Access 2010数据库应用技术 教学课件 作者 刘卫国 第6章 报表.ppt

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1、了解报表的概念、类型、视图及报表的视图模式。掌握创建报表的方法。掌握对报表数据进行排序、分组和计算的方法。掌握创建子报表和多列报表的方法。掌握美化报表的方法。第6章报表6.1报表概述6.1.1报表的类型根据报表中字段数据的显示位置，Access报表分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。6.1.2报表的视图Access2010为报表操作提供了4种视图：“报表视图”、“打印预览”、“布局视图”和“设计视图”。6.2报表的创建6.2.1使用自动方式创建报表自动方式创建报表是一种通过指定数据源(仅基于一个表或查询)，由系统自动生成包含数据源所有字段的报表的创建

2、方法，是创建报表最快捷的方法，但它提供的对报表结构和外观的控制最少，因此报表形式简单。使用自动方式创建报表的方法是：先选中要作为报表数据源的表或查询，然后在“创建”选项卡的“报表”命令组中单击“报表”命令按钮，系统自动生成纵栏式报表。例6-1使用自动方式创建“学生”报表。操作步骤：①打开“教学管理”数据库，在导航窗格中，选中“学生”表。②单击“创建”选项卡，再在“报表”命令组中单击“报表”命令按钮，“学生”报表立即完成，并且切换到布局视图。③以默认的“学生”报表名称保存该报表。6.2.2使用手动方式创建报表使用手动方式创建报表，是指需要从表的字段列表中选择所需字段，然后将

3、其添加到报表中。空报表不会自动添加任何控件，而是显示“字段列表”窗格，通过手动添加表中的字段来设计报表。例6-2以“学生选课成绩”查询为数据源，使用“空报表”命令创建“学生选课成绩”报表。操作步骤如下：①打开“教学管理”数据库，单击“创建”选项卡，再在“报表”命令组中单击“空报表”命令按钮，自动切换到布局视图。②在报表“属性表”对话框设置“记录源”属性为“学生选课成绩”查询，再在“字段列表”窗格中依次将“学号”、“姓名”、“课程名称”、“成绩”字段添加到报表主体区，调整控件位置。③以“学生选课成绩”为名保存报表。6.2.3使用向导创建报表如果报表中的数据来自于多个表或查询

4、，则可以使用向导，向导将引导用户完成创建报表的任务。通过向导还可以创建图表报表和标签报表。1．使用报表向导创建报表打开报表向导的方式与自动方式相同，单击要作为报表数据基础的数据表，在“报表”命令组中单击“报表向导”命令按钮。使用报表向导创建报表，会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计的基本操作，因此加快了创建报表的过程。例6-3以“教学管理”数据库中已存在的“学生选课成绩”查询为基础，利用“报表向导”创建“学生选课成绩报告单”报表。6.2.4使用设计视图创建报表1．报表的结构打开数据库，单击“创建”选项卡，再在“报表”命令

5、组中单击“报表设计”命令按钮，可以打开报表设计视图窗口，如图所示。报表选定器页面页眉选定器报表由5部分组成：报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚、报表页脚。报表设计视图中的每个部分称为一个节，每一节左边的小方块是相应的节选定器，报表左上角的小方块是报表选定器，双击相应的选定器可以打开“属性表”对话框设置相应节或报表的属性。2．“报表设计工具”选项卡打开报表设计视图后，新增了“报表设计工具”选项，其中包括“设计”、“排列”、“格式”和“页面设置”4个选项卡，各个选项卡中包含许多报表设计命令。在“设计”选项卡“控件”命令组的“控件”命令按钮中，包含许多报表设计对象，如文本框、标

6、签、复选框、选项组、列表框等，她们在报表设计过程中经常用到。“控件”是设计报表的重要工具，其的操作方法与窗体设计中采用的操作方法相同。例6-4使用设计视图来创建“学生选课成绩”报表。6.2.5创建标签报表在实际应用中，标签的应用范围十分广泛，它是一种特殊形式的报表。在Access2010中，可以使用标签向导快速地制作标签。例6-5制作学生信息标签，包括学号、姓名、籍贯、专业名称等信息。6.2.6创建图表报表图表报表指在报表中以图表的方式显示数据，使数据浏览更加直观、形象。在Access2010中，取消了“图表向导”的功能，但可以使用“图表”控件来创建图表报表。例6-6以“

7、学生”表为数据源，按专业统计男女学生人数。6.3报表中的计算6.3.1创建计算型控件1．报表节中的统计计算规则在Access中，报表是按节来设计的，选择用来放置计算型控件的报表节是很重要的。对于使用Sum、Avg、Count、Min、Max等聚合函数的计算型控件，Access将根据控件所在的位置(选中的报表节)确定如何计算结果。具体规则如下。①如果计算型控件放在报表页眉节或报表页脚节中，则计算结果是针对整个报表的。②如果计算型控件放在组页眉节或组页脚节中，则计算结果是针对当前组的。③聚合函数在页面页眉节和页面页脚节中无效。④主