高校数字化档案馆建设探析

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1、高校数字化档案馆建设探析摘要：如何才能建设高效、有序的数字化档案馆，使之形成科学的系统结构是建设数字化档案馆的一个重要问题，数字化档案馆的建设既要考虑信息时代的要求，又要充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，那种想直接建立在信息高速公路上，从档案接收开始就实现数字化的构想不符合我国的实际，还会对档案馆原有的档案信息资源形成浪费，是不可取的。必须从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆同时开展数字化工作两条腿走路的方针来构建数字化档案馆，才是切实可行的。本文首先分析在信息技术发展大背景下，高校数字化档案馆建设的必要性与可能性，进而提出在档案馆建设过程中围绕

2、目标与功能定位、实施步骤及关键点、重点等方面应注重的几项工作。关键词：高等学校数字化档案馆建设在知识经济时代，知识将视同物质和能源成为未来社会的最主要资源之一，它决定着一个国家的盛衰和民族的存亡。档案馆是信息资源的聚集地，特别是高校档案馆，其集中了教学、科研、财务、外事、党政管理、基本建设等各种门类的信息资源，在我国的教育事业乃至知识经济格局中都有着重要的地位。高校档案部门作为一个信息服务机构要积极实现档案馆的数字化建设。所谓'‘数字化档案馆”是指以数字资源主要采集对象，实施档案的数字化存储、管理、维护及提供数字档案信息的网络传输、利用服务，并架构于一个完整的标准化体系基

3、础之上的档案馆。它是传统档案馆的延伸，是传统档案馆利用现代化信息技术获得自身发展的产物。只有实现信息存储数字化、信息资源共享化、信息传播网络化及提供利用多元化,才能最大限度地发挥档案的作用，为学校的改革和发展提供优质的服务。一、必要性与可能性1.必要性实体档案馆在发展过程因自身固有特性的原因遇到难以回避的问题：库存空间不足，需要探求新的存储技术；查找利用困难，效率低下，需要寻求新的提供利用手段;原件利用频繁，易损毁，需要在提供利用与保护原件之间寻求平衡点；各机构形成了大量电子文件，档案馆需要对其进行有效的管理与控制。我校档案馆在整个学校工作中的地位是校史校情的宣传、展览，

4、教学、科研成果的展示，学生信息的提供等，是展示学校现代化管理的一个窗口。要创建优势明显、特色鲜明的国内知名大学，不仅要求教学、科研一流，服务、保障也应是一流的，数字化档案馆的建设是知名大学创建过程中必不可少的一环。与学校的其他服务机构相比，我校的档案馆建设相对滞后，由于档案馆建设的滞后性，已经或有可能造成危害或不良后果。随着学生规模和教学、科研业务量的不断扩大，档案数量也急病剧啬，对大量的文书、教学、科研、基建档案实行数字化管理成为必然。实践表明，这对节省档案存放空间，提高档案查找、检索、复印效率，实现资源共享以提供教学、科研、服务师生应用等，都起到了积极作用。国内一些知

5、名品牌大学档案馆建设已初有成效，全国很多一流高校在“十一五”期间建设了数字化档案馆，也有很多高校将数字化档案建设纳入了“十二五规划”如：北京大学：将其馆藏档案进行了数字化，并在网上公布，起到了宣传校史校情的良好效果；浙江大学：多媒体档案数据库已经建立，并可提供网上查询利用。浙江工业大学：数字化建设已经开展，在其“十二五”规划中，数字化建设是其主要内容。2.对于我院数字化档案馆建设的可能性做以下几点陈述：档案馆自身建设具有了一定的基础；学校整体数字化建设、网络建设提供了良好的条件；省内其他学校在数字化档案馆建设中积累了一定的经验，可为我校建设所借鉴;数字化档案馆建设是档案界

6、探讨的一个热点问题，在国内外均有成功的案例，并逐步形成了系统的理论。二、建设目标与功能定位总体目标：通过数字化档案馆的建设，实现档案馆管理的现代化、服务的网络化、信息的开放化，使档案馆成为学校对内服务、对外宣传的一个窗口。建设多媒体档案信息资源管理系统，并开发利用好系统的各项应用功能。具体目标如下：馆藏资源数字化，实现对珍贵档案的保护。提供利用网络化。建立档案主页和服务器，实现在校网内（或Internet）上相关档案信息的时时查询与利用。电子文件管理系统建立，实现电子文件的网上接收与全文管理，建立档案数字化标准。三、建设步骤1•硬件设施的投入建设数字化档案馆，首先需要相应

7、合理软硬件资金投入，在先期调研的基础上，选择性能和价格比相对高的产品,合理配置相关设备，实现互联计算机档案数据的相互共享，在硬件方面包括：数字化转换设备：主要有扫描仪、数码相机、缩微设备;数字化存储设备：主要有光盘塔、磁盘阵列或磁带库；接收、查询利用设备：主要有服务器、打印机、网络辅助设备、计算机终端。2•馆藏档案数字化在进行必要的硬件投入之后，从理论上讲，可以开始进行馆藏资源的数字化转换，但考虑到成本效益问题，应该分步骤进行，具体来讲可从以下几个步骤入手：（1）数字化对象的鉴选即哪些档案优先数字化，一般来说，珍贵的档案、利用