建立数据库公式.doc

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1、建立数据库框架具体的项目可根据您的实际情况来设定。>>设置自动填充提高效率做好这步，可以让Excel自动填充某些数据内容，减小工作量。>>实现自动提醒功能到期提醒是很常用的一个功能，这里我们通过劳动合同到期提醒来说明这项功能的实现方法。>>用记录单录入数据逐行键入人事信息，很快会让人产生疲劳感，录入错误信息。我们可以用Excel自带的“记录单”功能来解决这个问题。>>冻结窗口以便查询可以把标题行或列固定，这样在查询的时候可以一眼看到某个数据体现的是什么内容。>>自动筛选以统计数据Excel自动筛选功能可以帮助我们快速找到目标数据并作统计，如本单位的本

2、科生有多少。>>用数据透视表快速汇总数据一般年底我们需要对人事情况进行大量的信息总结，比如人员的离职情况，入职情况，各类数据构成比例等。用数据透视表可以快速完成这一工作。>>作者新创作了建立人事信息库的简明教程，点这里查看　　首先我们打开一个新的Excel表建立一个人事信息库框架，信息项目的设置您可根据本单位实际情况而定。如图(一)所示:　　接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。　　1、性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置　　我们先对“性别”“出生年月”“年

3、龄”进行函数设置。当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入下列公式:　　(1)性别:=IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")　　含义：“LEN(E3)=15”表示看E3中是否有15个字符;　　“MID(E3,15,1)”表示在E3中从第15位开始提取1位字符;　　“MOD(MID()，2)=1”表示提取的字符除以2余数为1;　　“IF(LEN(E3)=15

4、,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否够15个字符，如果够就从第15个字符开始取1个字符，如果不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。我们的身份证号码一般是15位或18位。　　“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女"”表示所取字符除以2如果余数为1显示男，否则显示女。　　(2)出生年月:=DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))　　含义：DATE(YEAR,MONTH,DAY);　　“M

5、ID(E3,7,4)”表示在E3中从第7个字符开始连续取4个字符表示年，用类似的表示方法一个人的出生年月日便可以通过函数设置表示出来，如果为了看起来方便，我们可以将单元格格式设置成年、月、日的日期格式，这样显示的结果会非常容易理解。　　(3)年龄:=DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")　　含义：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示两个日期的差值;　　“TODAY()”表示系统自带的日期即显示当日日期;　　“DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")”表示今天的日期与G3所表示的出生月日之间的年份差值，这样一个人的年龄

6、就会容易的显示出来了。　2、劳动合同期限的自动生成和提前30天定期提醒功能设置　　劳动合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特别是劳动合同到期续签问题更是不可忽视。如果由于我们的人为原因造成了劳动合同漏签、延期签订等问题可能会给公司以及员工个人带来一定的损失。从一个人入职签订试用期合同开始，再到签订正式劳动合同以及后来的续签劳动合同，一系列的日期如何能够让系统自动生成，并且形成系统提前30天自动提醒我们的功能呢？这需要对一些信息项进行函数设置。如图(二)所示:　　(1)试用期到期时间:=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P

7、3)-1)　含义：“DATE(YEAR(),MONTH(),DAY())”显示指定日期;　　在这里我们假设试用期为3个月，我们需要在Q3单元格中输入上述公式，其中MONTH(P3)+3表示在此人入职时间月的基础上增加三个月。而DAY(P3)-1是根据劳动合同签订为整年正月而设置的。比如2005年11月6日到2006年11月5日为一个劳动合同签订期。　　(2)劳动合同到期时间:=DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1)　　我们同样采用上述函数的设置方法。这里我们假设劳动合同期限为1年，则我们需要设置成YEAR(P3)+1

8、，另外这个数值依然以入职日期为计算根据，所以天数上还要设置成DAY(P3)-1的格式。　　(3)续签合同到期