【推荐】【档案管理论文】谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

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1、谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用1.档案管理慕础工作存在的论文联盟主要问题分析我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方血尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体來讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理Z中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统i等情况形成了档案基础普遍较差的局而。主要问题集中反映在以下儿个方面：一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素羡至没有案

2、卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内II录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限纽的还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一冇的一、二页纸一文一卷冇的五六百页纸一类一卷。总Z综合性档案馆建馆时间越长馆藏最越人的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。2.实行标准化、规范化的工作程序和方法，捉高档案管理基础工作水平从科学与经验屮都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的

3、工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。2」全血普查案卷，去糟収梢这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年來未做全而的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。2.2重新组合案卷实现案卷规范化将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新纽卷。重新纽卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加

4、工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而目•亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。2.3结合本馆实际规范著录工作著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基木依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并

5、对我馆实行档案计算机管理工作有很人的促进。毕业2.4统一分类号保证检索查全率计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如物价问题涉及的行业较多我们就统一归入J类然示再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程屮还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织人家统一认识统—•标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。2.5规范题名保证检索查准率档案的分类号保证了检索查金率毕业而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查

6、全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程屮耍规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要索。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名屮经常有请示报告等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写请示凡不要求批复

7、的文件则写报告等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、吋间为机构分别著录为U后制作《人名冃录》等检索工具打下了棊础。论文代写1.加快数据准备推进档案现代化管理进程在档案管理基础工作的各个环节屮计算机数据的准备工作是一个人工程尤其是对于那些建馆时问较长的综合性档案馆來讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量人而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序少方法会使计算机因数据准备不足