商务信函的格式.ppt

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1、第七章商务信函的格式LayoutandFormatofBusinessLetters信头日期封内地址称呼主题正文结尾敬语签名SevenBasicPartsReturn（商业信函的组成部分）一般商业信函的组成可分为8个部分：1.信头(Theletter-head)发信人的名称、地址和发信日期。目的在于使收信人了解信发自何方、何处、何时，以便复信时参考。2.信头的位置I.LayoutofLetters1.信头（Letterhead）ABCTradingCo.188NewtonPalaceLondonNG29OPATel:01345567921Fax013454389232.发信日期（

2、Date）2011年2月22日February2,2011（美）2February2011(英)3.编号（SerialNumber;ReferenceNumber）你方存盘号：Yourref.DB/lih（收到的信）我方存盘号：Ourref.NJ/JLCF2（寄出的信）4.封内收信人地址（InsideAddress）Dr.LasterJameson,Director——收信人姓名、头衔MedicalResearchDepartment——部门名称3134NorthCiceroClinics——门牌号码和街道名称Chicago,IL60606——城市、州、邮编5.称谓（Salut

3、ation）DearMr.SmithDearMr.GeorgeSmithDearLeslieWilliamsDearJohn男性女性MsMrsMiss5.称谓（Salutation）DearDirectorDearSupervisor避免性歧视职务没有名字一个人收信人多人DearSirorMadamLadiesandGentlemenGentlemen6.标题（SubjectLine）1．KelvenClockCompany1345GranbyStreetSpringville,CA25767DearPurchaseagent:SUBJECT（Re）:100dozenT-shirt

4、s2．SmartCookCompany1345GranbyStreetSpringville,CA25767DearPurchaseagent,YOURORDERNO.12347.正文（Body）BodyofaletterThebodyofabusinesslettertypicallyhasthreeparagraphs:·1.introductoryparagraph·2.oneormorebodyparagraphs3.concludingparagraphOpeningsentencesLadiesandGentlemen:ThankyouforyourletterofAu

5、gust10andyoursampleofthemen’sshirt,togetherwithyourquotationSheetNo.2234forprocesssingourovercoats.Weall……2.Mainbody3.Closingsentences典型的英国式表达：“Sincerely,Bestregards”“Bestwishes,Kindregards,“Yoursfaithfully”“Yourssincerely”注意，只有第一个字母大写。不知姓名：熟人或知道姓名：8.签名（Signature）Sincerely,JohnSmithJohnSmithSa

6、lesManagerCAINPRODUCTSCO.III.FormatofaBusinessLetter一缩行式(Indentedformat)最正式封内地址和其他需要分行的地方的后一行,都比前一行缩进二格或三格。信的正文,每一段的开始一行都缩进若干格。FormatofaBusinessLetter二平头式(Blockformat)每一行都是从左边开始取齐,成一垂直线。FormatofaBusinessLetter三混合式(Semi-blockedformat)前两种格式的混合体。信的正文部分采用平头式，作者的地址、日期、结尾敬语及签名采用缩行式。Return亲爱的马科斯女士：关于

7、500打T恤的回函感谢您在4月5日的来信中关于我厂生产的T恤的询价。现寄送我方的报价单供您选择。同时随函附寄样品供你方参考。相信您会对商品的高品质满意。期待马上与您的合作。LanguagePointsenclose随函附寄现随函附寄商品目录供你方参考。send…underseparatecover另寄现另寄商品目录供你方参考。Weareenclosingherewithacatalogueforyourreference.Wearenowsendingyouunder