文件和数据管制办法.doc

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1、升榮電子(東莞)有限公司文件編號TPE-2-003頁次1/25版次3.0生效日:即文件管理單位發行章日期分發編號『文件和資料管制辦法』資料中心制核準審查制訂發行章中文全名簽名制訂者管理單位/「月西日元年」單位主管資料中心版次修改大綱升榮電子(東莞)有限公司文件編號TPE-2-003頁次2/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0一.目的:為統一管理公司各項文件及資料,特制定本辦法.二.範圍:2.1公司內各項文件(如手冊、管理辦法與實施細則等).2.2外來的文件,如客戶提供的ISO標準等.三.名詞定義:3.1內

2、部文件:指公司內部制定的文件及資料如:3.1.1手冊:適切描述公司管理系統,并用做執行與維持系統之永久性參考依據.3.1.2管理辦法:為執行公司管理政策及維持管理系統,所定之各項作業程序.3.1.3實施細則:為某一程序或辦法的詳細實施內容,即管理辦法或手冊的子辦法.3.1.4作業規範:為某一個程序或辦法所作的制度規範3.2外部文件:指包含客戶提供的文件及ISO標準和安規方面的資料.3.3正式文件:分發至公司內部、供應商、外包商等之文件,分發單位必須對其做版本增補、舊版收回等修改、廢止與新增之分發工作.(分發至外

3、包商及供應商之文件資料,資料中心不對其做舊版回收之工作,由供應商及外包商自行銷毀),此文件為受控文件,還包括內部文件和外部文件.四.作業流程:4.1管理規章:流程說明流程PIC流程說明制定文稿權責單位權責單位需作業構思予以文字化,并制成文稿編號權責單位權責單位必須向資料中心申請文件編號,進行會簽資料中心由資料中心記錄之權責單位權責單位依據文稿與各單位之相關性決定負審查單位責審查的單位:只在單位流通的文件由該單位經(副)理級含以上主管審查,跨相關單位文件則需做成文件會簽記錄表(如附件二)再送相關單位的上一級主管審

4、查并在文件會簽記錄表上簽名.文件會簽記錄表完成后,由權責單位從相關單位的上一級主管中,選一位為審查代表,于文件封面審查簽名.對于會簽時,各單位所簽注意見,由權責單位負責與簽訂意見單位協調.版次修改大綱升榮電子(東莞)有限公司文件編號TPE-2-003頁次3/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0流程PIC流程說明審查(續上一頁)*若簽注同意,且有意見:權責單位負責與相關單位協調討論簽注之意見,并將協調結論于文件會簽記錄表上之”簽注意見協調討論”欄上,請參與協調的人簽名后送相關單位的一級主管審查.*若簽注不同

5、意,且有意見權責單位負責與相關單位協調討論簽注之意見A.若相關單位同意撤消所簽注之不同意意見,則相關單位需在文件會簽記錄表之”簽注意見協調結論”上簽注同意,并簡要說明理由,同時協調參與人需簽名注明日期;B.若權責單位同意修改:則權責單位需從制定文稿處開始重跑流程,重新會簽審查.C.若權責單位與相關單位無法協調取得共識,則需交由負責核準之主管裁決:a.權責單位必須修改文稿:權責單位則需重新制定文稿,重跑流程;b.權責單位不需修改文稿:權責單位則需將裁決結果及原因備注于文件會簽記錄表之”簽注意見協調結論”欄上,請參

6、與協調人士簽名后送相關單位上一級主管審查.核準權責單位經審查通過后,所有文件最后需經總經理核準發行核準單位資料中心權責單位應將核準后之文稿,連同文件會簽記錄表及文件分發建議表送交資料中心處理;并將文稿電子檔Mail給資料中心統一集中管理,并將分發該文件登錄于文件分發總覽表(如附件十)資料中心資料中心將填寫文件分發及發行記錄表(如附件十)將文件分發至相關單位付諸實施.版次修改大綱升榮電子(東莞)有限公司文件編號TPE-2-003頁次4/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0文件經審查通過后若發現文件遺漏任一相

7、關單位時,應即知會該單位并獲得其同意后,使完成該文件之審查程序,否則流程需回到制定文稿處開始.一.作業內容:5.1文件分類:依文件內容可分為內部文件與外部文件,依文件管理方式可分為正式文件與參考文件.5.2權責劃分:5.2.1權責單位:文件之制訂、送審、呈核、修改、廢止等,管理規章第一次發行時,權責單位需填寫文件分發建議表指定分發單位,并保存最新版本之文件完整.5.2.2資料中心:原稿文件、修改文件之集中處理;文件復制.分發到各相關單位;對相關單位作舊版收回并銷毀;相關單位文件遺失/增補申請之窗口;資料中心發行

8、章/作廢章管理;文件發行記錄表/文件分發記錄表/文件回收記錄表/文件分發總覽表/文件變更記錄表之管理.文件格式發行前最后的審查.5.3文件之格式:文件封面—格式如附件五(如無需敘述,可省略不寫)文件內容---格式如附件六5.4文件之用紙標準管理規章之用紙采用A4影印紙為標準紙5.5管理規章之標示5.5.1公司名稱5.5.2文件名稱5.5.3文件之編號部門代號文件代號流水號XXX-X-X