浅探公文发文字号中嵌字规范化使用

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1、浅探公文发文字号中嵌字规范化使用【摘要】在实际应用中，嵌字的使用经常呈现混乱的局面。本文在总结前人研究的基础上，通过分析发文字号中嵌字的使用现状及其使用不规范的原因，进而提出具体的应对策略，以期对发文字号的规范化使用有所裨益。【关键词】公文；发文字号；嵌字；规范化发文字号，又称发文编号、文号，是发文机关就一定时期内（一般是一年）各种不同公文进行排列的顺序号。它是公文的重要组成部分，每一个发文字号都代表了一份公文。长期以来，应用写作学界一直致力于推进发文字号的规范化使用，从多角度对其进行研究。但对于嵌入“

2、发文机关代字”与'发文年份”之间的诸如“发^呈^函”之类的字（以下简称“嵌字”）的归类问题，研究者们各执观点。一是认为发文字号中应当使用嵌字。二是认为发文字号中不应该使用嵌字。三则认为发文字号中是否使用嵌字视具体情况而定。前人的研究对于应用文的写作及应用都有一定的理论指导和现实意义，但过于绝对化的说法和做法使公文处理过于死板硬化，不利于公文处理规范化；视情况而定的做法固然比较合理的，体现了公文处理规范性与灵活性相结合的特点，但如按上述的分类标准来确定是否使用发文字号，则会陷入研究层面过于浅显，经受不住进

3、一步推敲的窠臼。笔者认为，发文字号中需使用嵌字，但是此前要建立一个统一的标准，该标准需体现出一定的层次性。即优先以第一级标准来选用嵌字，在无法按照这一级标准来选用时，则用二级标准。—、发文字号中嵌字的使用现状建国以来的历次公文处理相关条例、办法均明文规定：发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”。由此可见，发文机关代字、年份、顺序号是发文字号中固有的三要素。如“粤府(2016)18号”,即是由广东省人民政府的机关代机“粤府”+发文的年份“2016”年+发文顺序号“18号”三要素组成。但是在实际应

4、用中，发文字号并不都是简单的三要素形式，而多在“发文机关代字”与“年份”之间嵌入“发,，“呈字,，“函”等嵌字。此类嵌字夹在发文机关代字与发文年份之间表示一定意义。据统计，嵌字的表现形式主要有:(-)表示行文方向的嵌字。有“发、呈、函”等,下行文一般用嵌字'发',如“国办发(2016)16号”,表示国务院办公厅2016年下发的第16号文件；上行文一般肘呈',如“黔府呈〔2015〕31号”,表示贵州省人民政府2015年发出的第31个上行文件;平行的一般肘函',如啷政函(2016)74号”,表示湖北省人民政

5、府2016年发出的第74号信函。(%1)表示文种的嵌字。有嗖、通、报、请”等,嗖”表示批复，如“司复(2015)4号”表示司法部2015年发出的第4号批复;“通”表示“通知”，“鄂组通(2016)2号”表示湖北省组织部2016年发出的第2号通知；“报”表示文种“报告”；“□”表示文种'请示”等。(%1)表示文件内容特征的嵌字。如“干”表示文件的内容与干部人事任免相关，“桂政干(2016)19号”表示广西壮族自治区人民政府2016年关于人事任免方面的第19号文件。(%1)表示发文形式的嵌字。如“明电，表示

6、与电报相关的文件，如“吉政办明电〔2015〕16号”表示吉林省人民政府办公厅2015年以明码电报形式下发的第16号文件。(%1)表示其他意义的嵌字。如“秘^文^字”等“皖政办秘(2014)251号㈡闽政文(2016)161号^榆政字〔2016〕16号”等。由上述内容可看出，发文字号中嵌字的形式多种多样，这一方面体现了公文写作处理的灵活性，同时也将公文的性质、内容、特征等方面表现得更为简洁明了；另一方面，由于各省、部门在行文时各自依据的标准不一，在同类情况下行文时选取了不同的嵌字，极易造成公文处理的混乱，

7、不利于公文规范化进程。据初步统计，我国大陆范围内的31个省、自治区及直辖市的省部级党政机关向下行文时，有80.6%在发文字号中使用“发”“字”“秘”等嵌字，仅有19.4%未使用嵌字。这一方面体现出将嵌字统一加入发文字号中的举措的合理性；另一方面则表明嵌字的规范化使用需建立在摆脱当前混乱局面的基础上。而要从根本上摆脱这一局面，首先须溯本求源，明了成因，才能对改进当局有所裨益。二、嵌字使用不规范的原因分析造成嵌字使用不规范的原因主要有以下四各方面：(一)上无原则性规定。现行《党政机关公文处理工作条例》(20

8、12)中对于发文字号的阐述较为简短，即“发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。”，此外并无其他补充说明和解释。由此给人一种“发文字号二发文机关代字+年份+发文顺序号”的直观印象，即发文字号除此三要素之外，再无其他构成要素。《党政机关公文格式＞(GB/T9704-2012)中对于发文字号中的排布、年份及发文顺序号作了较详细的说明，但只字未提“发文机关代字”，更未提到嵌字。因而发文字号的使用并不统一