项目备案与立项管理办法

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1、项目备案与立项工作程序项目备案与立项是项目启动的必要环节，是规范项目信息管理，避免项目冲突，控制项目前期费用，启动项目工作的重要措施。从任何来源的各类项目信息均应进行备案，项目信息应根据备案后跟踪和进展的情况确定是否立项。项目备案后，方可开展项目的前期调研、客户接触工作，并可以开始使用少量预算内的前期费用。经调查研究确认项目真正可行后，进行项目立项，立项后方可开展项目的实质性工作和使用相关项目费用。项目的备案与立项必须执行项目备案与立项工作程序。任何人员从任何来源取得的、有可能承揽的项目信息均应进行项目备案。项目备案为对项目的基本情况进行登记。提供项目信息的人员应尽可能

2、了解到项目的准确信息，并至少提供本规定要求的最基本的信息。所有设计项目、包含主体设计内容的项目以及其他需要报院备案的项目应按北京市建筑设计研究院的有关规定在院市场经营部同步备案。项目较为成熟后，有可能承揽到或开始投标前，应按本工作程序进行项目立项。项目立项为对项目信息的遴选过程，批准立项的项目开始进行投标和后续工作，未批准立项的项目不应进行后续涉及进一步投入资金的工作，可视情况继续跟踪，或果断放弃，以将有效资源投入到更有可能的项目上。项目备案和立项工作由市场部负责和组织。各类项目信息均应提交市场部办理备案手续，并按市场部的有关规定随时通报和记录项目的进一步信息、跟踪情况

3、和进展情况。市场部应分类登记项目的备案信息，通报相关部门，及时修改，并组织处理或协调处理项目冲突。市场部应按项目立项程序组织遴选项目信息，确定立项项目和办理项目立项手续。项目立项程序由多个部门协同完成，与项目内容相关的各业务和专业部门参与项目的遴选工作，各部门应切实履行工作职责，接受市场部的组织和安排，积极协助和配合项目立项工作，保证项目工作顺利、有序地开展。项目立项应经过批准，并应确定项目负责人或临时负责人，根据项目情况可同时确定参与的部门、业务与专业负责人和人员，组建项目部门。市场部应及时向相关的部门书面通报项目立项情况、项目负责人员和项目部组建情况。项目备案或立项

4、后12个月以上无任何实质性进展的，市场部应视其为失效的项目信息，将其清理出备案与立项项目清单，以保证项目清单的更新和有效性。特殊情况下，经主管领导批准，可延长项目信息的有效期。项目备案与立项工作程序如下：项目信息项目备案冲突审查与协调项目信息统计项目遴选与立项项目信息清理项目备案与立项工作程序各阶段工作内容分述如下：1、项目备案项目信息可来源于任何部门、员工、信息人员、媒体和通过部门或人员联系的外部机构或人员。接收到项目信息的部门和人员应对项目信息进行初步的有效性预判，决定是否提交备案，初步预判应综合以下几个方面的信息做出判断：（1）项目名称和地址是否明确；（2

5、）项目的类型是否明确，是否在本公司的业务范围内；（3）项目的业主是否明确；（4）项目的规模是否明确；（5）项目是否明确采取招标、议标、委托或其他方式实施；（6）项目资金来源是否明确和落实；（7）项目进展情况是否清楚，计划是否了解；（8）本公司对项目的内容是否有优势；（9）项目是否与本院、院属其他单位、本公司其他项目有关联，业主是否是老客户或间接老客户；（10）是否了解项目决策层和操作层的情况，操作深度及合作基础如何；（11）是否存在中间人，中间人可起到的作用和期望的报酬如何；（12）项目各种信息是否整理清楚，便于提交备案。以上第（1）、（2）、（9）项不详的项目信息不宜

6、提交备案。其他各项可视具体情况而定。在一般情况下，项目备案所提交的项目信息应尽可能详细，包含以上各项信息，但涉及多个可承揽部门的项目和需在院市场经营部备案的项目，应尽早提交备案，以避免项目冲突。各类项目信息统一提交市场部进行备案，在市场部办理备案手续。项目信息提供人员向市场部提交相关的项目书面资料，同时在市场部相关人员的指导下填写《项目备案立项登记表》，项目信息提供人员应尽可能详细地填写清楚所了解的各类信息，并对填写内容的真实性负责。市场部工作人员发现错误或遗漏应及时要求更改和补齐，同时应进行冲突检查，发现冲突及时协调解决。市场部为每一个备案项目提供一个独一无二的编号，

7、编号规则为：XM-*******，其中，XM为“项目”二字简称，XM后第一部分的****为具体的年份，最后的***为当年度备案的第几个项目，例如：XM-2012001,为2012年第一个备案的项目。此项目编号作为项目的“身份证编号”，贯穿使用于整个项目的执行全过程。市场部接收《项目备案立项登记表》后，找主管领导审批签字，批准后将信息反馈给项目信息提供人员，然后，市场部相关人员登陆项目信息管理系统，填报项目备案登记信息，即完成项目备案。财务人员只有在项目信息管理系统中发现该项目确已备案后，方可执行相关的费用报销或请付款手续，具体标准如下：（