探析如何加强电子文件归档工作.doc

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1、探析如何加强电子文件归档工作一、慎选电了文件归档方法与移交途径电了文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电了文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作屮，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电了文件归档纳入木单位的归档制度体系建设Z屮。1、建立电了文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电了文件归档专用了系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电了文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文木、图像与视频电子文

2、件格式，实行统一管理。2、由计算机与信息管理部门负责电了文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电了文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集屮统一的信息管理系统，使Z成为电子文件的“集散地”与“汇集点二必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其屮，承担业务指导与监督职能,保障电了文件的有效管理与科学利用。二、建立电了文件归档管理的质量体系1、保障电子文件的真实性。无论电

3、子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电了文件形成、处理、归档过程屮的备类凭证信息真实、可靠；对电了文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电了文件的发送、接收人员与时间。2、保障电子文件的完報性。确保应归档的电了文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。3、保障电了文件的有效性。必须有效地表现电了文件中所记载的内容，并保证

4、其可以随时调用；保证存储归档电了文件的载体长期有效，并确保能够随肴软、硬件的升级换代而及时进行有关电了文件的迁移作业。4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一年度形成的电子文件经鉴定示向木单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电了文件形成后的3个月内，将其向木单位档案部门进行在线移交。档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电了文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储

5、设备作为电了文件长期保存的载体。对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电了文件，应当在解密示进行脱机保存。在存储电了文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电了文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。三、建立“三位一体叩勺电子文件管理运行模式电了文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电了文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一佑啲电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成

6、部门熟悉业务，了解电了文件历史联系，对于鉴定电了文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既宰握电了文件归档的原则、方法，又了解全局情况,歌谣效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电了文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电了信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种三位i体"的电子文件管理运行模式，可以有效保证电了文件归档管理工作的质量。四、提高电了文件归档管理人员的素质从某种意义上说，电了文件归档管理问题是档案管理工作屮的一个新课题，

7、需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电了文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电了文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电了文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。