智能档案管理系统介绍.ppt

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1、智能档案管理系统介绍杭州比特信息技术有限公司Weareyourway一、智能档案管理系统概述绍兴电力局是国内首批“国际一流供电企业”，领先科技进步、提高企业管理水平、提高客户服务质量一直是绍兴电力局不断发展的重要经验。随着电力行业改革的不断深入，电力企业已充分认识到提高客户服务质量，提高企业管理水平，是电力企业能否获得生存与发展机会的关键。现营销部门对客户档案按客户号编制，每个客户的档案都集中在一起，并分类存放，由于数量大（一个档案室要存放几十万份档案），查找和管理工作繁杂。营销部门为提高客户服务水平，科学规范客户资料管理，构建智能档案管理系统，实现客户资料等档案、文献的自动化

2、管理，规范客户资料的入档流程、借阅流程、归还流程、注销流程，从而对客户资料提供流程化管理，提高客户服务效率与质量。二、方案设计思路和目标智能档案管理系统在设计上要满足流程化管理档案资料的要求；同时可以实现市局、分局分级档案管理要求；能尽可能减少入档工作量，已有客户信息能自动导入。智能档案管理系统项目要实现的目标是：建设一套基于IP网络平台，以档案管理柜体、控制软硬件、智能档案管理软件组成，符合计算机、网络通讯技术最新发展潮流，具有良好的可靠性、可维护性和扩容能力、接入灵活、应用成熟的智能档案管理系统。三、智能档案管理系统框架智能档案管理系统软件（档案管理员）：智能档案管理系统软

3、件以档案管理员身份登录可完成档案初始信息录入、入档、借阅、归还、注销等流程。系统中只有本计算机用户才能操作和档案架硬件相关联的操作，例如档案上架、指示下架操作。智能档案管理系统软件（内网中有权限的其它用户）：在内网中的其它计算机用户安装完智能档案管理系统软件后，可以完成档案初始信息录入、查询等操作。当市局用户登录时，可查询其它分局档案信息。数据库服务器：整个智能档案管理系统在设计上考虑分散运行，集中管理的要求，在数据库设计中可以满足数据集中管理的要求，也可以单机运行。（如果用户觉得有必要，可以在市局统一配置一台数据库服务器。）条码打印机：用于档案盒条码打印。无线条码扫描枪：用于

4、扫描档案盒条码，完成上架档案盒编码录入。档案柜体控制系统：单个档案柜管理、控制、通讯单元。柜体电机控制单元：控制柜体电机运行。分节控制单元：控制单节档案柜所有档案位检测、指示。档案盒指示单元：每个档案位具有独立指示，完成指示下架等功能。档案盒入位离位检测单元：每个档案位能独立检测是否有档案上架、下架发生。四、档案管理流程定义五、主站系统功能介绍1.系统登录您可以在”系统开始””程序””智能档案管理系统”或桌面的快捷方式进入系统.初始管理员用户名为admin和密码为空如果连接失败,可点击数据库设置查看数据库配置信息,如数据库配置正确而测试连接不上,则可能是服务器的数据库服务未

5、开或网络连接不可达.在登陆界面中输入正确的用户帐号,密码.点击确定,进入系统主界面:本机参数设置可设置数据库连接参数、与下位机通信的串口参数、档案架节数和是否是操作主机（与下位机的串口通信的机器选是）2.系统初始设置局管理管理本系统管辖的局信息。局信息用于用户属性和客户属性。用户管理管理本系统的用户信息。直接操作人员为普通用户。客户类型管理管理系统的客户类型。以后可用于客户属性进行查询分类。档案类型管理管理档案包含的所有类型。3.数据初始化档案盒管理初始化系统的所有档案盒。可用条码枪连续按批次输入。档案架管理定义系统管理的所有档案架，设置档案架的编号、逻辑地址、行数和列数。在客

6、户管理界面的【非居用户EXCEL导入】按钮，可导入excel数据源。其格式为：F1：原档案所在盒号（可为空）F2：档案序号（客户行为空，否则不能为空）F3：档案明细序号（客户行或档案行为空，明细行不能为空）F4：客户号（不能为空，且必须保证正确）F5：名称F6、F7：空（但必须保留，导入程序需要）F8：序列号（等前面信息整理好后，按序递增）4.客户资料、档案及明细导入客户管理管理系统所有客户及其档案及档案明细。可按客户号、客户名和客户类型查询。点击某客户，可查看其档案列表。双击某档案，可查看改档案的明细。5.日常使用客户、档案及其明细管理新建档案时，点击【初始明细】可根据档案类

7、型初始化档案明细，再根据实际情况修改。档案入盒、出盒扫描入盒：选择要入盒的档案，点击【扫描入盒】，用条码枪扫描档案盒的条码，系统即将档案资料放入该盒。【注】客户列表右边的【客户档案扫描入盒】可将该客户所有档案一起入盒。在同客户已有资料入盒且想入相同档案盒时，可先选择目标盒，待标题“盒号”上面显示目标盒号后，点击未入盒档案的盒号列即可。指示下架如果档案已上架（如架号显示：01-3-1-5【表示01架3行1节5列】），则指示档案架的该库位亮灯，等待下架。【注】客户列表右边的【指示下架】可将该客户