电子公文管理--公文管理流程.ppt

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1、第6章电子公文管理第6章电子公文管理本章学习要求:1．了解电子公文的一般概念。2．熟悉公文流程的定义方法，掌握收发文管理的基本操作。3．了解电子档案管理。第6章电子公文管理教学内容:6.1电子公文概述6.2公文管理流程6.3电子发文管理6.4发文流程实例6.5电子收文管理6.6电子档案管理结束6.1.1电子公文定义电子公文（Electronicofficialdocument）是指电子化的正式公文。电子公文是指国家机构及其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有法定效用

2、和规范体式的文件。6.1电子公文概述6.1.2电子公文管理电子公文管理，遵循电子政务活动中产生的有价值的电子公文应归档的原则和归档电子公文应规范的原则，遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则，确保和有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，确保归档电子公文得到科学保管和有效利用。6.1电子公文概述6.1.2电子公文管理电子公文文档一体化业务流程包括形成、办理、归档、保管、利用或销毁五大部分，形成发文管理、收文管理和档案管理三大块。电子公文管理中另一个重要问题就是公文留痕信息的管理。对于电子公文留痕信息的保留有两种类型，一种为保留电子公文的具体修改内容，即修改内容留痕。另一种为保留修

3、改痕迹，即为留真信息。6.1电子公文概述6.2.1工作流程概述工作流程是指一个有始有终，工作状态存在多个环节，各环节可来回往复进行的全部过程。工作流程分固定流程与可变流程两类。固定流程的特点是流程简单、确定，涉及人员较少，流程的各节点固定。可变流程的特点是流程复杂、多变，涉及人员较多，流程的流向、各节点都可以发生变化，因此可变流程往往需要自行定义，也称为自定义流程。6.2公文管理流程6.2.1工作流程概述公文管理流程分发文流程和收文流程两种，一般都是自定义流程。传统的公文管理也是以流程的方式进行的，但传播工作流程的介质是可见的纸介质。OA系统上的公文管理中，其传播工作流程的介质是不可见的电子信

4、息，操作手段、方法与效果发生了根本的变化。无论是公文管理流程还是其它可变的事务管理流程，在流程流转前都必须通过流程定义。6.2公文管理流程6.2.2流程名称定义流程名称定义用于定义主流程名称。由系统管理员完成。登录OA系统，单击“系统维护”

5、“系统设置”

6、“流程设置”

7、“流程名称”进入流程名称视窗。单击【新建流程名称】按钮，“流程类型”栏目里填“发文”，单击【保存并关闭】按钮返回。6.2公文管理流程6.2.3待办名称定义待办名称设定在个人首页的“待办事宜”栏里滚动显示的内容。系统管理员登录OA系统后，单击“系统维护”

8、“系统设置”

9、“流程设置”

10、“待办名称”进入待办名称视窗。单击【新建待办名称

11、】按钮，打开一个新建待办名称对话框，在“选择类型”中填写主流程名称“发文”。待办事宜域名对应表单中还有下列属性：数据库路径、服务器名称、主题、拟稿单位、状态、校对、处理意见、预定时间。6.2公文管理流程6.2.4套文模板定义套文模板是指发文流程中公文最后成文时所套用的版式。套文模板在排版格式上应符合GB/T9704-1999要求。系统管理员身份登录OA系统，单击“公文管理”

12、“发文管理”

13、“套文模板”进入套文模板视窗。单击【新建套文模板】按钮，弹出“套文模板”对话框。需要填写包括“套文模板名称”、“序号”、“套文文件头”和“印发机构头”四项。“套文模板名称”供流程中选择时使用。6.2公文管理流

14、程6.2.5发文流程定义发文流程定义是指定义流程中的每个节点名称、流向、参加人员的部门和岗位、职责等，它是公文流程管理中最重要的内容，流程定义得合不合理直接关系到流程运行结果，从而影响整个单位的工作效率。发文流程定义由系统管理员完成。登录OA系统后，单击“系统维护”

15、“系统设置”

16、“流程设置”

17、“流程定义”进入流程定义视窗。单击【新建流程定义】按钮，打开一个新建流程定义对话框，流程定义包括三个部分：基本设置、流程设置和流程帮助。6.2公文管理流程6.2.5发文流程定义1.基本设置流程的基本设置包括流程类型、流程名称、具有新建包含本流程设定的文档权限的角色、发送时是否同时以邮件通知、具有本流程管

18、理权限的角色等内容。(1)流程类型流程类型是指主流程名称。(2)流程名称流程名称在此是指子流程名称。6.2公文管理流程(3)具有新建包含本流程设定的文档权限的角色新建权限角色是指哪些部门及哪些岗位能够新建本流程。(4)发送时是否同时以邮件通知如果流程需要在发送给用户审批的同时以邮件通知用户，则选择“是”，反之选择“否”选项。(5)具有本流程管理权限的角色管理权限角色是指哪些部门、哪些岗位、哪些人员