浅谈工程建设项目监理档案的科学管理

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1、浅谈工程建设项目监理档案的科学管理摘要：监理工作是工程建设管理的重要一环，监理档案不仅是建设项日档案的一项重要内容，也是监理单位一项重耍的业务档案。文章阐述了监理档案的形成和重要性，分析了其管理现状和存在问题，并提出了加强管理的相关措施。关键词：监理档案管理中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：工程监理是指监理企业接受建设单位的委托，根据合同及有关要求，对工程建设参与者的行为所进行的监控、监督和评价，并采取相应的管理措施，制止建设行为的随意性，保证建设行为符合要求，促使建设项H按计划实现。我国

2、从1988年开始开展建设监理工作，从根本上改善了工程建设管理体制，提高了管理效率和工程质量。但就日前许多工程建设监理来看，山于对监理档案管理的重视不够，给监理一工作业绩评定和建设项目竣工验收都造成了一定的难度。一、监理档案的形成监理档案是指在监理活动屮直接形成的具有一定保存价值的各种形式和载体的文献，它不仅反映出施工进度、工程质量情况，而且是监理工程师公正处理索赔和延期、合理解决合同纠纷的依据，是监理单位进行工程建设管理的成果，对该工程项目竣工后的管理和维护具有长期或永久查询、考证和指导作用。监理档

3、案是工程建设项冃档案的重要组成部分，完整、准确、系统的监理档案能为工程建设、运行、管理维护提供可靠的依据，是评定监理工作、界定监理责任的证据，也是工程建设管理、审计检查工作的垂要依据，其重要性不言自明。二、监理档案的重耍性监理档案对于监理单位和建设单位都有非同寻常的意义。监理工作不同于工程勘察、设计和建筑施工，有着自身明显的特点：即不以实物形式体现，是一种管理性质的软服务，它的工作效果不能单独呈现出来，而是隐含在建设产品之中，这就要靠完整、翔实的监理档案来体现。同时，监理档案的质量，也直接影响到工程

4、项目的竣工验收，在建设单位项日档案中举足轻重。因此，监理档案是监理单位和建设单位档案管理的一项重要内容。三、监理档案管理存在的问题一项工程项目的建设，尤其是规模大、投资多、自然条件复朵、涉及面广、建设周期长的工程，所形成的监理档案是十分浩繁的，而且杂乱无章，形式不一。山于部分监理单位对监理档案资料的管理工作不重视，造成了监理档案管理存在一些问题，主要表现在：1、监理人员档案意识淡漠。在工程建设中，监理人员将主要精力放在了抓进度、抓质量、抓关键目标的实现上，忽视了档案管理工作，档案意识不强，对监理档案

5、重要性认识不够，不重视原始资料的形成和积累，导致原始资料内容填写不准确、签署不全、墨迹不符合要求、签字潦草难以辩认。2、归档制度不健全、资料收集滞后。工程建设项目具有建设周期长、人员变动大的特点，容易造成监理资料交接手续不到位，导致原始资料遗失。由于制度不健全，没有合理确定归档时间，导致该归档的原始资料滞留在个人手屮，也容易造成原始资料的丢失。部分监理项目的监理人员平时不注意资料的收集、编写和整理，一旦工程验收或检查时搞突击，粗制滥造、漏洞百出。3、忽视对施工单位档案工作的监督、检查。工程监理对施工

6、单位档案工作进行监督、检查是监理的工作职责，工程监理要对施工单位文件材料的形成情况进行质量检查把关，在控制节点进行审核、签署，发现问题及时令其整改。《国家重人建设项目文件归档耍求与档案整理规范》规定:“建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件”、“监理单位对施工单位收集、编制、整理后的项目竣工文件的完整准确情况和案卷质量进行审查”。四、加强监理档案管理的措施1、加强宣传，提高档案意

7、识。工程监理单位应充分认识到档案管理对监理工作的重要性，定期开展档案知识讲座，深入学习《档案法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《重大建设项R档案验收和整理规范》等法律法规，逐步提高监理人员的档案意识，使监理人员了解档案工作的重耍性，明白档案整理规范耍求，支持档案工作并发挥每个监理人员的作用，共同做好档案工作。2、建立健全档案管理制度。重视监理档案管理工作，成立档案工作领导小组，加强组织领导，明确档案管理职责，设置专职监理档案员，并将档案工作纳入工作责任制，加大考核力度。建立健全档案管理制度，

8、规范档案收集、整理、组卷、编号、编冃、鉴定、朮核等各环节的程序和标准。明确监理档案的收集范围、保管期限和分类方案，确保档案工作协调及时有力，档案收集整理有章可循。3、监理工作与监理资料收集同步。监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。根据这个特点，为了保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理机构还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度，监理人员汇报监理工作时，应同时汇报监理资料的情况。总监理工程师在检查监理人员工作时，也应同时检查其负责的监理