浅谈如何构建检察档案信息管理系统

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1、浅谈如何构建检察档案信息管理系统摘要档案信息化的快速发展，检察档案改变传统的管理模式走上信息化的进程也是大势所趋，构建检察档案信息管理系统呼之欲出。本文在阐述传统检察档案保管方式存在哪些弊端的基础上，提出构建检察档案信息管理系统的意义以及构建过程中需要注重的四个方面。关键词检察档案信息管理系统档案利用作者简介：土芳，北京市昌平区人民检察院；李杰，北京市昌平区马池口镇白浮村村委会。中图分类号：D926.3文献标识码：ADOI:10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.06.380检察档

2、案是检察工作的重要组成部分，更是珍贵的资源财富。作为国家权利监督机关，检察机关经过数十年的发展与完善，其档案工作也得到了长足的进步，数量与日俱增，范围不断扩大，内容丰富多样，载体形式也与时俱进。随着改革开放的不断深入、法治社会的全面推进，检察档案中蕴含着大量信息资源的开发和利用也日渐得到了重视，如何改进检察机关传统的档案收集、保管和利用方式，如何将其潜在价值最大程度发挥出来值得我们去深入研究。一、传统检察档案工作方式存在的弊端最初的检察档案多以个人书写在纸质载体的方式为主，收集整理后用一孔三线的方式装订

3、成卷，放入卷盒后按顺序摆放到密集架或档案柜中。照片档案则多以底片的方式保存。除此之外也少有声音、图像等方式呈现的档案。但随着技术进步以及岁月流逝，这种保管方式出现了很多弊端。（-）载体保管时I'可受限纸质的保管期限大约在70年左右，早期形成的手写档案因个人书法字体的不同，很多档案因字迹潦草而难以辨认，再经过四五十年的利用，有些已经出现字迹模糊不清的现象，纸张也出现了变薄变脆轻轻翻动便容易出现破损的问题。（二）档案保管空I'可不足检察案件数量的增多也使得形成的检察档案数量激增，单一个区级单位，每年便有数以

4、百计的盒装档案等待上架，而保管空间的有限便成为了极大的阻碍。有些单位采用另择房间用以存放档案的方式，但这其中存在另择的房间是否符合档案库房“八防”需求、两个甚至数个档案库房之间查阅卷宗是否便利等各种问题。也有单位采用将早年的卷放置于异地新建库房中，但利用起來多冇不便，而且库房的一建再建总不是问题的长久解决之计。有限的保管空间也使得如何利用更先进的方式让更多的档案资源以更小的空间容纳成为迫待解决的问题。（三）档案检索利用耗时耗力大量的检察档案存放在库房内，只能通过几个归档时制作的Excel表格中检索有限的

5、几个元数据进行目录检索耗时耗力，一方面容易出现人为提取元数据错误导致检索不出耍查阅的档案，另一方面也存在目录与实体更新不及时导致找到的档案并不是需求的档案的现象，这都为检察档案提供利用造成不小的阻力。(%1)实体的利用造成二次损坏档案只保存一份实体原件，而提供利用的也正是这份原件。一方面，借给利用人使用再收回的卷宗往往会岀现褶皱、页面破损、汗渍油渍等二次破坏现象，导致实体档案实际能够保存的期限大幅缩短。另一方面，实际工作屮也很难保证借出的档案再收回时与原立档人形成的档案完全一致，若利用人再借出之后增加或

6、删除了相应纸质内容，档案管理人员也很难辨别出，因此档案的原始记录性这个本质特性便很难得到保障。因此基于以上几点，笔者认为检察档案的管理需要创新思路方法，构建一个可以容纳一定地区检察机关的信息管理系统。二、构建检察档案信息管理系统的意义(-)实现检察档案全过程管理，各要素有机统一构建检察档案信息管理系统是新时期检察档案事业发展的新阶段，是运用信息化手段将传统纸质管理提升为现代信息管理的新的工作理念和工作方式。借助于检察档案信息管理系统，从文件生成之日就纳入了档案管理的范畴，不仅可以提高档案形成人员的归档意

7、识，而且提高档案工作效率，实现档案形成者、档案利用者、数据资源廂、档案管理者四者相统一，更好的发挥检察档案应有的价值。(-)克服传统检察档案管理的弊端具体说來，其一，延长检察档案保管年限，对于那些大量需要永久保管的检察档案来讲，信息管理系统可以通过载体更新或更换、异地备份等方式实现永久保存；其二，节约档案保管空间，通过纸质档案数字化扫描进库，电子文件电子化存储，几TB的数据便可以用一张硬盘大小的空间来保存，一台主机、几台服务器便可以将一个地区的检察档案信息集中起来；其三，检索高效利用便捷，通过统一元数据

8、的提取和转换，信息管理系统数据资源库可以将每一份检察档案的信息完整全血的捕捉进库，提供目录检索或全文检索，瞬间可将搜索资源提供部分或全文利用，极大方便了档案的利用者和管理者，能够提高人们积极利用检察档案的意识，也能使检查档案更好的服务于检察工作，服务于社会大众。三、如何构建检察档案信息管理系统检察档案信息管理系统是一件复杂的系统工程，它是一系列互相关联而又相互影响的要素的集合。（一）模型基础系统的建立应以国际上较为通用的OAIS（ISO14