档案管理的信息化建设

《档案管理的信息化建设》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、经验交流麒_圜_档案管理的信息化建设InfomationconstnlctionofarchiVesmanagementatthedesigninstitute廉天洋(新疆化工设计研究院，新疆乌鲁木齐830006)摘要：结合档案信息化管理工作，介绍了设计院档案管理的现状、存在的问题及信息化建设的必要性，并提出进一步提高档案信息化管理的措施。关键词：档案管理信息化；Excel数据库；Is09000质量体系Abstract：CombinedwiththearchivesinfoHmcizationmanagementatDe

2、signInstitute，introducesthecurrentsituationofarcllivesmallagementinourDeSignIns石mte，tllee】(is七ingproblems，thenecessi哆ofin南matizationconsmlcdon，andthemeasuresofimprovingthearc王1ivesi11f’oHm6zadonmanagement．Keywords：infornlationofarchivesmanagement；theexcelda拓【base

3、；IS09000qualitySystem中图分类号：G271文献标识码：B文章编号：1003—8965(2013)03—013卜03信息化正在使全球市场竞争和企业管理模式发生巨大的变化，它已成为企业提升核心竞争力的“法宝”之一。信息化对设计院传统经营理念与管理方法所带来的变革和冲击是十分明显的，只有加速信息化建设，才能尽快实现管理现代化，而档案管理的信息化建设是设计院实现管理现代化的重要组成部分。1档案管理的现状由于档案需长期保存，为了避免纸质受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年投入大量人力、物力、财力已在所难免，即便这样还

4、是有其他方面的担忧。1)档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给保管与利用带来困扰。八九十年代，我院要求每个咨询项目必须有2本报告存档(一本供借阅、一本为备份)，但施工图项目始终只有一套存档。而后，由于报告越写越厚、装订费越来越高等原因，存档的报告也由原来的2本改为1本。如果有人借走了报告又未归还或丢失了，那么设计院就没有备份了。2)资料越交越齐全，对档案柜的需求也越来越多。2000年初，我院实行IS09000质量体系的管理后，按质量体系的要求，与施工图或咨询报告一同归档的表格、资料也越来越多。起初只是屈指可数的

5、几张表格，随着大家对体系文件理解的越来越透彻、自我保护意识越来越强，所交的表格、资料也越来越齐全，对档案柜的需求也越来越大。3)要求电子版存档后，随之而来的大量电子版文档的收集、管理、查阅、应用等，还有待全面解决。①某些项目施工图的修改次数会很多(修改十几次的情况都是有的)，因此，电子版图纸和纸质版图纸有对不上号的情况出现。②在信息化建设前，是由具体工作人员向每位设计人收集电子版，而设计人经常出差或者工作忙，所以人工收集电子版的工作很难顺利进行。2档案管理存在的问题1)档案管理不够规范。主要表现在：第一，档案号不规范，不

6、是每个人都会按要求编写。第二，项目名称不规范，会有随意填宇、减字的现象。第三，档案室没有足够的人手，导致会对编写卷内目录等工作进行简化或者不写瞄1。2)档案检索效率不高瞄1，急需安全系数较高的软件。E×ceI数据库是我院自己编辑的，查询比较方便，但安装它的任何人都可以进行修改、删除的操作，安全等方面有待于提高。因此，查询的权限未完全放开，只能由档案管理部门操作、查询。E×ceJ数据库只能作为向信息化转变的一个131经验交流曩慰凰翳圈熬翦豳过渡期。3)某些人为因素导致了存档不及时、存档资料不全面。对lS09000质量体系中

7、要求存档的表格，有些设计人觉得没有必要、太繁琐，因此递交的资料就不齐全，个别设计人甚至只存部分资料或干脆不存档。4)领导不够重视。各个企业的领导都会把承揽项目作为重中之重，而将与档案管理有关的工作放在最后面。因为大部分领导认为档案不丢失、能查阅就行了，暂时还未将其定位到需要信息化的阶段，也就不愿意在资金、设备、人员等方面予以大力支持。3档案信息化管理的必要性作为一项服务性工作，档案管理工作的生命力取决于它为企业生产、经营及技术管理等工作服务的水平和效果。如何服务好，是档案工作的永恒主题。有了信息化的支持，档案管理必然会对

8、设计院的发展起到不可磨灭的作用。3．1统计数据需要现代信息技术的支持对档案信息的数据做大量统计分析，如果没有现代信息技术的支持和利用，是不可想象的、也是做不到的。通过运用信息化对档案信息数据的统计分析和开发利用，使档案工作由封闭管理向主动服务转变，以服务促进档案管理水平的全面提高，也使档案管理工作更好的为我院的中心工