大型会议策划方案　.doc

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1、大型会议策划方案　　　大型会议策划方案篇一大型会议策划方案预算会议及展览的预算不是一个概念。　　通常而言，会议预算包括以下几个方面　　1、交通费用交通费用可以细分为　　(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通　　(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使奠用的预定交通。　　(3把)、欢送交通及返程交通认——包括航班、铁路、公引路、客轮及住宿地至机场量、车站、港口交通费用。　　芽　　2、会议室/厅费用具

2、体谅可细分为　　(1)、憎会议场地租金——通常而协言，场地的租赁已经包含症某些常用设施，譬如激光雾指示笔、音响系统、桌椅嫩、主席台、白板或者黑板舶、油性笔、粉笔等，但一啥些非常规设施并不涵盖在否内——比如投影设备、临占时性的装饰物、展架等，杨需要加装非主席台发言线脖路时也可能需要另外的预丢算。　　(2)、会议设焉施租赁费用——此部分费夕用主要是租赁一些特殊设泛备，如投影仪、笔记本电绕脑、移动式同声翻译系统彭、会场展示系统、多媒体囱系统、摄录设备等，租赁柴时通常需要支付一定的使攒用保证金，租赁费用中包软括设备的技术支持与维护窍费用。　　值得注意的是，在渔租赁时应对设备的各类功英

3、效参数作出具体要求（通日常可向专业的会议服务公喧司咨询，以便获得最适宜凝的性价比），否则可能影雄响会议的进行。　　另外，这隅些会议设施由于品牌、产夜地及新旧不同，租赁的价侦格可能相差很大。　　(描3)、会场布置费用——织如果不是特殊要求，通常逊而言此部分费用包含在会艳场租赁费用中。　　如果有特碘殊要求，可以与专业的会蜗议服务商协商。　　(4登)、其他支持费用——这趾些支持通常包括广告及印尤刷、礼仪、秘书服务、运扮输与仓储、娱乐保健、媒谣介、公共关系等。　　基于这延些支持均为临时性质，如窖果会议主办方分别寻找这桑些行业支持的话，其成本昭费用可能比市场行价要高抢，如果让专业会议服

4、务商霉代理，将获得价格相对比烛较低廉且服务专业的支持末。　　对于这些单项服务唁支持，主办方应尽可能细轮化各项要求，并单独签订赞服务协议。　　3、住宿费用摆住宿的费用应该非常烛好理解——值得注意的只汤是住宿费里面有些价格是壹完全价格，而有点是需要沼另外加收政府税金的。　　对访于会议而言，住宿费可能随是主要的开支之一。　　找专辑业的会展服务商通常能获轻得较好的折扣。　　正常庸的住宿费除与酒店星级标轧准、房型等因素有关外，丘还与客房内开放的服务项山目有关——譬如客房内的尹长途通讯、洗换、迷你吧妥酒水、一次性换洗衣物、至互联网、水果提供等服务潜是否开放有关。　　会议主办镣方应明确酒店

5、应当关闭或朗者开放的服务项目及范围猩。　　4、餐饮费用会议呸的餐饮费用可以很简单，郝也可以很复杂，这取决于札会议议程需要及会议目的切。　　(1)、早餐早餐雨通常是自助餐，当然也可害以采取围桌式就餐，费用甲按人数计算即可（但考虑芋到会议就餐的特殊性及原顶材料的预备，所以预计就嗅餐人数不得与实际就餐人争数相差到15％，否则餐锑馆有理由拒绝按实际就餐亚人数结算——而改为按预漾定人数收取费用）　　(2)逐、中餐及午餐中餐及簇午餐基本属于正餐，可以湛采取人数预算——自助餐棘形式，按桌预算——围桌有式形式。　　如果主办方希望志酒水消费自行采购而非由翻餐馆提供，餐馆可能会收缎取一定数量的服

6、务费用。　　胜　　(3)、酒水及服务费遮通常，如果在高星级酒饮店餐厅就餐，餐厅是谢绝姬主办方自行外带酒水消费崔的，如果可以外带酒水消揭费，餐厅通常需要加收服炳务费。　　在高星级酒店举办稿会议宴会，通常在基本消燎费水准的基础上加收15整％左右的服务费。　　(4)远、会场茶歇此项费用逸基本上是按人数预算的，迎预算时可提出不同时段茶辑歇的食物、饮料组合。　　承各办者告知的茶歇价格通常煮包含服务人员费用，如果乍主办方需要非程序服务，原可能需要额外的预算。　　通春常情况下，茶歇的种类可匝分为西式与中式两种——瘦西式基本上以咖啡、红茶育、西式点心、水果等为主氟，中式则以开水、绿茶或裴者花

7、茶、果茶、水果、咖昼啡、水果及点心为主。　　(珠5)、联谊酒会/舞会袒事实上，联谊酒会/舞午会的预算可能比单独的宴钙会复杂，宴会只要设定好蔫餐标与规模，预算很容易咖计算。　　但酒会/舞会的预腐算设计到场地与节目支持思，其预算可能需要比较长饮的时间确认　　6、视听设疆备除非在室外进行，悉否则视听设备的费用通常赶可以忽略。　　如果为了公共池关系效果而不得不在室外趾进行，视听设备的预算就刑比较复杂，包括●设备臭本身的租赁费用，通常按绽天计算●设备的运输熊、安装调试及控制技术人园员支持费用，可让会展服再务商代理