浅谈施工企业档案资料有效管理措施

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1、浅谈施工企业档案资料有效管理措施摘要：在国家宏观政策引导下，工程建设领域也启动标准体制改革的序幕。工程资料作为体现标准化水平的重耍载体，日益引起建筑业各级管理部门、管理者的高度重视。为了加强建设T程文件的归档整理丁作，保证工程文件能够及时形成和归档，为产品质量的验证提供客观证据。为企业经济活动及各类资质取证积累基础资料。关键词：档案；资料；管理，措施中图分类号：TU984文献标识码：A文章编号：1IJIJ§工程资料发挥着不可替代的重要作用，工程文件资料是对工程施工全过程的真实记录，是进行工程过程管理、交工验收和竣工结算的重要依据和基础，并为工程竣工

2、后的使用功能、工程扩建、改建和维修提供重耍依据。是质量责任人的有效法律凭证，为工程管理决策者提供准确、直接的工程信息。在资料收集的过程中，需要依靠行业标准和程序文件的运行來有效控制资料的完整性、有效性、真实性，在工程文件归档资料的朮核鉴定过程就需要资料管理人员具冇过硬的专业水平，对工程知识有一定的了解，熟悉《建筑工程施工质量验收统一标》、《建设工程文件归档整理规范》和企业体系文件运行的要求。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要

3、，也是档案部门的要求。2档案文件记录、控制工作的主要内容2.1记录控制工作:对与工程建设冇关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理、立卷、归档。还应对记录的分类标识、保存、保护、检索、保存期限和处置做出规定。为T程质量的检验，环境、职业健康安全的绩效及管理体系有效运行和改进提供客观的证据。2・2加强文件控制工作：资料管理人员负责本单位所有与质量、环境、职业健康安全管理体系冇关的文件的控制管理，进行管理体系文件的接收、发放、有效性识别、有关更改、回收、销毁等工作。在工作中，经常出现山于丁作人员的不细心

4、，导致过期文件、规范、图集等资料没有及时销毁或更新，文件的接收、发放登记不齐全，重要文件不能有效识别的事情发生。2.3企业内部人员借阅档案室的文件，应实行档案借阅审批手续，详细注明借阅文件的名称、编号，借阅单位名称，借阅时间和归还时间，借阅人必须本人签字方可。2.4企业作废的文件应以书面形式公布于企业的内部宣传窗口，详细注明作废文件名称、编号、版次、作废时间，及代替文件的名称和编号,作废文件应冇部门主管的批示。2.5对有效性文件的识别应单独归类，填写有效文件控制清单，并不定期检查文件的有效时间，超过有效时间的文件，应进行销毁，并做好销毁记录。2.6

5、在企业运营中，部门与部门之间，项目部与业主、监理、设计之间，各部门人员之间，所发放、收集的文件均应填写收、发文登记表，确认文件落实到具体的个人。填写的资料应完整，字迹应工整。2.7文件的更改应注明被更改文件的名称、编号、版次、更改原因,以及被更改内容。3程序文件及体系运行在项目审核中容易出现的问题我公司每年3月参加企业的内部审核，4月参加外审，9月参加集团的内审，10月参加集团公司的外审，每季度公司还会组织项H巡查，这一系列的检查活动，都是为了保证项目体系的有效运行，质量、环境、职业健康安全三大目标控制在有效范围内的前提下，加强管理人员的专业素养，

6、在循环的检查中，使企业管理水平达到国家和地方标准，通过对新规范、标准的学习，使之更加的专业化，规范化。但是在资料文件的形成阶段和收集过程中容易被忽视的地方.3.1项目各级管理人员或专业分包人员未能及时向项目总工或专业工程师提供各自的相关资料,导致资料形成时间滞后。移交资料的过程中,未能逐个填写移交资料，收、发文登记不及时，若资料遗失，易出现双方推卸责任的情况。3.2隐蔽工程的资料填写的不完整，施工用原材料和辅材收集不够齐全，复试材料存在时间差。建筑工程的内在质量只能通过查看施工过程屮形成的资料来获取信息，若不够完整、准确，资料对工程质量的内部描述就

7、不够清楚，也不能作为有据的参考。通常容易忽视建筑辅材收集的齐全性（如：焊丝、膨胀螺栓、套筒、管件等），对隐蔽工程内容的细节描述也不够清楚,施工记录间断,如此就不能发挥档案资料的查证作用o3.3施工组织设计和施工专项方案里列出的规范、图集存在过期未作废的情况，项目部未能及时更换新的规范、图集。对有效文件的识别控制不及时，甚至存在冇的冇效文件没冇出现在冇效文件控制清单里面。3.4各层管理人员对施工工艺和工序的标准耍求存在投机性，在施工过程中，有的施工工序或管理程序比较繁琐，一些刚进入施工企业的青年同志缺乏约束性，以繁化简。而一些分包管理人员为追求利益最

8、大化，偷工减料，简略施工工艺的要求，或套用作废的标准规范，造成质量隐患。需要项目部人员加强监管，保证施工质量。3.5企业现