Ch5 在数据表输入记录.ppt

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1、第五章　在数据表输入记录授课目标掌握往数据表里输入及保存数据的方法掌握在数据表中复制和删除记录的方法理解子数据表的概念掌握调整字段宽度的方法掌握更改字段顺序的方法掌握隐藏及显示字段的方法掌握冻结字段的方法掌握更改字体及外观的方法掌握对数据表中的记录进行筛选和排序的方法输入记录编辑及保存记录打开一张表后，便可往记录中输入数据。按［Tab]键可将输入点移至右方字段也可以使用回车键。输入完当前记录最后一个字段的内容，再按［Tab]或回车键，输入点将移到下一条新记录。输入完成后，从“记录”菜单中选择“保存记录”或

2、工具栏上的按钮来保存已经输入的所有数据。把光标移至当前记录的下一条记录，Access会自动保存已经输入数据的记录。判断某一条记录是否要保存的方法若为箭头状，则表示记录未做任何更改或已经保存。若为笔状，则表示正在编辑该记录且没有保存。切换记录使用在数据表窗口左下角的记录切换按钮进行记录切换。第一条记录上一条记录下一条记录添加一条新记录最后一条记录现在光标所在记录删除记录记录被删除后无法被恢复。删除记录方法选择要删除的记录按下键盘上的[Del]键或从“编辑”菜单中选取“删除”命令。或者单击工具栏上的删除按钮。选

3、择多条记录的方法先选中第一条记录按住键盘上的Shift键，选择最后一条记录复制记录步骤选择要复制的记录从“编辑”菜单中选“复制”命令再从“编辑”菜单中选“粘贴追加”命令在同一张表中复制记录不会有问题。但当往不同的表中复制记录时，需要注意字段类型及数量是否相同。使用子数据表使用子数据表的前提是建立关联。目的是为了查看数据表建立关联之后，表与表之间的相关记录。方法单击记录左方的“+”符号，就会显示与当前记录相互关联的子数据表。数据工作表版面设置调整字段宽度目的完整的显示字段内容。步骤选中要更改宽度的字段。选择“

4、格式”→“列宽”命令。输入适合的宽度或单击“最佳匹配”按钮。保存所做的更改。更简单的方法将鼠标移至字段的分隔线处，拖曳鼠标便能更改字段宽度。更改字段顺序选中要更改顺序的字段。将被选中的字段拖曳到指定的地方。单击“保存”按钮以保存所做的更改。隐藏及显示字段目的不显示暂时不需要的字段。步骤选中要隐藏的字段。单击“格式”→“隐藏列”命令。单击“保存”按钮以保存所做的更改。若要再次显示已经隐藏的字段，选取“格式”→“取消隐藏”命令；在弹出的窗口中选择要显示的字段。冻结字段目的当一条记录中字段太多时，使用冻结字段可以

5、在拉动滚动条时，始终显示被冻结的字段，方便用户查看数据。步骤选择要冻结的字段单击“格式”→“冻结列”命令保存所做的更改若要取消对列的冻结，单击“格式”→“取消对所有列的冻结”。更改字体及外观目的对数据表的外观进行调整，以达到美化数据表外观的目的。步骤单击“格式”→“字体”命令，对数据表中的字体进行设置。单击“格式”→“数据表”命令，对数据表的外观进行设置。保存所做的更改。排序及筛选排序排序是以一个或多个字段为依据，对数据表中的记录做升序或降序排列。排序之后，记录在数据表中的位置会发生更改。数字根据数值大小排

6、列；英文字母按字母顺序排列；汉字按拼音顺序排列。新增的记录默认位置是最后一条记录，Access没有提供插入记录的功能。步骤选中要排序的字段。单击“记录”→“排序”→“升序排序命令”或单击按钮。保存所做的更改。筛选目的在数据表内找出符合条件的记录，并将不符合条件的记录隐藏。与查询类似，但筛选仅限于在一张数据表里进行，而查询可以在多个表里进行。Access提供了多种方法进行记录的筛选快速筛选按选定的内容筛选，即以光标所在位置的数据为条件进行筛选。排除筛选即内容排除筛选，显示不等于光标所在字段值的所有记录。在数字

7、及文本字段筛选即按窗体筛选，可以设置多个条件来进行筛选。同一页设置的条件为”AND”，不同页的条件为”OR”。学习总结在数据工作表输入记录时，可由选取的和等符号，判断目前光标所在的记录是否已保存。切换记录可以使用数据工作表作下角的各按钮，也可使用鼠标或上下左右四个方向键。确定删除记录后，记录将无法恢复。复制记录时，须使用“粘贴追加”，而不是粘贴。子数据工作表可查看与主数据表相关的记录。数据工作表的字段可任意移动、列宽可任意调整等，但无法调整特定记录的行高，所有记录的行高都相同。若字段数过多，可适度予以隐藏。

8、若字段数过多，且为方便输入，可将重复字段予以冻结，就会显示在左方。数据工作表的各式及版面设置，只可针对整个数据工作表进行，无法为特定字段或记录作部分设置。记录位置不是固定的，会依排序结果而有所变动。排序的方式有升序和降序两种。筛选之意是制定条件，显示符合条件的记录。Access提供两种筛选方式：按选取范围筛选及按窗体筛选。后者可输入条件。