基于高职院校档案管理信息化探究探析.doc

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1、基于高职院校档案管理信息化探究探析摘要：本文对高职院校当前档案信息化建设的现状展开了细致的分析，指出了髙职院校档案信息化建设中当前出现的种种问题，对高职院校档案管理信息化建设的意义以及可行性进行了全面的阐述，并且针对信息化建设标准化、经费使用和人才管理提出了新的思路。Abstract:Thisarticleanalyzesthecurrentsituationofarchivemanagementinhighervocationalcolleges，pointsouttheproblemsinthein

2、formatizationconstructionofarchivemanagementinhighervocationalcolleges,presentsthesignificanceandfeasibilityofinformatizationconstructionofarchivemanagementinhighervocationalcolleges,andputsforwardthenewwayofthestandardofinformatizationconstruction，fundu

3、seandpersonnelmanagement.关键词：高职院校；档案管理信息化；建设Keywords：highervocationalcolleges；archivesmanagementinformatization；construct!on中图分类号：G71文献标识码：A文章编号：1006-4311(2013)10-0266-020引言伴着信息技术不断向前发展，传统的档案工作也在发生着转变，原来单纯依靠手工化操作的工作现在已经被自动化所取代，高校纷纷建设起属于自己的校园网，这样更给档案的信息化建

4、设带来了难得的发展机会。但是因为此项工作起步时间较晚，所以经验方面存在着很大的不足，管理上也存在着弊端，目前在实际操作中仍然有不少问题时常出现。怎样将校园网建设当前的机遇紧紧抓住，把档案的网络建设问题完美地进行协调，是当前髙职院校档案人员需要钻研和解决的一个问题。1高职院校档案管理信息化建设的重要意义如今的社会是信息化的社会，原本高职院校进行档案管理的方式已经无法适应当前的形势。高职院校档案管理的信息化具有自身一定的优越性，同时也可以做成一项重要指标，来对高职院校管理技术水平进行衡量，一定程度上可以看出

5、高职院校发展水平的高低。1.1更利于对于档案纸质的保护，使用上更加便捷作为高职院校来讲，通常会有用成千上万的学生和工作人员，需要进行管理的档案无疑是一个庞大的数目。同时，这些档案资料对于学生和学校来说都有着极其重要的意义。伴着社会和经济的不断发展，学校的规模也在不断进行扩大，但是，单纯凭借手工操作对重要档案资料进行管理，仍然会出现重要档案出现丢失或者是损坏的现象，这种情况是无法避免的；平时资料还会经常被查阅，同然也会带来一定程度的破坏，甚至是丢失。如果选用计算机进行管理，上述现象就不会再出现。其次，档案

6、资料进行信息化管理之后,使用起来也会更加便捷。以往的纸质档案查询和统计都是使用人工来进行操作，如果使用信息化管理，上述的工作就可以通过网络的力量迅速地完成，无论是时间和空间都会更加简洁方便，避免了以前查找起来无比繁琐的过程。1.2有利于使管理人员工作效率和操作水平得到提高当今的时代是一个追求效率的时代，原来的高职院校档案管理中，纸质档案无法形成信息网，借阅的时候都需要工作人员利用手工进行操作，不仅浪费时间、浪费精力还容易出现差错，并且在对档案进行管理和统计的时候同样出现了诸多不便，工作效率被大大降低。实

7、施信息化管理之后，档案的管理就可以呈现出自动化、实时化以及网络化的特征。档案进行记录之后，可以反复进行记录，更加易于保存，也容易进行修改，还可以借助网络来进行传送，这样档案的使用率就被大大提高起来。档案进行查阅时候使用计算机管理，不仅操作起来十分方便，在使用时还会自己产生一系列的记录，针对逾期不还的借阅人员可以进行提醒，以上种种都有效地使档案管理员的工作效率大大提高。与此同时，管理人员也不用再进行原本繁琐的手工借阅和管理操作，剩下了大量的时间，可以用来学习新知识充实自己，不断钻研和提高自身的业务水平，提

8、高为师生服务的水平。1.3顺应了当前高职校园管理的现代化发展趋势伴着科学的进步和经济的发展，髙职院校档案管理逐渐使用信息化作为重要的平台。首先，高职院校档案信息化建设对教育的深化改革具有不可忽视的影响作用。如今，高职院校时常出现合并，为了达到教学改革的目的，并且不断出现新的办学模式，这样一来，档案信息资源就会越来越多地被利用起来。如果一直沿用原本的传统方式进行管理的话，必定会给相关的一系列工作带来不必要的阻碍。其次，高职院校规模不断扩展，需