘、霉虫对档案的损毁，确保档案安全保管。档案库房要做好温湿度控制，确保档案寿命。