组织召开会议课程.ppt

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1、如何组织、召开会议----提高会议效率的必修课如何组织会议成功地组织并召开一次会议，要做好三部分工作：会议准备工作、会议期间控制和会后工作。会议准备工作一、明确会议目标二、确定会议召开时间、地点及参加人员三、拟定并发放会议通知四、准备所需物品五、布置会场六、会前确认七、会后工作一、明确会议目标1、会议目标必须用书面形式列明2、会议目标必须切合实际3、会议目标必须具体且可以衡量4、会议目标数量要适当二、确定会议召开时间、地点及参加人员1、时间：（1）绝大多数与会人员方便的时间（不会因为参加会议而影

2、响自己的正常工作）（2）大家易集中精力的时间（3）必须确定会议起止时间（4）满足会议目标的要求2、地点：（1）场地有空档（提前预订）（2）方便与会者到场（3）场地位置、面积及设施满足会议要求3、参加人员（1）对实现会议目标有潜在贡献的人（2）培养目的为“列席”的人三、拟定并发放会议通知1、拟定会议通知（1）会议时间、地点及参加人员（必要时附上会议地点的位置图及路线）（2）会议性质、目标（让与会者心中有数）（3）议事日程（4）与会者会前需准备事项（5）会议组织部门及联系方式（如有不明，随时联系）（

3、6）回执（收到通知后，反馈）2、发放会议通知发放的形式：口头、电话、传真、Email四、准备所需物品1、突出会议主题所需装饰品（会场标语、台幕等）2、足够数量的桌椅（待定）3、视听器材、音像设备4、会议所需材料5、其他必要物品五、布置会场1、会场座席及主席台布置2、突出会议主题的装饰3、设备的安装、调试4、必要物品的摆放5、创造良好视听环境六、会前确认1、关键与会人员是否到达2、视听器材状态是否最佳3、物品摆放是否齐全4、整体环境是否舒适5、到会者按需签到七、会后工作1、整理并发放会议纪要2、对

4、会议结果的执行情况进行监督和检查3、存档1、会议目标必须用书面形式列明（1）目标的内容要一目了然，容易被理解（2）目标不容易被遗忘注：不要以为是经常召开的例会而不列出会议目标，目标是衡量会议是否有效的依据。2、会议目标必须切合实际（1）经过努力，目标有被实现的可能（2）目标要有一定的挑战性（3）会议目标也可为事宜通报等3、会议目标必须具体且可以衡量内容待定4、会议目标数量要适当（1）会议目标的数量不要太多，否则容易导致思维混乱。（2）保证当前需要解决的问题都能得到解决。（2）大家易集中精力的时

5、间A、精力充沛的阶段：上午9时-11时，下午4时-6时，是人们精力比较充沛的两个时间段B、尽可能使与会者感到比较高兴的时间下班后开会时间不要太长，最好在1小时左右，大家身心疲倦，无法集中精力。C、午餐前开会，这时大家都想早点结束会议，不会谈论无关话题。（3）必须确定会议起止时间不确定起止时间，有两个缺陷A、与会者无法对会后的工作做安排B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖到三个小时另外，最好不要超过一个半小时（4）满足会议目标的要求各种会议的召开时间必须根据会议目标的不同而改变。比如：

6、现场会必须在问题发生后两小时之内召开，否则失去意义；某种培训必须在开展某种工作之前展开，当这项工作已经完成后，就失去指导意义。（2）方便与会者到场A、即使是不熟悉的人，也应该能够较容易找到会场位置。B、可以设定临时指示牌（3）场地位置、面积及设施满足会议要求位置：Ａ、使大多数与会者感到方便Ｂ、能够免于外界噪音、电话、访客等干扰Ｃ、没有安全隐患面积：必须足够容纳与会者和视听器材设施：Ａ、桌椅Ｂ、有充足的照明、暖气及通风设备Ｃ、具备投放幻灯的条件：窗帘等1、对实现会议目标有潜在贡献的人（1）是实现会

7、议目标的直接负责人（２）能协助直接负责人完成会议目标（３）对会议目标的实现能提出建设性意见２、培养目的为“列席”的人（１）通过参加会议能够获得某些知识（２）为了完成某种任务而参加会议（３）议事日程A、按照议案的轻重缓急编排处理的先后顺序B、估计每一个议案所需要的时间，并明确标示出来C、语言表达尽量简洁明了（4）与会者会前需准备事项A、注明需要发言的人员及发言时间、内容B、注明需要准备资料的人员及资料内容口头：例会或临时现场会等没有特别注意事项的会议，且与参加人员经常见面时，可采用此种方法。电话：

8、符合上述条件，只是不能和与会人员见面，采用此方式。传真：会议比较正式，有内容需与会者了解，而又能见到与会人员，采用此方式。Ｅｍａｉｌ：有许多内容需要与会者了解，但是传真不方便（页数多，纸张限制等）时采用此方法。注：采用后两种方法时，一定要确认一下对方是否收到通知，内容是否清晰、完整。视听器材、音像设备投影仪及其支架、笔记本电脑、白板和白板笔（至少两种颜色）、扩音器、音箱、激光笔或教鞭会议所需材料宣传册、和会议日程有关的各种资料其他必要物品矿泉水（茶水、茶叶、暖水瓶）；必要数量的白纸、笔等办公用品