图解Excel超实用打印技巧.docx

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1、一、在每一页上都打印行标题或列标题　　在Excel工作表中，第一行通常存放这各个字段的名称，如“客户资料表”中的“客户姓名”、“服务帐号”、“公司名称”等等，我们把这行数据称为标题行(标题列依此类推)。当工作表的数据过多超过一页时，打印出来只有第一页有行标题，这样阅读起来不太方便。　　用下面方法可以让每一页都打印行标题：　　进入要打印的工作表，选择菜单“文件→页面设置”命令，在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡，然后单击“打印标题”区“顶端标题行”文本区右端的按钮，对话框缩小为一行，并返回Excel编辑界面，用鼠标单击一下标题行所在的位置(图1

2、)，再单击回车即可。（图1图片较大，请拉动滚动条观看）　　这时对话框恢复原状，可以看到“顶端标题行”文本框中出现了刚才选择的标题行(图2)，核对无误后单击“确定”完成设置。以后打印出来的该工作表的每一页都会出现行标题了。图2　　说明：列标题的设置可仿照操作。若需要要打印工作表的行号和列标(行号即为标识每行的数字，列标为标识每列的字母)，勾选“打印”区的“行号列标”复选框即可。二、只打印工作表的特定区域　　在实际的工作中，我们并不总是要打印整个工作表，而可能只是特定的区域，那么应该如何设置呢？请跟着下面的方法进行。　　(一)、打印特定的一个区域　

3、　如果需要打印工作表中特定的一个区域有下面两种方法。　　方法1：先选择需要打印的工作表区域，然后选择菜单“文件→打印”命令，在弹出的“打印内容”对话框的“打印内容”区，勾选“选定区域”单选框(图3)，再单击“确定”即可。图3　　方法2：进入需要打印的工作表，选择菜单“视图→分页预览”命令，然后选中需要打印的工作表区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置打印区域”命令即可(图4)。图4　　说明：方法1适用于偶尔打印的情形，打印完成后Excel不会“记住”这个区域。而方法2则适用于老是要打印该工作表中该区域的情形，因为打印完成后Execl会记住

4、这个区域，下次执行打印任务时还会打印这个区域。除非你选择菜单“文件→打印区域→取消打印区域”命令，让Excel取消这个打印区域。　　(二)、打印特定的几个区域　　如果要打印特定的几个区域，和上面的方法对应，也有两种方法。　　方法1：开始时，按住Ctrl键，同时选中要打印的几个区域，后面的操作与上面的方法1相同。　　方法2：在分页预览视图下，用前面方法2介绍的方法设置好一个打印区域后，再选择要打印的第二个区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“添加到打印区域”命令即可(图5)。用同样的方法设置其它需要打印的区域。图5　　说明：用方法2设置的打印区

5、域，Excel会一丝不苟地把它记下来。要取消这些设置，执行菜单“文件→打印区域→取消打印区域”命令即可。三、将数据缩印在一页纸内　　这个技巧主要运用于如下的情形：　　1、当数据内容超过一页宽时，Excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。　　2、当数据内容超过一页高时，Excel总是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。　　上面的情况不论是单独出现或同时出现，如果不进行调整就直接进行打印，那么效果肯定不能令人满意的，而且还挺浪费纸张。下面我们

6、提出两种常用的调整方法。　　(一)、通过“分页预览”视图调整　　进入需要调整的工作表，选择菜单“视图→分页预览”命令，进入“分页预览”视图(图6)。图6　　从图6中可以看到F列和G列之间有一条蓝色虚线，这条线就是垂直分页符，它右边的部分就是超出一页宽的部分，下面我们把它和左面部分一起放在同一页宽内。　　将鼠标指针移至F列和G列之间的蓝色虚线处，鼠标指针变为左右双箭头(图7)，这时按住鼠标左键，拖拉至G列右边缘处放开即可。　　调整后的效果如图8所示，可以看到原来的蓝色虚线与G列边缘的蓝色实线重合，表示垂直分页符被重新设定，这样原来超出的G列数据就

7、可以被打印在同一页宽内。图7图8　　水平分页符的设定方法完全一致，可以仿照操作。　　(二)、通过“页面设置”对话框调整　　通过“页面设置”对话框调整也相当方便。进入需要调整的工作表，选择菜单“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡。　　然后点选“缩放”区的“调整为”单选框，在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高(图9)，单击“确定”按钮即可。图9四、将报表打印在指定的几页内　　当数据的内容比较长时，打印出来的纸张可能有很多页，当然，这些页之间的分隔，都是Excel默认为我们添加的。但是实际情况中，我们可能希望Exc

8、el能够以自己的分页标准来打印，下面介绍一下处理的方法。　　具体操作之前，我们打开“页面设置”对话框，进入“页面”选项卡，确认一下“缩放”区域，选中的