收发文处理3.ppt

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1、三级秘书重点掌握级能4能够审核文书123能够拟办文书能够承办文书能够催办、注办文书文书的审核p208321审核要求：审核中发现的问题必须逐一纠正一般性问题可以直接修改作较大改动，可附具体修改意见，退回拟稿人或承办部门共同协商审核即对文件草稿从内容到形式所作的全面检查和修正工作2010.11实务操作20分审核工作程序4明确审核范围（例行或事务性地文书不必审核）1235确定是否需要行文（可行可不行；通过口头面谈或电话能完成的；与已发出内容重复的，不需行文）审核文书内容（与有关规定是否一致；政策界限是否明确、矛盾；意见办法是否可行）检查文字表达（文字表述是否通顺；语法是否合乎逻辑；标点是否正确；事实

2、是否清楚；理由是否充分；结论是否明确具体）检查文件体式（文种、格式、标题、密级、主送和抄送单位）检查处理程序是否妥善完备（发文名义；是否需通会议讨论通过；是否已征相关部门同意）6P103.5注意事项1、书写不工整或改动多地文书，应重新誊录。2、审核中发现问题必须及时解决。复审文书的审核、签发手续是否完备123附件材料是否齐全，附件份数、页数是否完整格式是否统一、规范即在文书正式印制之前，对文稿进行再次审核，以保证文件的质量。复审的重点是：文书的拟办拟办意见要符合政策规定和实际情况4熟悉有关政策和规定1235熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况熟悉办文程序和有关规定拟办意见力求准确、及时、简洁即

3、秘书对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。拟办要求：P82.31=P117.36拟办工作程序1、需要传达、贯彻执行的文件；2、报送来的重要请示或报告；3、需本单位领导参考或知道的文件在“文件处理单”的拟办栏中间名写明拟办意见，并签上拟办人的姓名和拟办日期程序明确拟办范围阅读文书内容提出拟办意见注意事项拟办意见要明确具体1写明要阅示的领导或承办部门2写清承办的时限和要求3写明发送范围和阅读范围4P99.119文书的承办已承办和处理完的，及时清理，并说明情况4认真领会拟办、批办意见1235文书的承办要区分轻重缓急内容涉及以前收文的，要查找或调阅，以作参考将办理完毕的文书和待办的文书分别保存

4、承办是按照文件要求或领导批示，结合工作实际情况，具体处理文件的工作。它是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。承办要求：P83.49、P119.61承办工作程序p212了解文书内容123研究批办意见进行具体办理P97.89p98.105P110.117、119注意事项承办包括办理有关事宜和撰文答复1应在承办时限内完成文书的办理2不属于自己承办的要说明原因并及时退回3注办文书。在文件处理单上注明办理情况和结果。（是否办复、复文字号、日期；电话或口头答复的，注明答复情况，签承办人姓名；无需答复，注明“已阅”，并签日期）4P86.103P120.84文书

5、催办催办中发现问题要及时汇报12要填写催办记录单催办是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。催办要求：催办有对内催办和对外催办。对内催办是根据对收文批办的意见，对本单位进行督促检查。对外催办是向发文的接收单位催询办理和答复。需催办的文件要逐件登记，随时记录、定期汇总催办情况，及时报告办理进程和情况。一般文件发催询单、便函或登门催办，重要文件可责成专人催办。领导特别交待的文书重点催办。P83.52、p97.86、87P110.114p117.33催办工作程序确定催办范围1确定催办的方法（电话、发函、登门、约请承办部门来人汇报）2进行催办3死于催办的作用加速文书的运转1

6、23防止文书的积压促进承办的办理，提高工作效率