access2003职业应用教程 第06章 报表的设计与打印.ppt

《access2003职业应用教程 第06章 报表的设计与打印.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、第6章报表的设计与打印报表是数据库一个重要的对象，学习报表的使用，对于呈现数据和打印数据都有用，本章将详细介绍报表设计和打印的方法。了解报表创建报表设计与编辑报表打印报表6.1关于报表6.1关于报表报表是一种以只读格式呈现信息的有效方法，通常用于打印Access对象的数据或用于处理数据汇总信息。本节将先介绍一些关于报表的基础知识。6.1.1报表的用途报表是一个可循环再用的数据库对象，当用户创建并保存报表后，就可以重复使用。当需要修改报表设计时，则可以通过报表的设计视图编辑报表。在Access中，用户可以创建各种用途的报表，或者使用多种数据库元素设计报表。用户可以创建以下报表：以分组方式来组织

2、和呈现数据。打印报表、页和分组级别的页眉和页脚信息。计算运行总和、组合计、整个报表合计和合计百分比。包含子窗体、子报表和图形。使用图片、线条、字体、图形、图表和条件格式以引人注意的格式呈现数据。6.1关于报表6.1.2.报表的类型报表提供了多种应用类型，用户可以根据需要创建不同类型的报表。例如，产品销售分析小组可能要求一份详细的报表，而对于高级管理者，可能只要求一份汇总报表或分组报表。下面将说明常用的报表类型。1.详细报表详细报表是一份可以列出表或查询中的详细数据，例如交易表中的交易编号、交易日期、建议说明、提款金额、存款金额等数据的报表，如图1所示。2.分组报表分组报表可以将用户的数据编排

3、成组，例如按编号或按日期分组排列，如图2所示。另外，用户还可以计算各组的合计和整个报表的合计，甚至在组页眉或页脚中显示信息。126.1关于报表3.汇总报表汇总类型的报表通常只包含合计的数据，不包含详细的信息，如图2所示。4.邮件标签报表邮件标签类型的报表可以按适合用户的邮件标签材料的样式和格式显示项目的数据。5.图表报表图表报表用于显示图形、数据透视表、数据透视图和一般图表，如图3所示。1326.1关于报表6.1.3使用报表的时机报表的作用主要是组织信息和打印用于演示或分发给用户组成员的数据集合，用户可以在以下时机中使用报表处理数据。要打印定期使用的信息。要打印分发给其他人的信息。要在打印时

4、对信息的组织形式和外观进行精确控制。要分组或汇总信息以报告给其他人。6.2创建报表6.2创建报表创建报表有多种方法，例如利用Access2003程序自动创建报表、利用向导创建报表，或者通过设计视图创建报表等。本节将详细介绍各种创建报表的方法。6.2.1自动创建报表在Access2003中，用户可以使用自动报表基于一个表或查询对象创建报表。这种方法可以创建能够显示基础表或查询中的所有字段和记录的报表。自动创建报表的操作步骤如下。（1）打开光盘中“..ExampleCh066.2.1.mdb”练习文件，单击【数据库】窗口的【报表】按钮，切换到【报表】窗格，然后单击【新建】按钮，如图所示。6

5、.2创建报表（2）打开【新建报表】对话框后，按照需要选择【自动创建报表:纵栏式】选项或【自动创建报表:表格式】选项，然后选择来源表或查询对象，并单击【确定】按钮，如图1所示。（3）此时将自动创建一个报表，需要保存报表时，可以单击报表右上方的【关闭】按钮，然后在弹出的对话框中单击【是】按钮，接着在【另存为】对话框中输入报表名称，并单击【确定】按钮，如图2所示。126.2创建报表（4）除了上述方法外，还可以通过【数据库】工具栏来自动创建报表。首先在【数据库】窗口中单击【表】按钮，然后选择一个表对象，并单击【新对象:自动窗体】按钮右边的倒三角按钮，接着从打开的菜单中选择【自动报表】命令，如图1所示

6、。（5）此时将自动创建一个报表，需要保存报表时，可以单击窗口右上方的【关闭】按钮，然后在弹出的对话框中单击【是】按钮，接着在【另存为】对话框中输入报表名称，并单击【确定】按钮，如图2所示。126.2创建报表6.2.2通过向导创建报表使用向导可以基于一个或多个表或查询创建报表。向导将提示输入有关记录源、字段、版面以及所需的格式，并根据用户的设置来创建报表。通过向导创建报表的操作步骤如下。（1）打开光盘中的“..ExampleCh066.2.2.mdb”练习文件，然后双击【数据库】窗口的【报表】窗格的【使用向导创建报表】项目，打开【报表向导】对话框后，在【表/查询】列表中选择【表:付款】选

7、项，并将所有字段添加为选定的字段，最后单击【下一步】按钮，如图1所示。（2）进入下一设置后，可以为报表添加分组级别，如果使用默认值，则直接单击【下一步】按钮即可，如图2所示。126.2创建报表（3）进入下一设置后，可以按照字段为记录排序（最多四个字段），完成后单击【下一步】按钮，如图1所示。（4）进入下一设置后，设置报表的布局和方向，然后单击【下一步】按钮，如图2所示。126.2创建报表（5）进入下一设置后，