公司文件与文件控制程序.doc

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1、1.目的为了使公司能够有效的操纵文件和资料，并使用有效的版本，公司制定《文件和资料操纵程序》。2.适用范围本程序适用于公司治理体系有关的文件和资料的操纵工作；本程序适用于公司质量、环境、职业安全健康治理体系。3.相关文件公司《治理手册》《记录操纵程序》《法律法规操纵程序》《目标、指标和治理方案操纵程序》《施工技术操纵程序》4.术语和定义文件和资料：公司实施质量、环境、职业安全健康治理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料。5.职责5.1经理办公室负责制定和贯彻实施本程序。负责公司行政文件的发放、评审、归档；负责汇总公司的《规章制

2、度总清单》。5.2标准化治理部负责《治理手册》和程序文件的发放、修订和换版。8/85.3技术进展部负责工程资料的审核和移交。5.4企业治理部负责汇总公司的《法律法规总清单》。5.5公司各职能部门负责职责范围内文件资料的编制、更改、操纵和治理；负责确认适用于本公司使用的外来文件。5.6项目经理部（分公司）负责本单位文件资料的登记、借阅和治理。6.工作程序工作流程图：内部文件工作流程图文件拟稿文件批准文件发放8/8文件登记、借阅文件更改文件作废文件评审接着使用存档外来文件工作流程图文件收集N评审（适用性有效性）能）通知作废重新猎取Y批准发放文件使用8/8

3、6.1文件和资料的类不文件和资料的内容包括内部文件和外来文件。内部文件包括：a）治理手册；b）程序文件；c）行政文件；d）规章制度；e）目标、指标和治理方案；f）施工组织设计、施工方案；g）合同；h）记录。外来文件包括：a）法律、法规、标准（国家、地点、行业）；b）上级文件；c）业主、监理、分包方往来函件；d）适用于本公司使用的外来文件。6.2文件拟稿6.2.l标准化治理部负责编制公司《治理手册》及程序文件，并组织编制公司的目标、指标和治理方案。6.2.2公司各职能部门按职责编制行政文件及规章制度。6.2.3项目经理部(分公司)负责编制本单位的目标、

4、指标和治理8/8方案。6.2.4文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清晰。6.2.5文件底稿附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查。6.3文件和资料的批准6.3.1《治理手册》由公司治理者代表审核，公司总经理批准公布。6.3.2程序文件由公司各职能部门领导审核，治理者代表批准公布。6.3.3公司各职能部门编制的行政文件和规章制度,由部门领导批阅，报分管领导审批和签发。6.3.4项目经理部（分公司）编制的目标、指标和治理方案由标准化治理部组织各部门审核，由治理者代表审批，具体执行公司《目标、指标和治理方案操纵程序》。6.3.5施工

5、组织设计、施工方案的编制及审批，具体执行公司《施工技术操纵程序》。6.4文件和资料的编号和标识具体执行公司《文件和资料编号方法》。6.5文件和资料的登记及借阅6.5.1公司各单位行政文件按文件编号、文件名称等在《收文登记簿》上登记和借阅。6.5.2《治理手册》8/8、程序文件、施工组织设计、目标、指标和治理方案、与业主、设计、监理单位之间的来往函件、施工图纸等资料由各单位资料员按本单位实际情况分门不类在《发放回收（借阅）登记表》中登记和借阅。6.5.3公司各职能部门负责收集、登记、确认公司适用的法律法规，并建立部门《法律法规清单》。由企业治理部汇总，

6、建立公司的《法律法规总清单》，具体执行《法律法规操纵程序》。6.5.4项目经理部（分公司）适用的法律法规由资料员在《法律法规清单》中登记，填写《发放回收（借阅）登记表》，具体执行《法律法规操纵程序》。6.5.5公司各职能部门负责编制规章制度，并建立《规章制度清单》。由经理办公室综合档案室汇总，建立公司的《规章制度总清单》。6.5.6项目经理部（分公司）适用的规章制度由资料员在《规章制度清单》上进行登记，填写《发放回收（借阅）登记表》。6.5.7上级文件由经理办公室综合档案室在《收文登记簿》上进行登记，按文件内容和要求发放到各相关职能部门。各部门接收的

7、外来文件，由各部门领导在文件上签字确认是否在公司范围内使用，如确定为适用于本公司使用的外来文件，由该部门资料员负责到经理办公室综合档案室在文件清单上进行登记。6.6文件和资料的评审和更改6.6.1《治理手册》和程序文件需要更改时，由原审批部门批准后填写《文件修改记录》。由原审批人员确认后,再对其修改。6.6.2行政文件和规章制度评审时刻为每半年进行一次，评审结果由公司各职能8/8部门填写《文件评审表》反馈给经理办公室综合档案室，并负责汇总。依照评审结果，需要修改的文件和资料由原审批部门或人员负责审批，禁止未经授权和批准的任意更改。6.6.3文件更改时

8、，与更改文件有关的其它所有文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性。6.6.4公司各职能部门和项目