如何高效组织会议.ppt

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1、如何高效组织会议北京新世纪金悦酒店管理有限公司主讲人：田仲君据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。实例分析：班前会的召开会议事项：1、昨天下午1人迟到9分钟；2、昨天晚市太平洋服务员在收刀叉时滑落扎到客人；3、金悦厅拿错酒水；4、成竹厅上错菜；5、今天本部门有一新员工入职。会议列举：周

2、大例会月部门例会年终大会周行政例会营销会前奏已过进入第一章节……一、怎样组织班前会1、培养良好工作习惯，适应公司氛围；2、进行工作教导、激励工作热情、提升士气的手段；3、快速调整员工精神状态，积极乐观投入工作；（一）班前会的重要性一、怎样组织班前会1、工作安排与追踪管理；2、开展学习培训工作；3、促进沟通、达成共识；4、激励、鼓舞士气；5、培养领导的权威与形象，风范与气质。（二）班前会的目的一、怎样组织班前会1、检查员工出勤情况及仪容、仪表；2、工作回顾及总结；3、新政策、新业务的学习；4、当日工作安排；5、讲述注意事项；6、

3、与员工交流沟通，搜集员工意见。（三）班前会的内容一、怎样组织班前会1、整队——严肃、迅速；2、娱乐——不讲工作、来点趣事；3、正题——要提前准备(报告单)；4、批评——要善意；5、培训——要适当；6、口号——要振奋精神。（四）班前会的做法一、怎样组织班前会班前会报告单部门：线：日期：市别：1、员工出勤情况：2、仪容仪表情况：3、礼貌招呼意识：4、前日工作回顾总结：5、本日工作要点及注意事项：6、员工工作反映事项：备注：本单每日交接，报部门主管，确认无误存档。部门主管：进入下一章节进入第二章节……？？？会议为什么开得没有效率呢？

4、二、会议中常见问题原因：1、对会议目标或讨论主题不清楚。2、过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。（一）离题二、会议中常见问题对策：1、组织者以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉；2、请他做归纳或替他做归纳；3、给予肯定再切断话题；4、将离题的议题留置最后再做讨论；5、发言限定時间。二、会议的常见问题原因：1、对会议目标或讨论主题不清楚。2、对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。3、凭会议而相互发泄相互间的不满，甚或借会议而相互挑衅。（二）争议不下二、会议的常见问题对策：1、若争论是离题的则立刻制止；

5、2、参与第三者的意见；3、意见列表比较，进行投票；4、重整双方意见提出新的方案；5、暂停会议休会20分钟以上；二、会议中常见问题原因：1、多数人不积极参与；2、少数人思考快速、善于表达，且热衷于会议；3、少数人好求表现。（三）垄断会议二、会议中常见问题对策：1、巧妙地阻止其行为；2、指派工作给喜欢垄断会议的人去做；3、将视线避开垄断者。二、会议中常见问题原因：1、会议超时。2、与会者有其它事要办。3、会议不具实效。（四）情绪化二、会议中常见问题对策：1、对发言者的情绪表示理解；2、振奋士气，拟定共同目标；3、中途休息或结束会议

6、并安排续会时间；4、以小故事、挑战性问题或节奏的改变，重新鼓动与会者兴趣。二、会议中常见问题原因：1、双方存在误会或利益冲突；2、对与会者的态度表示由衷的不满。（五）人身攻击二、会议中常见问题对策：1、对双方进行安抚；2、重申议事规则；3、重提主题进行讨论。二、会议中常见问题原因：1、权、责、利不对等；2、没有勇气承担而逃避推卸责任。（六）争功诿过二、会议中常见问题对策：1、组织者应制止不当的发言,并给予其适当的肯定；2、引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定；3、组建、规范权、责、利对等机制。二、会议中常见

7、问题原因：1、会议议程安排不合理；2、组织者现场把控不到位；（七）时间不足二、会议中常见问题对策：1、选择重要的议题进行讨论；2、限制发言人数；3、限制发言时间。二、会议中常见问题原因：1、对会议目标及讨论主题不清楚；2、感到沉闷无聊；3、会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈；4、外界环境干扰；5、对会议内容缺乏兴趣。（八）与会者分心二、会议中常见问题对策：1、假定交谈内容与主题的相关性，问其愿否分享他们的看法；2、作短暂的停顿，甚或稍作休息；3、如少数人分心则不予理会或将发言作短暂停顿。4、多数人分心则暂停会议；进入第三

8、章节……？？？会议需要管理吗？三、会议管理1、以人为本；2、停止操控；3、目标与过程兼得；4、感觉与理性兼顾；5、解决问题也处理情绪。（一）组织会议的原则三、会议管理（二）与会人员的管理三、会议管理（三）会议通知管理三、会议管理会议名称人资会议目的总结与指导工作时间2012年