最新资料档案整理及分类

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1、最新资料档案整理及分类　　　　一、档案的分类原则：　　　　以各单位全部档案为对象依据其基本职能结合档案内容、形成特点以及载体形式保持档案之间的有机联系实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化便于档案的科学管理与开发利用　　　　二、档案的分类和大类设置办法　　　　(一)大类的设置原则上每各单位设置八个大类即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料　　　　(二)各类内档案的分类办法　　　　1、文书档案分类有4种方法　　

2、　　(1)保管期限年度分类法即先将归档文件按保管期限分类每个保管期限下按年度分类我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法采用这种分类比较便于操作尤其对于小单位而对于大一些的单位虽说不用份问题但为了查找方便还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种

3、、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件在实际操作中如果上、下级文件不多则和本级合并装盒归档如果上级文件和下级文件较多则将上、下级文件与本级文件分开上级排前本级排中下级排后此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下从“1”开始编制一个大流水号件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内从“1”开始编制一个流水号这种分类法档案盒背脊排列如图：　　　　(2)保管期限年度问题分类法即先将应归档文件材料按保管期限分类每个保管期限下按年度分类再在年度下按按问题(如综合、政工、

4、业务)分类此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)以“卷”为整理单位的在按问题整理档案前先要按级别分类上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中除非是针对本级的文件以“件”为整理单位的上、下级文件又必须分到各个问题类目中此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下从“1”开始编制一个大流水号件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中同一个问题内从“1”开始编制一个流水号　　　　(3)问题年度保管期限分类法即先将归档文件按

5、问题分类每各问题下按年度分类再在年度下按保管期限分类此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)此种分类法盒号编制方法是同一问题内从“1”开始编制一个大流水号件号编制方法是同一年度内同一保管期限下从“1”开始编制一个流水号　　　　(4)年度保管期限分类法即先将归档文件按年度分类每个年度下按保管期限分类此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用他们是按照上级业务主管机关的规定办的此种分类法盒号编制方法是同一年度内从“1”开始编制一个流水号件号编制方法是同一保管期限下从“1”开始编制

6、一个流水号　　　　2、业务档案按种类保管期限年度分类法　　　　3、科技档案采用种类保管期限—年度分类法　　　　4、会计类档案分类有2种方法　　　　(1)采用种类保管期限—年度分类法即把报表、账簿、凭证、其他分开再按年度时间排列历年各编一个案卷流水号这种方法适合会计档案数量少的单位　　　　(2)年度类别保管期限的分类方法首先应分开会计年度再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)然后在各类内按保管期限的长短顺序排列一年编一个案卷流水号这种方法适合会计档案数量特别多的单位　　　　5、声像档案一般采用载体形

7、式年度保管期限分类法按载体形式设置三级类目时音像类可分为照片、录音带、录像带;　　　　6、电子档案按照载体形式年度保管期限分类法电子类可分为磁带、光盘;　　　　7、实物档案一般采用载体形式年度分类法实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类也可以分为可折叠类和不可折叠类等　　　　8、图书资料按照类别年度分类法图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他