浅论大学生档案管理中存在的问题及对策

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1、浅论大学生档案管理中存在的问题及对策高等院校学生档案是国家人事档案的组成部分，是人学生在校期间学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录，是学校教育、考察、培养准人才的第一手资料，更是用人单位选拔聘用、考核培养的主要依据。在步入知识经济时代、中国市场经济逐步建立完善的大背景下，高等院校学生档案工作出现了不少新情况、新问题。因此。深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题，対于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业，甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。一、当前高校学生档案管理中存在的问题1.缺少相关的法律法规。虽然我国针对高校学生管理颁发了不少文件，但到日前为

2、止，却没有颁布专门针对高校学生档案管理方面的法规。对学生档案管理的归属并没有作出明确的规定。另外，在管理过程中也没有形成统一的建档标准，故导致高校学生档案管理体制不一：一些高校为了便于利用，实行分散管理即把学生档案存放在各个院系；一些高校把学生档案放在校综合档案室实行综合管理；还冇一部分高校把学生档案存放在校人事处与干部人事档案一起管理。但上述这些管理方式都存在一个共同的问题：学生档案的管理工作都是归属于某个部门，它既没有明确的定员编制,也没有具体的办公经费及工作量考核标准,所以相关部门都不会投入大量的人力、物力和财力进行专项管理。在这种不规范的环境中进行学生档案的管理，势必导

3、致其运行杂乱无序。2•档案的收集不够全面、整理不够规范。H前高校学生的档案所涉及的材料和内容较为繁多，加之缺少建档标准，导致高校学牛档案的收集不够全面、整理不够规范。经常会出现像材料书写不规范、纸张规格不一、材料缺失等诸多问题。许多反映学生综合素质的材料得不到及时的归档，如计算机等级证书复印件、大学生英语四、六级证书复印件、大学生能力、技能竞赛证书复印件及各类社会实践活动材料，等等。现有大多数归档材料只是大学生高考录取时的材料、学习成绩总表、入党入团材料、校毕业生登记表、体检表等，这不利于全面了解每一位学生的实际情况和个性特点。在强化素质教育，提倡培养复合型人才的今天，如果仍然

4、沿用传统的归档范围，那是远远不够的。3•档案管理模式老套、技术陈旧落后。大学生在学期间形成的档案是其人事档案的基础，不容分说，这份档案将记录其人牛的起点。知识经济时代，档案电子化、信息化的浪潮汹涌澎湃——君不见，数年之前，高中毕业生的电子档案己经出现。令人不解的是进入大学以后的档案却是沿用了数百年的纸质档案。研究者已经注意到这种“返祖还原”现象，指出目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式屮。大学生档案管理体制、管理模式、技术手段滞后于信息时代。二、解决高校学生档案管理问题的对策1•引起重视，统

5、一观念。现在的高校普遍对学生的档案管理工作不重视，这使得高校学生档案管理工作的相关的设备和技术的运用都存在着很多的不足，为了能够更好地适应现代化信息化的档案管理方式，就需要对高校档案管理工作进行重新的全面的认识，只有认识到其对于整个高校的人事档案管理工作、学牛的学习就业、学校的人才战略等发展的重要性，进行统一认识，加强思想高度，才能抓好相关档案管理工作的落实，不能存在丝毫懈怠。2•建立完善的管理体制。由于高校有着自己的人事档案管理系统，其工作人员具有丰富的档案管理的经验，为了能够最大程度地发挥其作用，可以使高校学牛档案管理部门挂靠在高校的人事档案管理部门，这样不但能够发挥其专业

6、人才的作用，还能更快地建立和完善高校学生档案管理部门，山于学生档案管理部门的档案流转性相对较高，需要给予其足够的专业人才和设备保证，这样才能保证高校档案管理工作能够更加顺利地进行。3•建立信息化的档案管理方式。随着信息化技术的不断发展，信息化在促进高校学生档案管理工作效率化科学化安全化方面起了重耍的作用，为了更好地适应当今社会对于档案的查看和调度的相关的需求，信息化的档案管理方式的建立就需要在高校中尽快给予建起，这就需要从两个方面做准备。1•吸纳专业的人才。高校学生档案管理的信息化是一项需要专业技术的行为，其不但要冇档案管理的知识还需要其具备一定的计算机以及相关设备的使用技术，

7、这样才能保证在推进高校学生档案管理信息化的时候，能够得到技术上的保证，使高校档案管理信息化建设更加顺利。2•对现有管理人员进行培训。现在的工作人员是未來档案管理的重要依据，为了能充分发挥其対档案的熟悉度和掌握度，在信息化的背景下，就需要进行必要的培训，增加科学化的档案管理知识，不断武装自己的头脑，另外要对其进行计算机技术的普及，这样才能够使其胜任将来的高校学生档案管理信息化建设工作。（作者单位湖北省仙桃职业学院）