试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略.doc

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1、试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略［摘要］本文首先分析了信息化建设中存在的问题，并结合这些问题进行理性的思考并提出相应的实施策略。［关键词］高校档案信息化问题实施策略一、目前高校档案信息化建设存在的主要问题1、档案信息化资源相对分散。随着高校信息化的不断发展，学校办公自动化系统的开发，产牛了大量的电子公文，这些都需要及时、准确、有效地被新型的档案管理系统所接收。而很多高校档案馆的档案管理系统无法融入到学校的整体口动化系统之屮，导致各部门产生的越来越多的电子文件资源相对分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。2、高校档案信息化屮的法律问题。对于

2、高校档案部门血言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权的保护FI益重视，如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作屮还存在诸多问题。3、高校档案部门档案上网带來的保密问题。档案信息屮凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都属于保密范围，在档案信息化过程屮，存在信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的环节。4、电子文件真实性以及长期保管的问题。由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作屮我们还是得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家发布了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作屮还存在

3、很多有待解决的问题，此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将日益严重。二、高校档案信息化建设的实施策略结合高校档案信息化建设屮存在的误区和主耍问题，特提出以下高校档案信息化的实施策略，它分为如下步骤：1、需求分析调查现有档案资源情况，了解业务部门实际需要，寻求学校主管部门支持，这一系列问题得到明确解答，档案信息化才能成为可能。同吋应该吸取其他档案部门的经验和教训，解决档案信息化面临的瓶颈问题，然后制定信息化的模式，这一步需要档案业务部门、归档部门、开发人员共同参与。2、信息化H标确定确定上信息化项H之后，便要

4、根据现有条件结合实际制定信息化H标，这项工作不能仅仅看到当前，而应着眼于未来档案部门的发展和学校信息化水平的推进，制定岀短期和屮长期发展规划。3、信息化团队构建高校档案部门搞信息化建设，关键的问题还是在于人。必须以人为本，把培养人才、锻炼队伍放在工作首位。由于分工和定位不同，信息化团队的分为管理型人才、研究型人才、技术型人才、业务型人才等不同角色：4、标准和规范建设标准和规范建设是一项重要的基础工作，特别是在现代网络环境下，标准和规范显得尤为必要，如果数据标准不统一，将对数据的采集、加工、保存以及以后的信息共亨带来问题。为此教育部制定了《教育管理信息化标准

5、》，其屮学校管理信息标准是整个标准的最核心部分，涉及我国各级各类学校，内容覆盖学校管理的方方而面（包括学校基本情况信息、学生信息、教职工信息、教学管理信息、科研信息、体育与卫生信息、办公管理信息、房产与设施情况信息、仪器设备实验室信息、图书管理信息等），完全满足了我国各级各类学校教育管理信息化建设、各级教育行政管理部门信息需求以及学校与教育行政部门信息资源交流与共亨的需要。5、信息资源体系整合高等院校具有丰富的信息资源，不同部门都有自己的信息系统和网站，每年将产生大量的数字化文档，这些数据涉及到教学、科研、行政、财务、后勤，是菲常珍贵的资源。同时遍及校园的

6、教育网，更为信息的传播和共亨提供了天然的平台。（D整合校内信息资源整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定哪些信息具有归档价值，这些数据包括各部门的信息系统、网站、数据库、照片、视频、电子文档等多种数据。对于信息系统，比如学校办公室的0八系统、学生处的学籍管理系统、科研处的科研成果管理系统、财务处的财务报表系统、教务处的成绩管理系统，这些系统产生的数据都将直接成为数字档案。通过前端控制和全程管理，我们对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，做到工作上主动性和前瞻性。随着校园网建设的深入，很多院系、机关

7、都建立了自己的网站，各部门的信息也通过网站进行发布，这些信息不存在纸质版木，所以应该要求各部门每次网站更新时,应将旧网站进行归档或者有选择的采集网站信息。对于各部门使用办公软件、媒体编辑工具产生的菲结构化文件，我们也应该要求其定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。（2）优化馆藏档案H录馆藏档案数字化活动是否成功，关键在于数字化后的档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、胶片、磁带等数据，应该有选择、分步骤实行数字化，首先就要做好选题工作。数字化的对象首先应该是馆藏优质资源，比如学籍卡片、科研成果、名人档案、历史视频等数据，这些数据必须在数

8、字化正式开始前先做好手工整理，保证其完整性、连续性，否则将对以后的