试论档案管理数字化建设中的若干问题

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1、总第585期管理观察2015年8月第22期ManagementObserver上旬出版试论档案管理数字化建设中的若干问题朱建兴（温州职业技术学院，浙江温州325035）摘要：随着互联网技术的发展，人们日常办公逐渐向着智能化、自动化发展，信息资源变得复杂多样化，作为信息资源的重要组成部分，档案信息管理亦面临新的问题，旧的档案管理模式落伍，亟须向数字化管理转变。本文详细分析了档案管理数字化建设的现状和问题，并探讨改进策略，以期加快推进档案管理数字化建设进程。关键词：档案管理数字化建设近年来，数字化管

2、理系统已经在档案信息管理中普经习惯于将互联网作为主要资源信息获取渠道的现代人遍开展应用，数字化管理系统应用大大提高了档案信息而言，如果少了数字化档案作为支持，他们将无法检索、管理的工作质量和效率，但我们也不能忽视在档案数字搜集、下载档案信息，其档案信息需求也不能得到满足。化系统管理的过程中还存有一些问题和需要改进的方面，毋庸置疑，未来用户的档案信息需求将由实体化向内容只有不断完善，才能更好发挥数字化优势，服务于档案化转变，由纸质型材料向电子型材料转变，从到馆查阅管理者和用户信息阅读使用。方式向互

3、联网检索方式转变。只有顺应趋势，重新定位档案用户及用户需求，才能不断提升服务水平，发挥档一、档案管理数字化建设的含义及意义案信息的价值，档案管理数字化建设已经是当下信息资源共享发展的必然要求。（一）档案管理数字化建设的含义管理数字化有利于完善档案管理、增强档案的保存档案数字化建设指的是运用扫描技术、电脑技术、性。档案在中国已经有数千年的历史，其记录载体经历数字化录音技术、数字化录像技术、大数据技术、云存了从甲骨、竹筏、贝叶、丝帛到纸张的过渡，如今又迅储技术等将各种载体的档案资源向数字化信息转变的

4、过速被光盘、磁带所取代，形成了电子档案。电子档案的程。它以大数据的形式存储、以互联网的形式连接，运出现，不但提高了管理质量和效率，还有效缓解了阅览室、用计算机系统统一管理，形成一个规范有序的系统档案馆藏库房紧张的状况，增强了档案的保存性。传统档案信息库，快捷准确地给人们提供所需要的档案信息，从管理职能以保管和利用为主，而信息化时代档案管理职真正意义上实现资源共享。能正在向信息搜集、管理和服务转变。传统的管理模式（二）档案管理数字化建设的意义显然无法适应信息化时代下档案的管理要求，只有创新档案管理

5、的最终目的是满足用户需求，传统档案服档案的搜集、整理、保管手段，进行合理化的资源配置，务习惯于通过纸质材料、图片材料和声像材料等向客户才能有效管理，为用户提供更优质的综合性服务。提供档案信息，而随着互联网技术的发展，人们逐渐习管理数字化有利于提高档案可利用性。传统档案内容惯于通过互联网获取资源信息，据此英国曼彻斯特大学枯燥单一，只有专业研究学者才会去阅读利用，而对于信对未来档案用户类型和用户需求走向做了论述：未来，息化时代下的网络用户来说，馆藏资料作用不大。据国家中国将有越来越多的档案网站在线用

6、户，档案服务将由档案局1994—2003年的统计数据显示，馆藏档案利用率实体档案馆逐渐向数字化档案馆转变，人们也将通过数不足10%，档案信息利用本质的复杂化是产生此局面的主字化、智能化、信息化的形式更加便捷地获取档案信息。要原因，对此，可以依靠转变档案信息的形态和载体性质管理数字化有利于实现档案信息资源共享。对于已来解决。另外，由于互联网用户对信息内容层次和个性化·61·国家治理与政府效能服务的需求不断提高，能否提供经过筛选、整合、优化后案信息管理人员素质和专业水平普遍不高，复合型人才的个性化信

7、息是衡量档案管理优劣的一项指标，故档案奇缺，档案数字化管理的软硬件设施不齐全，有效开展信息化建设成为个性化档案信息服务的基础。档案数字化管理工作，仍需要培养档案管理的专业队伍。（五）制度不健全，缺少统一规范化标准二、档案管理数字化建设的现状问题由于历史原因，我国档案阅览室和馆藏档案业务基础差、案卷质量低，档案种类繁多且著录细则缺乏相容性，目前，我国在档案数字化管理中进行了诸多有益探档案自动化工作仅局限于某一个系统和馆藏。档案信息索和实践，并取得了一定成绩，用户在档案信息检索阅化管理工作的开展无章

8、可循。档案信息化管理亟须建设读上越来越便捷，档案信息使用率也不断提高，与此同时，一项通用的标准，这样才能保障档案信息资源的共建共我们也不可回避其中存在的一些问题。享。如统一档案信息化管理技术标准、明确档案管理部（一）档案数字化程度较低门职责和工作程序等。我国档案信息数字化管理仍旧处于初级阶段，数字化管理的潜能和优势还没有开发出来。目前，国内普遍三、档案管理数字化建设的改进策略采用计算机管理档案，但大多数都是基于目录级的管理，文档材料本身仍然没有实现数字化的转变，档案的查阅（一）强化档案管理者数字