Access2007应用-报表.ppt

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1、第6章报表的设计与实现学习目标了解报表的视图和组成掌握创建报表的方法掌握报表的外观设计掌握报表的打印设置在前面的章节中，已经系统地介绍了Access数据库中的表、查询和窗体三个对象。简单来说，表用来存储数据，查询用来检索数据，窗体用来查看数据。而这一章将要介绍的报表，作为Access数据库的又一个对象，它主要用来打印数据。报表不仅可以显示表和查询中的数据，还可以对数据进行分组、汇总和排序。本章主要介绍报表的视图、组成，创建报表的不同方法，在报表中如何进行分组、汇总、计算，以及如何进行页面设置和打印报表。6.1报表的视图

2、与组成6.1.1报表的视图6.1.2报表的组成6.2创建报表（1）“报表”（2）“标签”（3）“空报表”（4）“报表向导”（5）“报表设计”6.2.1自动创建报表利用“创建”选项卡下“报表”组中的“报表”按钮可以自动创建报表，用户只需要选定一个要作为数据源的表或查询即可。【例6-1】利用“报表”工具，在“教务管理”数据库中为数据表“课程表”建立报表。自动创建报表是按照表格的形式显示数据记录的，称为表格式报表。在报表的布局视图中，用户可以改变控件的颜色、字体、背景等，可以删除控件、添加字段。还可以在“分组对话框”中对记录

3、进行排序、分组统计。6.2.2创建标签标签的实用性很强，如在图书扉页上的图书编号、设备上的设备编号都是标签。将数据源的某些字段数据提取出来，制作成小小的标签，打印出来可以进行粘贴。【例6-2】利用“标签”工具，在“教务管理”数据库中建立显示教师信息的标签报表。6.2.3创建空白报表通过空白报表创建报表时，需要将所需字段添加到报表中。之后还可以在布局视图中添加控件，修改报表设计。【例6-3】利用“空报表”工具，在“教务管理”数据库中创建一个报表，要求显示学生的学号、姓名、性别、专业。6.2.4使用向导创建报表报表向导将提

4、出一系列问题，然后根据用户的回答生成报表。报表创建之后，可以按原样使用该报表，也可以修改报表。【例6-4】利用“报表向导”工具，在“教务管理”数据库中为数据表创建“学生成绩信息”报表。6.2.5使用设计视图创建报表使用设计视图可以按照用户的要求创建报表，有更大的主动性和灵活性。使用设计视图创建报表，首先要选择数据源，然后添加字段和控件。【例6-5】使用设计视图，在“教务管理”数据库中创建一个主/子报表。同主/子窗体一样，主/子报表就是在报表中包含另一个报表。主报表和子报表的数据可以来自不相关的数据源，可以是相同的数据源

5、，也可以是相关的数据源。一个主报表最多包含两级子报表。确保“使用控件向导”被选中。在“报表设计工具”的“设计”选项卡上，单击“控件”组中的“子窗体/子报表”按钮;在报表主体节中单击或拖动鼠标，就会添加一个子报表控件，同时弹出“子报表向导”对话框6.3设计报表分组和汇总添加计算控件调整控件布局套用报表格式利用属性表修饰报表6.3.1分组和汇总对于很多报表来说，可能需要将它们划分为组。组是记录的集合，并且包含与记录一起显示的介绍性内容和汇总信息（如页眉）。组由组页眉、嵌套组（如果有）、明细记录和组页脚构成。通过分组，可以直

6、观地区分各组记录，并显示每个组的介绍性内容和汇总数据。通常，组页眉用来显示该组的标识数据，组页脚用来显示该组的汇总数据。【例6-6】修改“学生信息”报表，使之以“专业”分组，并计算每个专业的男生人数和女生人数。122.继续添加组，按性别分组计数。；6.3.2添加计算控件在报表中添加计算字段一般分为两种：（1）对每条记录的若干字段值进行求和或求平均值时，一般是添加在主体节内；（2）对某些字段的一组记录或者所有记录进行求和或求平均值时，则将计算控件放在组页眉/组页脚节或者报表页眉/报表页脚节中。【例6-7】在“学生成绩信息

7、”报表中，统计每个学生的总成绩：平时成绩×0.2＋考试成绩×0.8，并统计每门课程的平均总成绩。一个文本框，将其内容为：=Avg([总成绩])6.3.3调整控件布局在报表的设计视图或布局视图中，可以调整控件布局。相比布局视图，设计视图提供了较多的工具，可以为控件添加边框和样式，也可以调整控件的对齐方式、位置和大小，这些工具在“报表设计工具”的“排列”选项卡中。6.3.4自动套用格式6.3.5使用属性表对于报表，可以设置默认视图、是否允许布局视图、图片及图片类型、是否缩至一页等属性。对于报表页眉/页脚，可以设置背景色、是

8、否可以扩大/缩小、是否强制分页等属性。还可以设置页面页眉/页脚、组页眉/页脚、控件的属性。6.4打印报表6.4.1打印预览6.4.2页面设置在“页面设置”对话框中有三个选项卡：打印选项、页、列。“打印选项”中可以设置页边距，还可以选择是否只打印数据。“页”中可以设置纸张方向、纸张大小，以及选择打印机。在“列”选项卡中可以设置列数、