医药公司疫苗采购管理规定.doc

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1、医药公司疫苗采购管理规定1．采购需求的确认和采购计划。1.1疫苗采购的数量：公司只经营第二类疫苗，应根据最低和最高库存量，以不积压，不脱销，保证供应，提出采购需求。1.2采购中心与销售部门每月根据药品质量情况及销售部门的进销存业务业绩和未执行合同，编制月《采购计划》。1.3编制疫苗采购计划必须考虑供货单位或购入途径和到货周期的不同情况，并考虑疫苗冷链运输受不同季节气温影响等因素。1.4疫苗《采购计划》的主要内容：要货部门、采购人员、药品名称、规格、剂型、生产企业、供货单位、计划数量、进货期限和金额等。1.5疫苗采购计划审批：由采购中心经理审核其销量、库存

2、、总量、断货情况等，质量管理部审核质量情况。2.首营企业、品种的采购。2.1药品采购凡未与公司建立供需关系的企业和首次从某企业采购新品种（新剂型、新规格、新包装）的疫苗，均应按《首营企业管理规定》（首营资质审核：应有国家食药监部门核准的生产/经营的范围）、《首营品种管理规程》进货申请审批，已通过首营审批的企业、品种方可实施采购。2.2查询公司供销链网络系统，对已通过录入公司供销链系统的合格供应厂商和已在经营的品种，可直接实施采购。　3.合同的订立3.1签定采购合同：采购部在进货前应就有关原则与供应厂商签定《采购合同》（采购协议）（附有质量保证内容）合同的

3、内容应包括以下方面：1）明确所购疫苗质量应符合国家的标准和有关要求，包括交货期、售后服务等。2）明确所购疫苗（国产）供货时每件包装应附产品合格证。（每批到货均应附该批疫苗《生物制品批签发合格证》复印件。）3）明确所购疫苗包装标准，标签和说明书应符合国家有关规定4）疫苗的运输，应符合《疫苗储存和运输管理规范》的规定5）进口疫苗除上述外，还应附有供货单位原印章的《生物制品进口批件》、《进口疫苗检验报告书》的复印件6）采购的疫苗应是近三个月的生产的药品。7）注明价格及交货方式，如遇价格调整，则需重新签定。3.2采购合同的审批：签定的采购合同应由采购经理审批签字

4、或授权的采购人员签字同意后加盖公章，审批不同意的则返回给采购员，重新与供应商订立合同。3.3采购员将加盖公章的合同反馈给供应商，要求其盖章签字后一个月内寄回，采购员将合同编号整理归档。　4.采购的实施4.1采购员应按《采购计划》和采购合同的要求，向供应商发出采购订单（合同），其有效期为一个月，过后如还须订购必须重新发订单（合同）。4.2采购员根据采购合同将采购信息输入到供销链系统中，生成电子版《采购合同》，通过网络传递物流，并生成电子版本的《验收单》，内容包括：疫苗名称、规格、剂型、供应单位、生产企业、有效期、购进数量、购货日期。4.3采购员应根据采购订

5、单（合同），以不同的方式与供应商联系，主动询问发货情况并跟踪到货信息，如需更改订单：1）数量的更改则重复3.条款，2）供应商更改的则重复1.条款，以确保采购订单（合同）的履行。4.4采购员应对未按约定执行的采购订单（合同），应与供应商联络进行催货，并作为供应商年度业绩评定的依据。　5.到货情况确认5.1情况处理。1.符合订单：1）仓库疫苗验收员根据采购到货验收信息由《采购合同》生成电子版的“采购预报”转《验收单》。2）采购员收到供应商开具合法票据后，应与“采购进仓”《入库单》的品规、数量、供应商名称等进行核对，无误后在供销链系统中进行勾联，并按付款要求执

6、行付款审批。2.不符合订单：客服人员与采购人员进行电话沟通，依据沟通的结果由验收员进行验收或拒收。3.对于疫苗供货异常的按不合格药品管理规定执行。5.2采购员将到货入库情况记录在《购进记录》中5.3采购中心应及时将进货质量异常情况，供应商履行合同的能力，售后服务和预防纠正措施报告情况记入供应厂商业绩评定内容作为年度进货质量评审的依据。