秘书事务管理之接待

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1、事务管理接待事务管理——命题思路三级三级秘书属高级秘书，其基本职能包括办事、协调、参谋三个方面，其主要活动是围绕上司的活动展开的。高级秘书的FI常活动涉及面很广，例如，既要替上司管理时间，为上司的工作排除各种干扰，又要收集各种信息，捉供方案、意见；既要协助控制，沟通协调，还要办文、办事、办会。因此，命题时主要考虑考核考生的管理、协调与参谋能力，要求考生掌握较高水平的办公管理知识、技能及解决问题的能力。事务管理——命题思路三级技能复习指导重点1・安排涉外礼宾次序；2.安排涉外迎送仪式；3.安排涉外会见会谈和拜访；4.安排涉外宴请；5.选择馈赠礼品；6.选

2、择办公模式；7.提出办公室布局方案；&提出改进工作流程的建议；9.处理突发事件；10.做好督查工作；11•制定工作计划；12.确定承办期限；13.进行目标管理；14.制定办公用品和设备的采购程序，提出采购预算方案；15.调配办公用品;16.对信息进行加工、编写、提供利用，能够反馈信息。事务管理——复习指导要点复习指导要点事务管理提示：提示：应指导考生将重点放在“相关知识”与“工作程序”两部分内容的学习上。认真阅读“示例分析二以加深对于相关内容的理解。“注意事项''中捉及的内容与“相关知识”和“工作程序”有很大的关联，是进一步的强化，要指导考生加以理解。

3、“相关链接二主要是提供一些阅读材料以拓展考生的视野，不作为考核的重点。第一部分礼宾次序安排礼宾次序的方法1、所在国家或地区的拉丁字母，所在国家或地区的拉丁字母,2、來宾的具体身份和职务的高低，、來宾的具体身份和职务的高低，3、来宾抵达的具休时间，、來宾抵达的具体时间，4、來宾告知将要到访的具体时间，、來宾告知将要到访的具体时间，5、不排列。、不排列。问题：举行大型会议或体育比赛时用哪种？问题：举行人型会议或体育比赛时用哪种？在礼宾实践中，常用的方法是：在礼宾实践中，常用的方法是：先按來宾的身份、职务高低排列；先按來宾的身份、职务高低排列；身份相同者，再

4、按国家、身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的称的拉丁字母顺序排列；第一个字母相同者，第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。间顺序排列。B确定礼宾次序的步骤：确定礼宾次序的步骤：（1）确定礼宾次序方案）（2）提前通知有关各方）（3）按礼宾次序排列座次、）按礼宾次序排列座次、名次、名次、出场次序B（1）确定迎候人（5）安排送行安排涉外迎送仪式的工作步骤：安排涉外迎送仪式的工作步骤：员（2）准备迎宾的物品（3）见面讲究礼节（4）送行前的拜访仪式DA会见与会谈3、会见会谈工作程序、会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，会见也叫礼节性会晤，

5、通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各口利益，的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各口利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，题性较强。题性较强。（1）约定）（2）通知对方有关事项）（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排）准备工作：背景资料、会见场所布置、（4）迎接客人）（5）会见、会谈）会见、（6）送别客人）BB文秘人员的职业形象问候要注意的顺男士先问候-主人先问候客人2、会面礼仪——问候会血礼仪问候问候要注意的顺序问题：序问题：地位低者先问候地位高者

6、地位低者先问候地位高者女士男士先问候女士——下级先问候上级下级先问候上级一主人先问候客人握手的次序有何讲究？“尊者决定”原则：具体情况（具体对待）尊者决定"原则:具体情况（具体对待）尊者决定年长者与年幼者长辈与晚辈老师与学生女士与男士已婚者与未婚者先至者与后來者（社交场合）先至者与后來者（社交场合）上级与下级客人來访时，客人來访时，迎候的时候是主人先握手客人告辞时，客人先握手。客人告辞时，客人先握手。客把主人介绍给客给位高者晚辈介绍当人多的时候，出介绍的次序如何？介绍的次序如何？1、把主人介绍给客人:人：人有优先知情权尊者居后：2、尊者居后：位低的介绍

7、给长辈；晚辈介绍给长辈；男士介绍给女士当人多的时候,职位最高者负责其他來宾名片使用有哪些禁忌？名片使用有哪些禁忌？接受名片后，一接受名片后，不宜随手置于桌上一不可递出污旧或皱折的名片一名片夹或皮夹置于西装内袋，避免由裤子后方的口名片夹或皮夹置于西装内袋，袋掏出一尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西一不更无意识地玩弄对方的名片上司在时不要先递交名片，—上司在时不要先递交名片，要等上司递上名片后才能递上口己的名片起身接受名片，一起身接受名片，并确定名片上信息辈份较低考，一辈份较低若，率先以双手递出个人的名片名片字反向，或背面，一名片字反向，或背面，左手递

8、商务交往中的谈话忌选话题：忌选话题：非议党和政府；涉及国家秘密和行业秘密；非议党和政府；涉及国