版单位存货管理的问题分析与改进建议.pdf

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1、问题分析与改进建议万方数据一、出版单位存货的特点出版单位存在存货的主要原因有两个：一是为了保证出版单位生产和销售经营的需要：二是出于对成本或者价格的考虑。因此．从一般意义上讲．存货管理理论和实践都适用于出版单位。但是．作为特殊产品，出版物又●董为民有以下特点：(一)多品种。出版物属于小商品，从品种数量、单品种生产量到再印次数的限制．都有别于其他制造业批次生产的一般特点。因此．多品种是出版单位存货的主要特点．(二)惟一性。对于作者来说．每种出版物都有著作权：对而原材料一旦进入生产加工或者产成品状态．其“内容”特点便更为突出

2、。已经加工完毕的纸质出版物．如果“内容”失效．则只能当作废品处理。因此不同阶段的存货虽有关联。但各有特点。(四)时效性。当前是信息时代。信息更新速度极快。过去可以几年都不过时的出版物．现在可能只“热”或“销”几个月便受到无情的冷落：有些配套出版物(如教辅读物)，随着主出版物(如教材)的变更而变更，一旦主出版物修改．配套的出版物也只能报废。(五)替代性。同样的内容，可以通过各类媒体传递．出版物的功能也部分地被其他传播手段所替代。万方数据(六)易地存储。主要表现在．一是用于印制纸制出版物的材料通常存放在加工企业：二是多数印制

3、或加工业务委托外部完成．在产品属于易地存储状态：三是加工完成的出版物．在没有完全交给出版单位前．暂时存放在加工企业：四是委托代销的出版物．在售出以前．所有权属于出版单位．受托方只是代出版单位销售出版物．因此．代销出版物应作为出版单位的存货处理。为了使受托方加强对代销商品的核算和处理．现行会计制度也要求受托方对其受托代销商品在资产负债表的存货中反映出来．同时，与受托代销商品对应的代销商品款作为一项负债反映。出版物所具有的形式和内容上的本质区别及其特点．都说明出版单位的存货管理具有复杂性．只有了解和掌握了这些特点．才能有的放

4、矢．有效地对其进行管理。二、存货管理存在的问题出版单位存货管理涉及出版、发行、财务、储运等多个部门，因品种繁多、核算手段跟不上，一直是出版单位管理的薄弱环节．存在的问题比较多．主要表现在以下几方面：(一)信息流通不畅。在存货管理上存在实物流、信息流、资金流不对称的状况．即财务部门与业各部货等部门据处甚至情况品等算．版物的收发存数量难以控制和监督．账实不符的问题也因此而产生。存货收发存信息的混乱局面．必然会影响相关的经营决策．再进一步的后果也就可想而知了。信息流通不畅也导致业务部门的收发存数据因缺乏财务牵制而相对随意．出入

5、库方式随意增加，入库单、出库单经常被修改，折扣也可以说变就变．报废出库不严格．盘点盈亏处理不规范等。这些随意性都会造成财务数据的混乱和失真。(二)产销比例失调。以销定产当然是最理想的．但这几乎不可能。出版物的特点也表现为几乎都是新产品．但无论是新产品和再印产品．都存在一个市场认同风险问题。如果生产(进货)环节完全按照自己的意愿行事．销售环节由于管理混乱、信息反馈不及时．造成旧货没有销售出去或者退在库房还没有拆包．又产生了大量的新货积压也就是必然的结果了。当然．完全掌握好每一种出版物的生产量也是十分49这种情况有利于及时安

6、排新品上市．避免来回联系所耽误的时间．但这种“默契”是建立在发行企业既未付款也可随意退货的基础上．风险完全由出版单位承担。实际上．出版单位产品大量积压或报废的部分原因是盲目主动发货．其直接后果是使这些出版物错失了最佳销售时机．变成了由客户代存的库存积压出版物。盲目主动发货的另外一个问题是使这些发货缺乏合同或订单支持．仅有运输证明和出版单位的出库清单．一旦出现客户不确认的情况．就会颇费周折。出版单位在清产核资中核销的委托代销商品损失．除了客户倒闭或去向不明外，多数属于这种情况。(四)代销缺乏控制。许多出版单位的资产负债表中

7、．库存商品数额很大．细究结构．会发现多数并不在自己的库房里．而是在客户那里。但到底分布在哪些客户?各有什么品种?数量是多少?账期或者实际销售期是多长?这些问题财务部门几乎无从知晓．万方数据款也无法结算。二是客户经营不善。已销售完毕的货款被挪做他用(如进其他出版单位的货)无法结算。三是客户对部分代销商品不确认。通常发生在发货回执丰续不全造成的客户经办人员更换后接管人员无法确认、冒用客户名义收货、途中丢失等环节上。四是出版单位自身管理不善．业务人员冒用现有客户名义，给不符合代销条件的客户发货，造成货款回收风险。(五)日常管理

8、不到位。一是存在盘点不严格．盈亏不处理。有些出版单位在盘点库存时缺乏财务部门的参与．对盈亏缺乏分析．甚至到底是盈还是亏难以说清楚．因此财务部门也无法进行账务处理。二是库房违规发货，造成单据混乱、账实不符。表面上看是管理过程中的具体问题．或者还可以归咎于管理信息系统的缺陷。实质上是管理观念存在问题．是管钱和管物脱节所引