关于科研档案管理规定

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1、农科郑果办〔2014〕33号关于印发《郑州果树所科研档案管理补充规定》的通知所属各单位：为推进我所科研档案管理工作规范化、制度化、信息化,现将《郑州果树所科研档案管理补充规定》印发你处，请认真遵照执行。中国农业科学院郑州果树研究所2014年3月24日郑州果树所科研档案管理的补充规定科研档案是科学研究活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、软盘、声像等各种形式的文献资料。科技档案是我所开展科研活动的真实记录，是科研储备的一种形式和重要的信息资源，必须集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全和便于开发利用。根据国家《科学技术研究档案管理暂行规定》、我所2002年1号文

2、件《关于印发我所档案管理办法的通知》等文件的有关规定，结合我所的实际，特修订完善如下规定，为我所科研工作服务。一、科研工作和归档工作实行“四同步”管理科技档案是科研管理的重要组成部分，各单位要把科研材料的形成、积累、整理、归档工作纳入科研工作中，与科研工作紧密结合起来，真正实行“四同步”。（一）下达科研计划任务与提出科研文件材料归档要求同步进行；（二）检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步进行；（三）验收、评审、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步进行；（四）申报登记和评审奖励以及科研人员提升晋级考核与档案部门出具的科研项目归档情况证明材料同步。二、科研

3、档案归档范围在科研活动中形成的对我所和社会发展具有长远与现实参考价值和凭证作用的文件材料都必须归档。归档范括：综合管理、科研准备、实验研究、总结鉴定、申报请奖、推广应用等方面材料，其具体内容如下：（一）综合材料：科研管理行政文件材料、科研计划管理文件材料、科研成果管理文件材料、科研经费管理文件材料、申报科学基金及有关批复材料、学会工作材料。（二）科研项目准备阶段：开题报告与课题调研材料，任务书、合同、协议书，课题研究计划，计划执行情况，计划调整或撤销报告、课题投资和预决算材料。（三）科研项目研究阶段：实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录。综合分析材料，数据整理

4、材料，研究工作阶段小结，年度执行情况报告、配套的音像材料、样品、标本等实物。（四）鉴定总结阶段：鉴定大纲、研究报告、论文专著、工作报告、技术报告、科研成果鉴定证书、专家评审意见、鉴定会全套材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）、查新报告、推广应用意见，对外交流材料；成果登记证书。（五）申请报奖总结阶段：科学技术奖励推荐书与鉴定总结材料；科研成果奖励材料（奖状、奖章、证书）、专利申请书及专利号等材料。（六）推广应用阶段：转让合同、协议书、生产定型鉴定材料，成果引用或投产反馈意见，成果宣传报道材料、对外交流材料。我所举办的学术报告会资料，有关会议记录、各种简报、总结等

5、，以及我所科技人员参加各种学术交流的材料。科研负成果（包括中途停止和失败）文件材料也应归档。三、科研档案的整理立卷、归档科技文件材料的立卷，以一个课题、专题或一个项目为单位，及时加以系统整理，将需归档的科技文件材料，组成一个或数个保管单位（卷）上交文秘办档案室。凡归档的文件材料必须是原件（定稿），写明作者和文件定稿时期，为便于保存。四、科研档案归档要求各课题组于每年10月底前将上一年度完成的课题等全部材料整理后送入文秘办档案室立卷存档。此项工作应作为科技人员晋升、受奖和评聘技术职务的条件之一。在对科技成果进行鉴定前，要由文秘办档案室对应归档的科技文件进行检查、验收，

6、并在《科学技术研究档案文件表》上签字盖章。凡是档案不完整、不准确、不系统则不予验收，不加盖所公章，不予开展新课题及鉴定。五、档案借阅管理借阅档案须严格履行借阅手续，填写借阅登记表；借阅机密档案，须经综合处文秘办公室。部门之间交叉借阅档案时，应征得立卷单位同意方可借阅。外单位借阅档案必须持单位介绍信，并经主管所长批准，报综合处文秘办公室方可借阅。借阅档案一般应在档案保管处阅卷，必须借出时，借期一般不得超过两周。如长期借阅，须经综合处文秘办公室批准，办理续借手续，到期及时归还。凡借出档案必须当面点清，归还时核对点收。借阅人员不得擅自拆卷、翻印、拍照、复制，严禁在档案上折

7、叠、涂改、抽页；因工作需要，必须拆卷、翻印、拍照、复印时，须经综合处文秘办公室同意；借阅人员不得丢失、泄密，不得转借带离单位。职工在办理调动和离退手续前，要还清档案。借阅人员如违反借阅规定，应由所在部门协同查清，并按《中华人民共和国档案法》有关规定予以处理。