EXCEL大量数据快速录入技巧.doc

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1、EXCEL大量数据快速录入技巧2002-05-15··DIYer··天极软件频道高考及其他许多类似工作有大量的数据需要录入，为了便于汇总，各校必须统一格式，所以一般由上级主管部门设计好一个数据库，再辅之以一个录入的界面。这样虽然操作起来非常直观，但丝毫不能减轻数据录入的工作量（除了自动编号之外）。仔细研究一下他们的数据库和数据构成，我们就可以放弃那些漂亮的录入界面，在EXCEL2000中轻松完成。一、表头的设计处理首先要自己设计一张工作表。表头上的表项设置，必须建立在对上级部门数据库的认真剖析的基础之上。如果是传统的DBF数据库，当然可

2、以直接在EXCEL中进行相关操作；如果是ACCESS数据库，经过适当处理，我们也可以在EXCEL2000中对它进行操作。实在不行，那就逐项记录下所要录入的数据项，自己设计一个表头也是可以的。表头最好用汉字注明，这样可以避免录入时出现张冠李戴的情形，需要时再适当调整一下就行了。二、“查找、替换”和“自动更正”功能的巧用再来分析一下这些数据：在“毕业学校”一栏，有好多个学生毕业于同一所学校，重复输入效率肯定不高。对，有了，先自己定义几个字符来临时替代一下各个学校的名称（如用“4Z”代表“枣阳市第四中学”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所

3、有的“4Z”全部替换为“枣阳市第四中学”不就行了？[提示：尽量用一些简单好记、易录入、不会与其他内容发生混淆的字符来执行替换，不过不要光顾了简单好记，否则，你用“4”代替“枣阳市第四中学”试试，做了“全部替换”后可别骂人哟！]如果你连Ctrl+H这一步也想省去，你可以试试EXCEL的“自动更正”功能。使用自动更正功能，可以简化用户对大量重复数据的输入操作，例如可以将上面的“4z”定义更正为“枣阳市第四中学”，定义的方法是：从工具菜单中选择“自动更正”，打开自动更正对话框。在“替换”框中输入数据，如：“4z”，在“替换为”框中输入数据，如

4、：“枣阳市第四中学”，单击“添加”，再单击“确定”。之后，只需在单元格中输入“4z”两字，即会自动更正为“枣阳市第四中学”。三、输入法的自动切换在输入数据时，一张工作表中同时包含汉字、英文字母和数字，那么对于不同的单元格，输入时不断地切换输入方式也是人为增加的录入工作量。只要作一下预处理，便可以使Excel对不同类型的单元格实现输入法的自动切换。图1启动Excel2000，新建一工作簿，取名为“2002.xls”，右键单击工作表标签“Sheet1”，选择“重命名”，改名为“学籍登记表”。先将小张经常使用的“智能陈桥输入法”设为默认汉字输

5、入法：单击右下角的“En”图标，选择“属性”，在出现的对话框中选择语言标签下的“智能陈桥输入平台”，单击[设为默认值]并确认。按上述设计输入表头内容，然后选中“姓名”、“性别”等需要输入汉字的那些列，在菜单中依次选择“数据→有效性→输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击[确定]按钮（如图1）。再选择其他各列，同上操作步骤，调出“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击[确定]按钮即可。经过这样简单的处理之后，在录入过程中，当插入点处于不同的单元格时，Excel2000能够根据我们进行

6、的设置自动在中英文输入法间进行切换，省去了来回进行中英文切换的麻烦。　四、不定长数据的预处理　对于学生家庭住址这一栏，列宽该如何设置呢？太宽了会造成表格过宽左右滚动不方便，太窄又怕万一哪个学生的地址比较长，岂不被它右边的列给挡住了？不要紧，有两招都是专门对付这种情况的：　第一招、在“家庭住址”列上方单击，选中整列，依次选择菜单“格式→单元格→对齐”，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框（如图2），单击[确定]按钮，调整该列到合适的列宽。这样如果某个同学的地图2址超过了单元格的宽度，Excel能够自动缩小字符的大小把数据调整到与所设

7、列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。即使以后对这些单元格的列宽进行了更改，其中的字符也可乖乖地自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽。第二招、选中“家庭住址”列后，勾选图2中的“自动换行”复选框后，Excel能根据列的宽度和文本内容的长度自动换行，这样就不必眯起眼睛去忍受那些小字了！五、让EXCEL也“自动编号”我们都知道，EXCEL的自动填充是它的一大特色功能。利用它来进行序号的“自动编制”，简直就像是量体裁衣一样方便。一般自动填充的方法都是用鼠标左键指向填充柄，按住鼠标向下拖动完成的（填充柄是位于选定区域角上的小黑块，将鼠标指向

8、填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，这种方法不便掌握拖动的距离。这里介绍一种本人摸索的更简单的操作方法：用鼠标左键双击填充柄。一切O